תהליכי הדרכה והשגת תוצאות – לא רק כססמא

ענבר גת-שחם, שותפה מנהלת ואחראית על מתודולוגיות ללמידה ולשיפור ביצועים בחברת Improve-IT, תרצה בכנס ההדרכה השנתי שייערך בחודש הבא על תוכנית הדרכה ומדידת האפקטיביות של תוכנית ההדרכה. גת שחם היא רק בת 41 אך מביאה עמה קרוב ל-17 שנות ניסיון בתחום ההדרכה, כאשר היא בכלל עובדת סוציאלית במקצועה.
לדבריה, דווקא יש קשר טוב בין עבודה סוציאלית להדרכה: הקשר בין האנשים, ההדרכה האישית, הנחיית קבוצות, אופן ההסתכלות על הדינמיקה בתוך הארגון והראייה המערכתית.
לאחר שירות צבאי במחלקת פיתוח הדרכה ולאחר סיום תואר שני בסוציולוגיה, עסקה בתחום היעוץ וההדרכה בעיקר כעצמאית. לפני כשנתיים וחצי הקימה יחד עם זיו גלבוע את חברת Improve-IT, כמתמחה בשלושה תחומים:

• פיתוח תשתיות למידה והדרכה בארגונים ומדידת האפקטיביות שלהם כולל פיתוח הדרכה מתוקשבת.
• פיתוח ארגוני.
• סקרים ומשובים בעולמות ההדרכה והפיתוח, גם בשילוב מערכות טכנולוגיות (מדידת האפקטיביות).

אילו ארגונים משתמשים בשירותים שלכם?

"מדובר בארגונים מכל הסוגים, מהמגזר העסקי וגם הציבורי. פונים אלינו לצורך הכשרת עובדים חדשים, הדרכה של עובדים במהלך חייהם בארגון, וגם לפי צרכים משתנים: צורכי ידע על מערכת, תחומי עיסוק מסוימים, בתקשורת בין יחידות, מיומנויות ניהול, התמודדות עם שינויים. וכמובן כל הקשור לידע מקצועי. לכל ארגון יש את עולם התוכן שלו. אנו מביאים את המתודולוגיה ההדרכה, רתימת המנהלים והמומחים. אנו אוספים את התוכן ועונים על השאלה איך נכון ללמד כדי שתהיה הצלחה". 

מחלקת ההדרכה כמביאה תוצאה

ענבר תרצה בכנס ההדרכה על תהליך איתור צורכי הדרכה, על מהותו של התהליך, ותספר על כלים לאיתור הפערים ובניית תוכנית ההדרכה. בחלק השני של ההרצאה תדבר על מדידת האפקטיביות של ההדרכה, בהיבט של מעבר בין תהליכי הדרכה לתוצאות עסקיות והמקום של מחלקת הדרכה בתוך התהליך הזה.
"נקודת המבט שאביא בהרצאה היא מקומה של מחלקת ההדרכה ככזו המייצרת קשר בין תהליכי ההדרכה לבין השגת תוצאות ארגוניות, מה שבמקרים רבים פעמים כולנו אומרים כססמא בלבד. אציג כלים כיצד אפשר להשיג תוצאות תוך ראייה מערכתית, מאיתור הצרכים ועד השלב שבו מודדים את הצלחת תהליכי הלמידה. כיצד ניתן לראות שאם באמת צמצמנו פערי ידע – תרמנו לשיפור ביצועים בארגון, ואז המדידה מצביעה עבורנו על הפערים העתידיים לבוא שעליהם נעבוד בשנה הבאה. כתוצאה מכך אראה כיצד תוכנית ההדרכה יכולה להוות הזדמנות עסקית לארגון".

כמה לדעתך תלויה הצלחה של תוכנית הדרכה בתלמיד, וכמה במדריך?
"נקודת המוצא שלנו היא שהחלק המשמעותי בהדרכה הוא זיהוי צורך אמיתי, רתימת הארגון והמנהלים ומתן מענה הדרכתי נכון. כמובן שלעובד צריכה להיות אחריות על הלמידה של עצמו, אך זה משהו שניתן לייצר בעבורו. יש מקרים שבהם התלמיד לא בסדר או שיש טעות בגיוס עובד מסוים, ולכן תוכנית ההדרכה לא תצליח, אך מדובר במקרים נדירים.
"מתוך הקריטריונים הנדרשים להצלחתו של עובד, נגזור את הקריטריונים להדרכה. אם העובד לא עומד בהם – אכן צפויה אי הצלחה. קריטריונים שהגדרנו בצורה טובה יכולים לסייע למחלקת הגיוס לגייס עובדים מתאימים". 

 עוד בנושא גיוס עובדים אומרת ענבר כי למעשה ניתן להביט על חייו של עובד בארגון כעל מערכת אחת. "אני ממליצה להגדיר קודם כל מה העובד צריך לעשות בארגון: הגדרת תפקידו, ביצועים ומיומנויות נדרשות, מה הידע שהוא צריך, מה הפעילויות שהוא נדרש לעשות, אילו אפשרויות קידום פתוחות בפניו".
אז לדבריה ניתן להתקדם לשלב הראשוני: קביעת קריטריונים לגיוס העובד לפי המשימות שיצטרך למלא במסגרת תפקידו, אילו כישורים נדרשים לתפקיד, מידת הניסיון שהוא צריך להביא עמו, הידע ששעליו לבוא עמו מראש ואיזה ידע אפשר להעניק לו בכניסתו לארגון.
לאחר הגיוס – מגיע שלב ההכשרה הראשונית שתנתן לו. גם בתהליך הערכת העובד שייעשה בהמשך על ידי המנהל, נתייחס לאותם הקריטריונים: המשימות שעליו לבצע במסגרת תפקידו, ההכשרה שקיבל וכו', ואז תבוא מדידת הביצועים שלו. ניתן יהיה להצביע על פערים ולבנות לו תוכנית הכשרה לצמצומם.
חלק לא פחות חשוב הוא עריכת תיאום ציפיות על ידי המנהל. גיוס לא נכון של עובד עשוי לקרות בכל חלקי השרשרת של התהליך – בהחלט גם בעקבות תיאום ציפיות שלא נעשה. "בחברה שלנו אנו בוחנים את כל השרשרת, ואנו מסייעים בזיהוי הנקודות שלא טופלו או שטופלו שלא כהלכה, ואז נותנים פתרונות".

כנס ההדרכה השנתי – לחצו כאן לפרטים נוספים ולהרשמה