תוכנות גיוס
הצרכן המערבי מקבל החלטות לא תמיד נכונות כאשר הוא עומד לבצע רכישה. בין אם זה לטובת המלתחה האישית שלו או לטובת הארגון (שמעסיק אלפי עובדים). קבלת ההחלטות שלנו בתהליך הקנייה היא לא תמיד נכונה ולכן צרכנים מערביים רבים מוצאים את עצמם מתחרטים על הרכישה. בעוד שרשתות השיווק השונות מחויבות לזכות את הקונה המאוכזב, ופעמים רבות ניתן להחזיר את הגלגל לאחור, כאשר מבצעים רכישה לטובת הארגון ובפרט כאשר מקבלים החלטה הרת גורל בנושא רכישת תוכנה – לא ניתן להחזיר את הגלגל אחורה ולא ניתן לקבל את הכסף בחזרה (לא את התקציב שהושקע ולא את זמן העבודה ו/או את ההחזר על טעויות שבוצעו בעקבות מעבר לתוכנה הלא נכונה).
לא מעט נשים שחזרו מקניות עם שקיות ממותגות הודו בינן לבין עצמן שהמוכרת הפעילה עליהן לחץ אדיר לקנות, שהחברות הפעילו עליהן לחץ לקנות, שהמבצע (שהיה בתוקף לימים ספורים או עד סוף המלאי!) גרם להן לנהוג בפזיזות. גם כשאנו רוכשים מוצרים ושירותים עבור הארגון אנו נתונים ללחצים והשפעות כגון: איש מכירות אגרסיבי, לחץ מהקולגות שכבר קנו וממליצים בחום, לחץ מכיוון העובדים שרוצים גם הם להנות מהתוכנה או השירות החדש ביותר. פרויקט רכישה, ועל אחת כמה וכמה פרויקט רכישת תוכנה, הוא תהליך מלחיץ ומבלבל.
אז איך מצליחים להתגבר על הלחץ, הבלבול, ההשפעות החברתיות מתוך הארגון ומחוצה לו? איך עומדים בפני אנשי שיווק אגרסיביים שלא מקבלים 'לא' כתשובה? איך מקבלים החלטה כששעון החול מתהפך ועומדת בפניכם הצעה כלכלית חד פעמית מפתה?
החוכמה היא לגשת לתהליך אחרי שאתם יודעים בדיוק מה אתם מחפשים ולשלב הזה אפשר להגיע באמצעות 5 שאלות מנחות:
1. מה יש לי בידיים כיום? הכירו את המערכות שמשרתות אתכם כיום. אל תחשבו עליהן כעל מערכות אלא כעל עובדים שלכם. כעת חשבו על העובד הזה: מהן הגדרות התפקיד שלו? מה אתם מצפים שהוא יעשה? מה הוא אמור לדעת/ להביא איתו? כיצד תבחן התרומה שלו? מתי/ כל כמה זמן תבחנו את ההישגים שלו? מה יקרה אם הוא לא יעמוד בציפיות של מנהליו? האם הוא יפוטר ואם כן באיזה שלב?
הקפידו לדעת כמה כל מערכת עולה לכם וכמה היא מכניסה בדיוק, כפי שאתם יודעים איזו משכורת כל עובד לוקח הביתה ומה התרומה שלו לחברה.
2. מדוע אתם שוקלים לקנות תוכנה חדשה? יש סיבות רבות ומגוונות לרכישת תוכנת גיוס: ניסיון לפתור בעיות קיימות, חיפוש אחר הזדמנויות חדשות, חיסכון, רכישת תוכנה חדשה וחדשנית כדי להראות לארגון ולמשק כולו שאתם מובילים טכנולוגית ועוד. רק כאשר תדעו מהי המטרה האמיתית, תוכלו להתמקד בתוכנה שמציעה פתרון אמיתי לצרכים שלכם.
3. את מי התוכנה אמורה לשמש? הנטייה לחשוב שמחלקת IT אמורה להיות זו שבוחרת את התוכנה היא לא תמיד נכונה לכל ארגון. מחלקה זו אמורה לתת מענה מקצועי ותומך בתהליך ההטמעה, אך התוכנה נועדה לשמש את אנשי הגיוס והם אלה שצריכים לתת את הטון.
אנשי משאבי האנוש וליתר דיוק אנשי הגיוס הם אלה שצריכים לעבוד עם התוכנה והם יודעים טוב מכולם איזו תוכנה תשרת אותם טוב יותר. ארגונים שמנחיתים על מחלקת הגיוס תוכנה חדשה עושים טעות כפולה: הנחתת תוכנה בצורה חד צדדית גורמת לחוסר מוטיבציה ואף התנגדות אך בעיקר זו עלולה להוביל לבעיות תפעוליות מקצועיות אמיתיות (שכן רק מי שעובד עם התוכנה יום יום ושעה שעה ידע לבחור את התוכנה המתאימה ביותר).
4. מה יהיה הצעד הבא לאחר רכישת התוכנה? לאחר רכישת התוכנה והטמעתה, איך תוודאו שכל איש גיוס מכיר את הפונקציות השונות, עושה בהן שימוש ואף ממקסם את מלוא הפוטנציאל של התוכנה? בדיוק כפי שאנשים קונים מכשיר דו-וי-די חדש עם המון כפתורים שברובם הם בכלל לא ישתמשו בעתיד כך גם ארגונים מוצאים את עצמם רוכשים תוכנות חדשניות המציעות מגוון עשיר של אופציות, אבל העובדים פשוט לא יודעים או לא טורחים לעשות בהן שימוש. רכישת תוכנה חדשה חייבת להיעשות תוך כדי בניית תוכנית למידה, הדרכה, תמיכה, בקרה ומדידה של העובדים העושים בה שימוש.
עד שאתם לא ערוכים לבצע את התהליך הזה, אין טעם להיכנס לתהליך רכישת תוכנת גיוס חדשה.
5. כמה זה עולה? מבצע זו לא מילת קסם! אתם אולי קונים סבון ידיים בקופה כי הקופאית ברשת אומרת לכם שיש מבצע מדהים ורק היום! סבון כלים במחיר מוזל (רק 8.99 ש"ח במקום 13.99 ש"ח, רק היום ורק לחברי המועדון). אבל זו לא דרך לבצע רכישה עבור הארגון.
אל תתייחסו למחיר התוכנה, עד שלא שאלתם את עצמכם את 4 השאלות הקודמות. אמנם אתם נדרשים לקבל החלטה מושכלת כלכלית ואמנם הנהלת הארגון מצפה מכם לבחור פתרון שהוא גם אקונומי, אך סוגיית המחיר לא צריכה להנחות אתכם כבר מההתחלה. אם תתחילו לבדוק כדאיות לרכישת תוכנה X מול רכישת תוכנת Y כשמראש ידוע לכם שזו הראשונה מוצעת לכם בהנחה משמעותית – כושר השיפוט שלכם יפגע גם באופן תת מודע.
בואו לשמוע על טכנולוגיות גיוס חדשניות בכנס הגיוס השנתי. לחצו כאן לפרטים נוספים
