תהליך גיוס עובדים מהיר
תהליך הגיוס שכלל ראיונות עבודה, ארך בממוצע 13 ימי עבודה בשנת 2009. ב-2013, התהליך התארך לממוצע של כ-23 ימי עבודה. כך עולה מכתבה של קת'רין רמפל עבור העיתון The New York Times.
אז איך זה קרה שעם כל הרצון לקצר את זמן הגיוס ועלות הגיוס ולהביא לארגון טאלנטים כמה שיותר מהר ועם כל העזרים הטכנולוגיים שמסיעים למערך הגיוס – זמן הגיוס רק התארך?
מעסיקים רבים שלקחו חלק בסקר שערכה רמפל טענו שהפער בין דרישות התפקיד לכישורים והידע שקיים בקרב המועמדים מאריך את תהליך הגיוס ובפרט את שלבי ראיונות העבודה. לטענת רמפל, זו לא הסיבה שכן אם הפער בי דרישות התפקיד לכישורים שקיימים במשק היה מקור העניין – היה ניתן לזהות העלאת שכר במקצועות מבוקשים.
טענתה המרכזית של רמפל הינה שמעסיקים חוששים לעשות טעות בגיוס והם מרשים לעצמם לנהוג משנה זהירות. לטענתה, הארגון מעדיף לקבל החלטה נכונה גם אם זו טומנת בחובה תהליך גיוס ארוך ומורכב. בנוסף, הארגון כיום מעדיף לדחות עד כמה שניתן את מועד הגיוס. "גם כשיש צורך קונקרטי בעובדים, הארגון מעדיף לקחת את הזמן לפני שהוא מקבל
החלטה סופית לגייס עובד, ובינתיים הוא מפיל עומסי עבודה על צוות העובדים הקיים", כך לדברי רמפל.
אז כיצד ניתן לנהל תהליך גיוס מהיר, מבלי לוותר על אף שלב ומבלי לבצע הקרבות באיכות התהליך?
אחד הכלים החשובים ביותר שחדרו לתחום הגיוס הוא פלטפורמת הווידיאו. באמצעות ראיונות וידיאו ניתן לקצר משמעותית לוחות זמנים מבלי לפגוע באיכות הגיוס, שכן פלטפורמה זו מאפשרת:
– פחות השקעה בתכנון לוגיסטי של ראיון עבודה במשרדי החברה. לרוב, כדי לתאם פגישה צריך למצוא מועד המתאים למנהל הגיוס, מנהל מקצועי, המועמד ולעתים עוד אנשי מקצוע מהארגון ומחוצה לו. בעוד האינטראקציה בין המועמדים לאנשי המקצוע מטעם הארגון היא קריטית – תיאום הפגישה או כמה פגישות נפרדות – הופך להיות מעמסה על מחלקת הגיוס והוא ללא ספק מאריך ומסרבל את התהליך.
– אפשרות לכמה נציגים מתוך הארגון או מטעמו לקחת חלק בראיון באופן אקטיבי בו זמנית גם אם הם נמצאים מחוץ למשרד (בפגישות או אפילו בבית). זאת מכיוון שישנן פלטפורמות ייעודיות לניהול ראיון וידיאו וניתן לעשות זאת באפליקציות בסמרטפון, מחשב נייד וטאבלטים.
– אפשרות להקליט שאלות מנחות, דוגמאות והסברים למועמדים ולהפיץ סרטון הסברה בעמוד הקריירה כהכנה מקדימה לראיון וידיאו. סרטון הסברה קצר כזה אותו ניתן להפיק בקלות יחסית וללא עלות (ניתן לצלם סרטון הדרכה בכל טלפון חכם). סרטון מהסוג הזה ניתן להפיק פעם אחת כהדרכה כללית למועמדים, ובפעם השנייה כסרטון הדרכה ספציפי לכל משרה או למשרות מורכבות במיוחד.
זה יכוון את המועמד להתרכז בנקודות החשובות באמת ולהגיע מוכן. המועמד לא יצטרך לחשוב על נושאים או להתאמץ לאתר אנשי קשר ממקומות קודמים או לקבל אישור ממעסיקים קודמים לחשוף פרויקטים שבהם הוא השתתף… המועמד יגיע לראיון מוכן כשכל החומרים והמידע הרלוונטי מוכנים, וכן כשהוא מבין את התהליך ויודע בדיוק מה הארגון מחפש.
– אפשרות להקליט ראיונות עבודה בפלטפורמת וידיאו כך שניתן יהיה לחסוך את סיכום הריאיון. כך גם ניתן יהיה לחשוף את הראיון או חלקים רלוונטיים ממנו לגורמים שונים בארגון. כך לדוגמה, ניתן יהיה להציג בפני איש צוות מהמחלקה המגייסת את 15 הדקות שבהן המועמד סיפר על האתגרים המקצועיים שאיתם הוא התמודד בעבודה האחרונה ואת 10 הדקות שבהן הוא דיבר על הידע והיכולות המקצועיות שלו.
אם המגייס רוצה לקבל חוות דעת ממנהל אחר ממחלקת משאבי אנוש לדוגמה, אינפוט מקצועי על המועמד בהיבט האישיותי, הוא יוכל להציג בפני אותו איש מקצועי קטעים נבחרים מהראיון בהם המועמד מדבר על עצמו, על השאיפות שלו, על האינטראקציה שלו עם עמיתים ומנהלים במקומות אחרים או על השירות הצבאי. ראיון מוקלט מאפשר לארגון לעשות בו שימוש חוזר, בכולו או בקטעים נבחרים ממנו, פעם אחר פעם ללא הגבלה. כך שניתן: 1. לשתף יותר אנשי מקצוע בתהליך בפחות זמן 2. לחקור את המועמד כמה שיותר לעומק ולחשוף אותו לכמה שיותר אנשים החיוניים לתהליך מבלי להזיז את המועמד מביתו.
פלטפורמת ראיונות וידיאו מאפשרת לכם לקצר לוחות זמנים תוך כדי כך שהיא מקלה רבות על אנשי הארגון ועל המועמדים. זה מאפשר לכם לבדוק יותר מועמדים בשלב ההתחלתי בפחות זמן, תוך שיתוף יותר אנשי מקצועי בתוך הארגון ומטעמו וכל זאת מבלי לשבש להם את לוח הזמנים הצפוף ומבלי להגביל אותם לזמן ומקום.
זה עונה על שני הצרכים הבוערים ביותר של מחלקת הגיוס בו זמנית: 1. העלאת איכות הגיוס תוך מזעור סיכונים ויכולת ירידה לעומק בתהליך קבלת החלטות מושכל ואחראי. 2. צמצום משאבים וצמצום זמן הגיוס.
