תפוקה
חוסר יעילות מכלה כסף, מבזבז משאבים ומעצבן לקוחות. ונסה מריט נורנברג מ-Inc. מציעה חמישה תיקונים לחוסר יעילות.
1. השקיעו בכלים הנכונים, ללא קשר לעלות, בכל אחד מחלקי העסק. פתרונות זולים תמיד יכו בכם בחזרה – גם מבחינה כספית וגם בהיבט של התפוקה. גם אם אתם בתקופת לחץ, הוצאה נכונה במקום בחירה בחלופה הזולה היא הפתרון הכי פחות יקר לטווח הארוך. נורנברג מציינת שצוות הרכש בחברה שלה החליט לאחרונה לשדרג את מחשבי צוות העיצוב על אף המחיר הגבוה, כיוון שמשמעותו של צעד כזה היא שהצוות יוכל להגביר את קצב העיצוב שלו ב-30%. ניתן היה להישאר עם המחשבים הקיימים, או לשדרג למחשבים יקרים פחות, אבל התועלת לא הייתה משתווה לזו שהושגה בסופו של דבר.
2. קבעו סטנדרטים לכלים ארגוניים ודרשו מכל אנשי הצוות להשתמש בהם באותו אופן. יש דרכים רבות לבצע דברים, ואנשים אוהבים ליצור "שיטות" משל עצמם, אבל אם אתם רוצים שהחברה שלכם תתנהל היטב, אתם צריכים להגדיר בברור את הכלים הטובים ביותר עבור הייעוד שלכם. חסלו תהליכים כפולים וודאו שקיימת שקיפות בכל הרמות. בחברה של נורנברג לכל חבר צוות יש מקום מרכזי אחד שבו הוא מונחה לכתוב את הכול – אין שימוש בפתקיות או בשיטות ארגון אישיות. כל יום העובדים כותבים פסקה חדשה עם התאריך בראשה. שם נכתבת רשימת המטלות היומית וכל פריט שמצריך מעקב מצוין שם, כמו גם רעיונות והתקדמויות בפרויקט. המשמעות היא שכל אחד אחר בצוות צריך לדעת היכן העובדים שלו עומדים ביחס למשימה, אילו לקוחות זקוקים לעזרה נוספת, ומה נותר לעשות בפרויקט. צריך רק להסתכל במחברת ולקבל את המידע הנדרש.
3. הדגישו את החשיבות של מוטב מוקדם ממאוחר. עובדים יכולים לאבד כיוון או לחוש מוצפים בקלות בגלל שיש להם כל כך הרבה מידע להתמודד איתו, כל כך הרבה משימות ותחומי אחריות וכל כך הרבה הסחות דעת. בקשו מכל חבר צוות ליצור סדר עדיפויות בתפקידו באמצעות בדיקה כמה אנשים יוכלו לעבוד על בסיס השירות שהוא מספק. למשל, אם אני יודעת שבמענה על דוא"ל אספק לשלושה אנשים את המידע שלו הם זקוקים כדי להמשיך בעבודתם באותו יום, אעשה זאת לפני שאבדוק כל דבר אחר בתיבת הדואר הנכנס שלי.
4. אסרו העברת אחריות מיד ליד. חוסר יעילות קורה בכל פעם שיותר מעובד אחד צריך לטפל באותה סוגיה. תנו לכל אחד מאנשי הצוות שלכם את המדדים לפתרון מוצלח של בעיות ואת הסמכות לעשות זאת. כל עובד צריך לדעת אילו כלים זמינים עבורו כאשר צצות בעיות והוא צריך לחוש בטוח שקבלת החלטות בעצמו תזכה אותו בשבחים ולא בעונש. בחברה של נורנברג, כל נציג מכירות לומד שכל בעיה של לקוח, לא משנה מה טיבה, יכולה להיפתר על ידי האדם שקיבל את השיחה. העובדים יודעים שמבחינת ההנהלה עדיף לקבל החלטה שעלולה להיות שגויה מאשר לא לקבל החלטה כלל.
5. למדו את האנשים שלכם שהזמן של החברה מיועד לדבר אחד – החברה. המשמעות היא שכל חבר צוות, לא משנה מהי הגדרת התפקיד שלו, צריך לדאוג לעזור לכל לקוח כאילו הוא היה הלקוח שלו. כאשר מצטרף עובד חדש לצוות של נורנברג, היא מוודאת שהוא מבין שבחברה כולם מחויבים לאותם ערכים מרגע שהצטרפו אליה, ולכן כאשר יש בעיה, היא הבעיה של כולם. כאשר החברה מתקדמת, כולם מתקדמים.
