מהו הסוד האחד והיחיד לתפוקה?

אם נצייד את העובדים שלנו בכל הטכנולוגיה הדרושה כדי להיות יעילים יותר, נרוויח יותר תפוקה? זאת בוודאי אחת השאלות שמעסיקות אנשי משאבי אנוש ומנהלים. התשובה היא שטכנולוגיה איננה מספיקה, ולפעמים היא אפילו מהווה גורם מפריע בדרך לתוצאות. יש צורך בהרגלי עבודה שיתמכו בביצועים ורק אז הטכנולוגיה עשויה להועיל.

הטכנולוגיה עוזרת לנו לעשות הרבה יותר והרבה יותר מהר. אבל מומחים רבים טוענים שמערכות וכלים הקשורים לעבודה לא בהכרח גרמו לנו להיות פורים יותר, נכתב ב- Personal Branding Blog. כמה פעמים הטלפון, הטאבלט או המחשב שלכם מצלצל כדי להודיע על דוא"ל או על תגובה חדשה בפייסבוק? המציאות היא שבעוד שלטכנולוגיה יש את היכולת לשפר את התפוקה, אנשים רבים מדי מאפשרים לה להפריע להם.

בסופו של דבר, כדי להצליח לעשות יותר, מה שצריך זה – מיקוד. תודעה עמוסה ועסוקה מדי היא כמו בית עמוס ומבולגן. לוקח יותר מדי זמן למצוא חפצים ולעשות דברים עם תום. הנה כמה טיפים לשיפור המיקוד.

• להפסיק לקפץ בין משימות. יש הרבה מאמרים שמסבירים איך לעשות מולטיטסקינג, אך למעשה כמעט בלתי אפשרי לעשות מולטיטסקינג (רב-משימתיות) בין משימות של עבודה. המשמעות של מולטיטסקינג הינה לעשות יותר מדבר אחד בו זמנית. מולטיטסקינג לכשעצמה הא בלתי אפשרית. אפשר ללכת וללעוס מסטיק באותו זמן, אבל אף אחת משתי הפעולות הללו אינה מצריכה התמקדות. כאשר אתם מעורבים במשימות שמצריכות התמקדות, מולטיטסקינג בלתי אפשרית. לכן כאשר אתם חושבים שאתם עושים מולטיטסקינג, אתם בעם מחליפים בין משימות (switch-tasking). בעוד התוצאה של זה יכולה להיות השלמת משימות, הזמן שנדרש כדי לעזוב משימה אחת, להתמקד מחדש, לעשות משימה אחרת, לעזוב גם אותה ולהתמקד מחדש במשימה הראשונה הוא רב יותר מהזמן שהייתם מקדישים להתמקדות ב-100% במשימה אחת עד להשלמתה ואז לעבור למשימה הבאה.

• לקבוע ביומן "בלוקים של זמן" למשימות. אם יש מספר דברים שעליכם לעשות, במקום ללכת הלוך וחזור, קבעו כל נתח זמן להתמקדות בדבר אחד וכשהזמן נגמר עברו לדבר אחר. אם אתם מוטרדים מכך שתהיו כה שקועים בעבודה עד שלא תשימו לב שהגיע הזמן לפנות לדבר הבא, השתמשו בטיימר.
   
• התמקדו בדבר האחד. לא לכל המשימות יש את אותה חשיבות. נסו לתעדף את המשימות שלכם כך שתשלימו קודם כל את אלה שמניבות הכי הרבה תוצאות.
   
• כבו התראות, כולל הצלצול של הטלפון שלכם. כל צלצול או התראה, גם אם אינכם מגיבים להם, הם הפרעה.
   
• השתמשו באזניות. אתם יכולים אפילו להאזין למוזיקה אם היא אינה מסיחה את דעתכם. אזניות עשויות להפחית רעשי רקע כמו משאיות שעוברות בחוץ, מכונות צילום והפרעות אחרות שיש במשרד. ודאו שהקולגות שלכם יודעים שאינם אמורים להפריע לכם כאשר האזניות על הראש, אלא אם מדובר במקרה חירום.
   
• ארגנו את אזור העבודה שלכם לפי צורת העבודה שלכם. זה לא אומר שלא יכולות להיות ערמות של פתקיות בכל מקום. המשמעות היא שאתם צריכים לעצב את סביבת העבודה שלכם באופן שיתמוך בעבודה.