תוכנית גיוס
טים נלסון, נשיא חברת Futurestep אמר בריאיון לאתר משאבי אנוש HRM Asia כי המפתח להצלחת הגיוס בטווח הארוך אינה טמונה בעבודת מנהלי הגיוס על פי תוכנית גיוס ייעודית אלא בעבודה על פי התוכניות העסקיות החדשות והמשתנות.
לדברי נלסון תוכנית הגיוס השנתית בארגון תלויה במרכיבים קבועים ברובם כמו: קצב גידול הארגון המשוער, גיוס לצורך החלפת עובדים פורשים, העובדים שנוטשים ואלה שיוצאים לחופשות מתוכננות (כגון חופשה ללא תשלום או חופשת לידה). זוהי תוכנית גיוס ארוכת טווח מסודרת ומתוקצבת מראש. היא משרתת את הארגון באופן כללי אך היא איננה עומדת לרשותו אד-הוק כאשר מדובר על תמיכה בתוכניות עסקיות. הנה דוגמה, מה קורה כאשר אחת המחלקות בארגון נכנסת לפרויקט חדש. מדובר על השקת מוצר טכנולוגי חדש בתוך 12 חודשים בדיוק?
לחצו כאן להרשמה לכנס הגיוס השנתי
האם מחלקת הגיוס בעניינים? האם היא מודעת ליעד העסקי? האם היא מודעת לאתגרים שעומדים ללוות את המחלקה הזו במשך 12 החודשים הבאים? האם היא ערוכה ללוות את המחלקה בדרכים הבאות:
– לוודא שכל המשרות הרלוונטיות לפרויקט מאוישות ועוד על ידי העובדים הטובים ביותר כל אחד בתחומו.
– לוודא שלכל עובד במחלקה יש תמריץ (כלכלי ולא כלכלי) להישאר עד גמר הפרויקט, שכן עזיבת עובד באמצע פרויקט מסוג זה כרוכה בנזק עצום פי כמה מעזיבת עובד במצב רגיל.
– להכיר את אופי הפרויקט ואת פעילות המחלקה השוטפת, על כל תפקיד ותפקיד, למקרה שיידרש תגבור ו/או למקרה שעובד כן יבחר לעזוב באמצע. זאת כדי להבטיח שאם וכאשר יידרש צורך לאייש משרה באמצע פרויקט, מחלקת הגיוס כבר תהיה מוכנה לפעול במהירות המיידית (כבר יהיו לה הגדרות תפקיד לדוגמה).
– לוודא שיש מועמדים רלוונטיים בקנה. בארגונים שבהם עובדים על פי תוכנית גיוס שנתית או רב שנתית, מושם דגש על איוש משרות פנויות או משרות שעומדות להתפנות. כאשר ארגון נמצא בשיאו של פרויקט עסקי חשוב ביותר, חשוב שיהיו בידי הארגון 'רזרוות' קרי קומץ של קורות חיים ייעודיים לתפקידים החשובים. כדאי לפרסם משרות דרושים כדי לקבל קורות חיים רלוונטיים ואף לערוך סינון וראיונות טלפוניים או ראיונות פרונטליים מקדימים כדי לבחור כמה מועמדים רלוונטיים ולשמור אותם 'על אש קטנה' למקרה הצורך.
תוכניות הגיוס לעתים מנותקות מקונטקסט אמיתי ואינן נותנות מענה מקצועי למחלקות המקצועיות בארגון רק משום שבמבנה שלהן הן אינן מחוברות לתוכניות עסקיות דינאמיות. כאשר ארגון מגדיר מראש את תפקיד מחלקת הגיוס כמחלקה המספקת שירות ואי לכך עובדת על פי דרישה / הזמנת כוח אדם, כאן מתחילה הבעיה. מחלקת גיוס צריכה שיהיו לה המשאבים (בעיקר ידע מקצועי וזמן) כדי לתת תמיכה לפרויקטים עסקיים ולכן היא צריכה להיות מעורבת בפרויקט, כבר בשלב התכנון ולא לקבל הזמנה לגיוס רק כשנולד צורך בהול. היכולת של מחלקת הגיוס לספק את הטאלנטים המתאימים בפרק הזמן הקצר ביותר תלויה ברמת השיתוף שבין מחלקת הגיוס למחלקות המקצועיות השונות והחופש שהארגון נותן למחלקה להתחיל לבנות ולתכנן עתודות מבעוד מועד.
כדי ליצור את החיבור האידיאלי בין תוכניות הגיוס למטרות עסקיות יש להפוך את מחלקת הגיוס לאקטיבית. בצורה זו אנשיה לא ישבו במשרד וימתינו להזמנת גיוס אלא יצאו לשטח, יצטרפו לישיבות, יקבלו עדכונים שוטפים על פרויקטים, יבצעו ראיונות עם העובדים בתפקידי מפתח כדי להכיר את: אופי העבודה, הידע והכישורים הנדרשים לביצועה וכמובן התכונות האישיותיות החיוניות לביצוע התפקיד.
בצורה זו, מחלקת הגיוס תצבור יתרון עצום ברגע האמת, כאשר יתעורר צורך בגיוס מידי בשיאו של פרויקט, על אחת כמה וכמה אם היא כבר פרסמה משרות, אספה קורות חיים או אפילו ביצעה ראיונות מקדימים ואספה כמה מועמדים פייבוריטים מבעוד מועד.
בכנס הגיוס השנתי נדון גם בתוכניות גיוס! לחצו כאן לפרטים
