התחום של הפקת לקחים – Work Study, חודר למרכז הדיון בכל פעם שמדובר על עבודה אפקטיבית בארגון בינוני ובעיקר גדול – בו ידע, קשרים, התנסויות ואפילו חוות דעת מקצועיות, הולכים לאיבוד במרחב הארגוני. באמצעות שימור מידע (מתוך התנסויות) שהצטבר בארגון, ניתן לחסוך זמן, לקצר תהליכים, למנוע טעויות ואף משברים עתידיים.
כאשר ארגון יודע לנצל מקרה בודד או יותר נכון – כאשר יודעים לנתח מקרה בודד, להפיק ממנו את המסקנות הרלוונטיות ולהעביר את המידע לכל הגורמים הרלוונטיים כדי שישמש אותם בעתיד, יצליח הארגון לחסוך קרוב ל-20% זמן עבודה מבוזבז.
הפקת לקחים היא דרך ליישר קו בין כלל עובדי החברה, כאשר מידע מעובד עובר בצורה אחידה בין כלל העובדים, במטרה לשמש אותם ככלי עבודה, כמקור מידע, כתשתית או כאות אזהרה. השיטה הזו נועדה בעיקר למנוע כפילויות (ואת המשאבים העצומים שכפילויות טומנות בחובן).
אם מנהל במחלקה אחת עבד עם סוכן או ספק חיצוני מחברה A, ואותה חברה ביצעה עבודה ברמה נמוכה או לא סיפקה את המוצר בזמן או כל תרחיש אחר, אותו מנהל מחלקה ספציפי אכן "למד את הלקח", אולם רק כאשר הנושא יועבד כהפקת לקחים בין כלל מנהלי המחלקות, ידעו כולם שלא כדאי לעבוד עם אותו ספק (ניתן אפילו ליצור רשימה שחורה) ואם בכל זאת בוחרים לעבוד אתו – יש לקחת מקדם הגנה ולעולם לא לפנות אליו במקרים של צורך דחוף באספקה.
דוגמא נוספת היא איש מכירות שמתקשר ללקוח פוטנציאלי לנסות למכור לו שירות או מוצר והלקוח, לאחר משא ומתן ארוך ומייגע אשר גזל לנציג המכירות כמה שעות עבודה, בוחר לא לבצע עסקה. אם המידע הזה לא יהיה במערכת, כלומר לא יהיה נגיש לכלל, נציגים נוספים של החברה עלולים להתקשר בעתיד לאותו לקוח, כשכל אחד "מבזבז" שעה עד כמה שעות עבודה על לקוח שכבר ידוע (או אמור היה להיות ידוע), שאיננו רלוונטי. חוסר תיאום בין גורמים בחברה במקרה כזה, פוגע בשמה של החברה, שכן הלקוח נוטה לומר דברים כמו "כבר התקשרתם אלי" או חמור מכך "תפסיקו להציק".
נושא חשוב אשר לא נותנים עליו את הדעת בארץ, גם כאשר כבר מדברים על שיתוף מידע והתנסויות, הוא הערכת זמנים ותקצוב של פרויקטים. כולם בארגון יודעים שפרויקט מסוים (לדוגמא גיוס לקוח חדש ובניית תשתית או אספקה מוצר או שירות), הסתיים ואף הצליח. אולם מעט מאוד עובדים יודעים בדיוק כמה זמן עבדו על הפרויקט, כמה אנשים היו מעורבים, אילו אמצעים נדרשו כדי להוציא לפועל את הפרויקט, כמה בסך הכל הוא "עלה" לחברה וכמה הוא "הכניס".
תחום "אפור" נוסף בארגון הוא שיתוף קבצים ומסמכים. החל מחוזים (חוזי העסקה, חוזי רכש, הסכמי שיתופי פעולה ועוד), דרך פורמטים של מכתבים רשמיים ללקוחות ועד להצעות מחיר שהתקבלו מספקים חיצוניים. המידע הזה, גם אם הוא לא מעובד ולא הופקו ממנו נתונים קונקרטיים, מהווה תשתית והוא חוסך משאבים ובעיקר זמן עבודה.
אז איך בעצם אוגרים את כל הידע וההתנסויות בארגון ומפיצים אותו בין העובדים מבלי להעמיס?
פורטל ארגוני הוא הדרך הטובה ביותר, הן ככלי להעברת ידע והן ככלי לאיתור ידע. זה הממשק המקשר בין כלל הגורמים בחברה. דרך נוספת היא עבודה על ספריות משותפות בשרתי החברה, הפצת ניוזלטר לציבור העובדים על בסיס קבוע ואפילו עריכת ניוזלטרים נפרדים לכל תחום וכמובן איסוף והפצת מידע, מתוך התנסויות, בפגישות מחלקה, ועדות היגוי, הדרכות מקצועיות ואספות חברה.
