האם יש לאפשר לעובדים גישה למייל הפרטי שלהם בשעות העבודה? האם להגביל אותם בשימוש במייל לצורך עבודה מחוץ לשעות העבודה? אולי להגבילם לשימוש במחשבי החברה בלבד? ארגונים רבים במשק מתלבטים בסוגיה זו והתלבטות זו הובילה למחקר חדש בנושא.
לא מעט ארגונים, מהסקטור הפרטי כמו גם מהסקטור הציבורי, מגבילים את העובדים או חלק מציבור העובדים בגישה לרשת האינטרנט. חלק מטעמי ביטחון ואבטחת מידע וחלק מטעמי חיסכון בזמן וניסיון להתייעל. הקו המנחה את המנהלים בארגונים הוא שאם לעובדים לא תהיה גישה לדוא"ל חיצוני, הם לא 'יבזבזו' שעות עבודה בטיפול בעניינים אישיים ויתמקדו יותר בעבודה. אולם תוצאותיו של מחקר חדש שערכה חברת הייעוץ The Grossman Group, עולה שחסימת דוא"ל בפני עובדים ומנהלים הוא מהלך אסטרטגי מוטעה.
במחקר השתתפו 1,300 עובדים, מנהלים בכירים ומנהלים בדרג ביניים, מיותר מ-1,000 חברות במשק, ומטרתו לבחון את היחס של העובדים בכל הדרגים בארגון לתקשורת אלקטרונית, כדי לזהות צרכים ומגמות בתחום.
על פי המחקר Work-Related E-mail Perception Study, מנהלים בדרגי ביניים מבלים כ-6,000 דקות, קרי 100 שעות עבודה בשנה (כ-8.5 שעות בחודש) בהתעסקות בתכתובת שאינה קשורה לעבודה, עובדים מבלים רק 4,250 דקות, משמע העובדים מבלים פחות בתקשורת אישית שאיננה קשורה לעבודה במסגרת שעות העבודה.
מתוך המחקר עולה כי 84% מהמנהלים הבכירים, -83% מדרג הביניים ו-77% מקרב העובדים גורסים שדואר אלקטרוני הוא כלי עבודה אפקטיבי ושאין להגביל את העובדים והמנהלים בשימוש בו גם בשעות העבודה.
רק 8% מקרב המנהלים הבכירים, 15% מקרב מנהלי הביניים ו-10% מקרב העובדים סבורים שהגבלת העובדים בשימוש במייל במסגרת שעות העבודה תגביר את הפרודוקטיביות בארגון.
3% מקרב המנהלים הבכירים, 12% מדרג הביניים ו-7% מכלל העובדים סבורים שהגבלתם בשימוש במייל מחוץ לשעות העבודה תהיה אפקטיבית.
61% מקרב המנהלים הבכירים ו-55% מדרג הביניים היו מברכים על מדיניות ארגונית אחידה וברורה לגבי השימוש במיילים חיצוניים.
דיויד גרוסמן, מנכ"ל The Grossman Group: "במרוצת השנים האחרונות ראינו חברות במשק העולמי מנסות לחסום דוא"ל חיצוני ו/או להגביל את העובדים בשעות השימוש בדוא"ל אולם המחקר שלפנינו מראה שזו לא הגישה הנכונה. אמנם העובדים מקבלים מסות של מיילים וזה מלחיץ אותם ומעסיק אותם בשעות העבודה, תוך גזלת זמן יקר, הבעיה האמתית לא נעוצה בעובדה שיש להם גישה למיילים הפרטיים בשעות העבודה אלא בהיעדר מדיניות ארגונית ברורה לגבי תכתובת מייל פרטית. ארגונים צריכים לייסד ולהנגיש מדיניות אחידה וברורה לכל בקרב העובדים. כך למשל, ניתן להגדיר שאסור לעובדים לענות על מייל שנוגע לעבודה מחוץ לשעות העבודה או שאסור להיכנס לתיבת דוא"ל של העבודה ממחשבים פרטיים ועוד. כמובן שהמדיניות הזו צריכה להתאים לתרבות הארגונית ולייצג אותה, כלומר אם התרבות הארגונית דוגלת בגמישות, אזי לא מומלץ להגביל את העובדים בשעות קבועות לניהול תכתובת או להגבילם למחשבי החברה בלבד. המדיניות צריכה להתיישב הן עם התרבות הארגונית והן עם הצרכים הפונקציונאליים של העסק."
