תוכנת גיוס עובדים
ארגונים יודעים שמחלקת הגיוס זקוקה למערכת שתסייע להתגבר על הכמות העצומה של קורות החיים שמתקבלים בה מדי יום. החשיבה, ההתארגנות והאופרציה הדרושה על מנת לחשוב באיזו מערכת בדיוק יש צורך, מסכת הבירוקרטיה הפנים ארגונית ומול החברות – כל אלה גורמים לנו לדחות את העניין, משום שתוך כדי הדברים חייבים גם לעבוד, לתת שירות ולעמוד ביעדים.
באלביט מערכות הוחלט להרים את הכפפה, ולרכוש מערכת חכמה לסינון ומיון קורות חיים – מערכת HRMS של נילוסופט. ורד פריטי פינגולד, מנהלת הגיוס של אלביט מערכות, מספרת בראיון מיוחד ל-HRus על המהלך שעשו בחברה.
מה הניע אתכם לחשוב על רכישת תוכנה חדשה?
ורד פריטי פינגולד: "באלביט מערכות אנו פועלים לאתר את האנשים הטובים והמתאימים ביותר לחברה בעלי ערך מוסף אנושי שישתלבו בחברה בצורה מיטבית. חלק ניכר מהעיסוק שלנו הוא באיתור מהנדסים (חומרה, תוכנה, מערכת, מכונות, תעו"נ) אך אנו מגייסים גם משרות בתחומים שונים (שיווק, רכש, כספים, תפקידי ייצור, אדנסטרציה ועוד). האתגר המיוחד שאנו מתמודדים איתו הוא הפיזור הגאוגרפי שלנו, 15 אתרים ברחבי הארץ. בכדי לעשות זאת היה עלינו להתמודד עם מאסות של קורות החיים שהתקבלו מידי יום. עבודת המיון הבסיסית של קורות החיים והכנסת המועמדים למערכת קורות החיים היתה עבודה ידנית שנעשתה על ידי מספר אנשים. החלטנו שבכדי להתמודד טוב יותר עם האתגרים העומדים בפנינו אנו חייבים כלי אוטומטי שיידע לקלוט את קבצי קורות החיים באופן אוטומטי ולאחר מכן למיין ולשלוף אותם.
מידי חודש טיפלנו בכ-10,000 קורות חיים. העובדים שעסקו במיון ואיתור קורות החיים בדקו באופן ידני שני פרמטרים: האם המועמד עוסק בתחום שלנו, והאם הוא כבר קיים במאגר. הבנו שאנחנו מבזבזים שעות רבות בעבודה בסיסית מה שהביא אותנו להחלטה לרכוש תוכנה מתקדמת ומתוחכמת, שתקלוט את קורות החיים באופן אוטומטי ותאפשר חיפוש עפ"י מילות מפתח בכדי לשלוף מהמאגר מועמדים רלוונטיים".
באילו אמצעים מתקבלים אצלכם כל כך הרבה קורות חיים?
"קיבלנו קורות חיים בכל הדרכים האפשריות: מעובדי החברה – חבר מביא חבר, אתר האינטרנט של החברה, פרסומים שונים באינטרנט, רשתות חברתיות, אקדמיה, חברות השמה ועוד. ברור שמדובר בכמות עצומה של קורות חיים, אך השאלה היא כמה מתוכם רלוונטיים".
מה הביא אתכם לבחור דווקא בתוכנה הספציפית של נילוסופט?
"בשלב הראשון התכנסנו כל צוות הגיוס לסיעור מוחות ואפיינו מערכת גיוס אולטימטיבית. הגדרנו שורה של פרמטרים חשובים הנוגעים בכמה תחומים: מענה פונקציונלי לתהליך הגיוס שלנו, ידידותיות למשתמש, התממשקות למערכת ה- SAP, מהירות התגובה ואפשרות לממשק ישיר אל המועמד ולחברות השמה. לאחר שבדקנו כמה מערכות פוטנציאליות, ביצענו פיילוט עם ארבע חברות ובדקנו עד כמה הן עונות על דרישותינו. אספנו חוות דעת והמלצות ממשתמשים, שדיווחו לנו על השימוש במערכת ועל השירות והתמיכה הטכנית של החברה. לבסוף, דרגנו ונתנו לכל חברה ציונים על פי הפרמטרים, ובחרנו בחברה שקיבלה את הציונים הגבוהים ביותר".
האם אתם רואים ROI לאחר ההשקעה בתוכנה החדשה?
"קשה מאוד לחשב ROI. אך בהחלט ניתן לומר כמה דברים לאחר שאנו עובדים שנה וחצי עם המערכת: כל קורות החיים נקלטים באופן אוטומטי. האנשים שקודם לכן מיינו קורות חיים ב-CV Center התפנו לעסוק במשימות אחרות ולהתמקצע יותר בתחום, כיום הם עסוקים בחיפוש מועמדים על פי פרופיל מסוים של משרות, ראיונות טלפוניים ועוד. המערכת מאפשרת לנו לעדכן באופן ישיר חברות השמה. כאשר חברת ההשמה מקלידה מספר תעודת זהות של מועמד, מתקבל מייד הסטטוס שלו בתהליך הגיוס. כך שבהחלט יש שיפור עצום בעבודתנו. בניגוד לעבר, היום קל לנו מאוד להגיע להמון אנשים, מה שעוזר לנו לתפעל מאגר של מעל 100,000 מועמדים".
אילו עצות את יכולה לתת למנהלי גיוס ששוקלים לרכוש תוכנה?
"ראשית, לפני שמתחילים לברר על מערכות, חובה לאפיין את תהליך הגיוס ואת מערכת הגיוס המתאימה ביותר לארגון . בישיבה זו ביקשתי מהעובדים לדמיין את מערכת הגיוס החלומית, מה היא תאפשר, מה חשוב לנו שיהיה בה, מהו התהליך האולטימטיבי עבורנו. חשבנו על מה אנו יכולים להתגמש ועל מה לא. כך הגענו לאפיון מערכת המתאימה ביותר לצרכי החברה והגענו מוכנים לפגישות עם החברות השונות. יכולנו לבחון איזו מערכת נותנת מענה לצרכים שלנו ואיזו פחות. עצה נוספת היא לבצע פיילוטים לפני ההחלטה איזו תוכנה לרכוש, ולתת לצוות הגיוס להתנסות בה, להיות שותפים לבחירה. בסופו של דבר הם אלה המשתמשים העיקריים של התוכנה.
"עצה אחרונה היא לטייב נתונים קיימים לפני העלאת המערכת החדשה לאוויר: מחיקת קורות החיים הכפולים, עדכון מילות החיפוש המבוקשות ועוד. טיוב הנתונים ארך 3 חודשים ולאחר מכן במשך חודש אחד עבדנו עם שתי המערכות. בסוף התהליך, לאחר שהכל היה מוכן ובשל, התחלנו לעבוד.
חשוב לציין כי לנו היה חשוב מאוד לחבר מערכת חדשה אל המערכת הפנימית שלנו, כי אלביט היא חברה ביטחונית שאבטחת המידע בה חשובה מאוד, ומעבר למערכת חדשה הוא אינו דבר המובן מאליו.
"אנחנו עדיין בתהליך למידה, המערכת ממשיכה להתעדכן ולהשתדרג אך אין ספק ששיפרנו משמעותית את היכולת להתמודד עם כמות גדולה של קורות חיים ולשמר מאגר מועמדים פעיל".
