טלנטים מובילים יכולים להתגייס לארגון או לעזוב אותו כהרף עין. לכן על מנהלי משאבי האנוש מוטל להיות מוכנות בכל רגע למלא את המשרות שהתפנו במהירות האפשרית.
גיוס עובדים הוא החלטה עסקית חשובה. כל יום שמשרה נותרת פנויה משמעותו שהארגון מפסיד כסף בעקיפין, ואף מעסיק אינו מעוניין בכך.
יתרה מכך, למועמדים טובים תמיד יש ביקוש גבוה והם עשויים לקבל הרבה מאוד הצעות מתחרות.
לכן, אם הליכי הגיוס מתארכים יותר מדי, הארגון עלול להפסיד את המועמדים הטובים ביותר לטובת חברות אחרות.
המשמעות היא שעל מנהלי משאבי האנוש לפעול מתוך הנחה שכל טלנט שגייסתם, עלול לעזוב את החברה בתוך שנה אחת, ולכן עליכם להיות מוכנים לקראת גיוס חדש.
כך קרה, שמחסור במועמדים ובבעלי מיומנויות, בצד משרות פתוחות, צורך למלא משרה של עובד שהתפטר וצורך למלא את מאגר המועמדים הפוטנציאלים, יצר בקרב ארגונים רבים את המנהג של גיוס מזורז.
ברגע שעובד הגיש את מכתב ההתפטרות, בדרך כלל יש לארגון כחודש למציאת מחליף. אם הארגון מיישם את הגיוס המזורז, בתוך 10 ימים הוא כבר יערוך ראיונות טלפוניים, ראיונות בווידאו וראיונות פרונטליים. כ-10 ימים לאחר מכן כבר מתנהל המשא ומתן על תנאי השכר וההטבות.
המסלול המזורז מאפשר לחברות לגייס, בתוך יום אחד, אלפי עובדים לסניפיהן הגלובליים. אחת הדרכים לבצע זאת היא לקבל החלטות על גיוסים על בסיס יומי.
בדרך זו ניתן ליצור רצף של גיוסים, כך שמנהלי משאבי האנוש לא יצטרכו להתחיל במירוץ נגד השעון ברגע שנוחתת עליהם ההפתעה של עובד שהתפטר או צורך דחוף בגיוס בעלי מיומנויות ספציפיות.
בגיוס מזורז שכזה רצוי להתמקד במועמדים שיודעים מה הם מחפשים, ומסוגלים לתת תשובות מהירות לגבי דרישותיהם. במהלך הריאיון יש לשאול את המועמד אם יש לו שאלות ולהיות מסוגלים לספק תשובות כנות במהירות.
מנהלי הגיוס חייבים להיות במעקב צמוד אחר התקדמות הליך הגיוס של כל מועמד, לשלוח הודעת תודה לכל מועמד על כך שהתראיין למשרה, לעדכן אותו בכל שלב בתהליך, לדווח לו מתי יהיה השלב הבא, מה יכלול השלב הבא ואיך הוא צריך להתכונן אליו.
כאשר מחליטים על הליך של גיוס מזורז חשוב לייעל את קבלת ההחלטות ולהקים צוות גיוס ייעודי שתפקידו יהיה לבצע סקירה וסיעור מוחות לגבי כל מועמד.
במקרים מסויימים מנהל משאבי האנוש יצטרך לבחון בעצמו את המועמדים, אבל בעקרון, כאשר מדובר בעבודת צוות, ההליך מתנהל מהר יותר.
אחד הכלים שיכול לסייע רבות להליך מזורז שכזה הוא תוכנה או פלטפורמה טכנולוגית לצורך מעקב אחר הראיונות ושלבי הגיוס. באופן כזה, ניתן לגשת בכל רגע אל הנתונים על המועמד.
בהליך גיוס מזורז יש לקבל החלטות במהירות ולעדכן את המועמדים במהירות כדי שלא להפסיד אותם לטובת חברות אחרות. הצעות השכר לדוגמה, ניתן להעביר בטלפון או בדואר אלקטרוני.
ברמה העקרונית, יש לשפר את התהליך על בסיס שוטף ולאחר כל סבב גיוס מזורז לקיים ישיבות צוות לצורך הפקת לקחים לקראת הסבב הבא.
יש לבחון לעומק כל גורם בהליך הגיוס המזורז לרבות כל סוגי הראיונות, ההחלטות, הצעות השכר, הזמן שעבר בין שלב לשלב עד לקבלת ההחלטה. כמו כן רצוי לבדוק את הנתונים הסטטיסטיים לגבי הצלחות וכישלונות של תהליכי גיוסים מזורזים אלה.
