בניית תוכנית עבודה במשאבי אנוש לצורך אסטרטגיה היא עניין מורכב המדבר אל מנהלי משאבי האנוש ודרגים בכירים במערכת. נדרשת לכך חשיבה רחבה עסקית וכוללת על הארגון כולו, כאשר כמובן לצורך בניית תוכנית העבודה נדרש זמן רב.
בבניית תוכנית העבודה לא נדרשים להשתתף העובדים הזוטרים יותר, אך הם בהחלט חייבים להיות שותפים לה. על תוכנית עבודה להיות מותאמת למציאות בשטח, ועל כן ביצוע פגישות וישיבות סיעור מוחות מקדימות, יהיו חלק מתוכנית העבודה ומאסטרטגיית משאבי האנוש הבאה.
רכזי משאבי האנוש העוסקים גם בגיוס עובדים, רכזות הרווחה, רכזות ההדרכה – עם כל העובדים במחלקה יש לשבת יחד ובנפרד, ולשמוע באופן מסודר:
- לקבל נתונים על הפעילות: מספר העובדים המגויסים מדי רבעון. מספר העובדים העוברים הדרכה בכל רבעון.
- לקבל נתונים על הזמן הנדרש להם לבצע כל משימה.
- ללמוד מהם הקשיים בעבודה כיום, ומה יכול להוות קושי להגעה ליעד הבא.
- מה יקל עליהם ומהן הצעות הייעול שיש להם להציע, כעובדים בשטח?
אפשרות נוספת היא לערוך סקר בקרב עובדי משאבי האנוש שיברר את תהליכי העבודה, נתונים מהשטח וקשיים. כך, אם יתברר שתהליך מיון קורות החיים הוא התהליך הארוך ביותר של העבודה במחלקה – יתכן שתישקל אפשרות לרכוש ולהטמיע מערכת ממוחשבת שתחסוך זמן רב ושתפנה את העובדים למטלות אחרות.
בסופו של דבר, כמובן המטרה היא לברר מהם הפערים בין מה שנדרש שהעובדים יעשו לבין מה שהם רגילים לעשות כיום, וזאת אל מול היעדים העסקיים של החברה בשנה הקרובה: מבחינת אירועים מיוחדים, מבחינת שינויים מבניים בחברה, הקמת מחלקה/ יחידה חדשה, כניסה של טכנולוגיה חדשה לחברה ועוד.
חשיבות עירוב כלל הצוות העוסק במשאבי אנוש, החל מהעובדת העונה לטלפונים במשרד היא גדולה. אם יש עומסים בקבלת השיחות הטלפוניות הנכנסות, אולי משהו לא מתנהל כהלכה, אולי יש יותר מדי בעיות. במקרה זה יש לנתח את הפניות ולהבין מה מעכב את שטף העבודה.
יתרון נוסף ולא פחות חשוב שיש לשיתוף כל הצוות: שימור עובדים. שיתוף העובדים בתוכניות והשתתפותם בסיעורי מוחות בנושא תלהיב אותם, תבליט את חשיבותם במחלקה ובחברה, תגרום להם לחשוב מעבר לביצוע תפקידם וכך יהיו אקטיביים יותר. שיתופם ושימורם תסיר ערפל שלעתים אופף עובדים זוטרים בארגונים.
לסיכום, כדי לבנות תוכנית עבודה יש לצאת לשטח ולהבין את התנהלות העבודה של כל המחלקות. כשתתבהר התמונה של הנתונים אל מול היעדים החדשים, התוכניות והמטרות – יהיה אפשר להצליב ביניהן ולבדוק האם כל מה שמנהל משאבי האנוש חשב שצריך להופיע בתוכנית העבודה אכן מציאותי ואכן ראוי שיופיע בה.
לפרטים אודות כנס אסטרטגיית משאבי אנוש לחצו כאן
