להלן שלוש תבניות מייל בהן ניתן לעשות שימוש בתהליך הגיוס: מייל הזמנה לראיון עבודה, להצעת עבודה קונקרטית ולדחיית מועמד שלא התקבל.
תבנית מייל להזמנה לראיון עבודה
להלן תבנית מוכנה להזמנה לראיון עבודה במייל, בה תוכלו לעשות שימוש בכל פעם שתרצו לזמן מועמד לראיון עבודה:
נושא: ראיון ב [שם החברה] עבור [הגדרת תפקיד]
היי [שם המועמד],
תודה על פנייתך לחברת [שם החברה]. התרשמנו מהרקע שלך ואנו נשמח להזמין אותך לראיון עבודה ולספר לך יותר על התפקיד, כמו כן להכירך טוב יותר.
אנא עדכן/י אותנו במועד המתאים לך ביותר להגיע לראיון ונשלח לך במייל חוזר זימון, כתובת וטלפונים.
– [יום, שעה 1]
– [יום, שעה 2]
– [יום, שעה 3]
מצפה לפגוש אותך,
[השם שלך]
אל תחששו לשתף עם המועמדים פרטים לגביי הראיון כגון שמות ותיאור התפקיד של המראיינים והאנשים שיהיו בפגישה. בהודעת הזימון לראיון בקשו מהמועמדים להביא מכתבי המלצה במידה וישנם, להסביר להם מהו קוד הלבוש המתאים בחברה ולהנחות אותם ככל האפשר במטרה שיעברו את הראיון בהצלחה.
תבנית מייל להצעת עבודה קונקרטית
נושא: הצעת עבודה בחברת [שם החברה]
היי [שם המועמד],
מאוד שמחנו על ההזדמנות להכירך במהלך השבועות האחרונים. הצוות ואני התרשמו לטובה מהרקע שלך ונשמח להציע לך באופן רשמי משרה של [הגדרת תפקיד] ב- [שם החברה].
אנחנו יכולים להציע לך שכר שנתי/חודשי [X] בתוספת [מידע על בונוסים, הטבות, אופציות במידת האפשר]. אנו מציעים [פרטי הטבות, אפשרויות רילוקיישן] ו [מספר ימים] של חופשה בשנה. נשמח לדון במועד התחלת עבודתך אצלנו בחברה, אנא עדכן אותנו מבחינת התאריך הנוח לך להתחיל. המועד הרצוי לנו הוא ב-[תאריך התחלה אידיאלי].
אנא עדכן במידה וישנן שאלות שתרצה לשאול או לדון בהצעתנו ביתר פירוט. נשמח לקבל אותך לצוות חברת [שם החברה].
בברכה,
[השם שלך]
היו ספציפיים לגבי הסיבות בגינן אתם שמחים שהמועמד יצטרף אליכם לעבודה, זוהי תחילת הדרך לגרום להם להרגיש רצויים ובטוחים בחברה ובכם. תוכלו לשתף גם את ההטבות והפינוקים שעובדי החברה זוכים להם, אפילו הדברים הקטנים יותר כגון ערבי חברה, פעילויות גיבוש ומתנות לחגים. כך המועמד ירגיש שהוא כבר חלק מצוות עובדים מגובש ויתחיל להרגיש את האווירה המפנקת והנעימה בחברה.
תבנית מייל להודעת דחיה למועמד
נושא: [תיאור תפקיד] בחברת [שם החברה]
היי [שם],
אנו מודים לך מאוד על פנייתך לחברת [שם החברה]. לצערי כרגע לא נמצאה משרה המתאימה לכישוריך, נשמח להציע לך משרות מתאימות במידה ותהיינה. בשלב זה, אנו מחפשים מישהו עם יותר ניסיון ב- [דרישות התפקיד] עבור תפקיד זה.
אנא אל תהסס לשמור על קשר ולשלוח לנו בעתיד קורות חיים במידה וישנו תפקיד אחר שאתה סבור כי תתאים לו יותר.
בברכה,
[השם שלך]
במידה ומדובר במועמד שעבר אצלכם מספר ראיונות, רצוי להוסיף מספר שורות תודה על הקדשת זמנו ועד האפשרויות הפתוחות בפניו בעתיד בעבודה אפשרית בחברה. כמו גם לציין שהיתה זו החלטה קשה שלא לקבל אותו הפעם וכי היא נלקחה מהיבט הניסיון הרב שהתפקיד המסוים הצריך, או כל סיבה אחרת רלוונטית. חשוב מאוד שהודעת הדחייה תהיה מכובדת ואמפתית ככל האפשר.
