העצמת עובדים, הגברת מחוברות העובדים ובה בעת הגברת יעילות עבודת ממחלקת משאבי אנוש תוך חסכון בעלויות – כל אלה ניתנים להשגה על ידי הטמעת פלטפורמת תוכנה שמספקת פורטל משאבי אנוש לשירות עצמי של העובדים.
פורטל השירות העצמי של משאבי אנוש מאפשר לעובדים לבצע באופן עצמאי, משימות שונות הקשורות במשאבי אנוש באמצעות לוח מחוונים.
פורטל משאבי אנוש בשירות עצמי מעצים את העובדים בכך שהוא מספק להם גישה ישירה למידע ולמשאבים רלוונטיים בנושא משאבי אנוש.
נגישות זו מאפשרת לעובדים – בין השאר – לנהל ולעדכן באופן עצמאי את המידע האישי שלהם, לגשת לתלושי שכר, למידע על הטבות ולבקש חופשה.
האפשרות לעובדים לטפל במשימות משאבי אנוש שגרתיות בעצמם, מפחיתה את התלות שלהם בצוות משאבי אנוש, בכל הקשור לפניות בסיסיות ולמשימות אדמיניסטרטיביות.
האפשרות הזאת מובילה לשיפור המחוברות של העובדים לארגון, משום שהיא מטפחת תחושת אחריות אישית, שליטה ואוטונומיה על הצרכים הקשורים למשאבי האנוש שלהם.
העובדים מעריכים את הנוחות של גישה למידע שלהם ושל השלמת משימות בזמן ובמקום הנוחים להם, וזה מוביל להגברת שביעות הרצון שלהם וכתוצאה מכך לשיפור הפרודוקטיביות.
זאת ועוד, פורטל משאבי אנוש בשירות עצמי מייעל את תהליכי משאבי אנוש, מפחית את הניירת ומבטל הזנת נתונים ידנית.
הוא מאפשר לעובדים לעדכן את הפרטים האישיים שלהם ישירות באמצעות הפורטל, לרבות פרטי קשר ואנשי קשר לשעת חירום.
למעשה, פורטל השירות העצמי למשאבי אנוש מאפשר לבצע מגוון פעולות על ידי העובד עצמו, לרבות עדכון פרטים אישיים, מעקב אחר נוכחות בעבודה (גם בעבודה מהבית), גישה למסמכים של העובד, מידע על שכר, רישום הטבות, סקירות ביצועים, תוכניות הכשרה כולל תזכורות לגבי הכשרה והודעות הקשורות להכשרות, פרטים לגבי הפקדות לפנסיה וקרן השתלמות ועוד.
האוטומציה של משימות אלו, שמתבצעות באופן עצמאי על ידי העובדים עצמם, מאפשרת לפורטל לייעל את זרימת העבודה של מחלקת משאבי האנוש, לחסוך זמן ולהפחית עלויות בהשוואה לתהליכים ידניים. במילים אחרות, הפורטל חוסך לאנשי צוות משאבי אנוש את הצורך להזין או לתקן נתונים באופן ידני.
אוטומציה זו ממזערת טעויות וחוסכת זמן, ומאפשרת לאנשי משאבי אנוש להתמקד ביוזמות אסטרטגיות במקום לבזבז זמן על משימות אדמיניסטרטיביות.
פרט לכך, פורטל משאבי אנוש בשירות עצמי מאפשר לצוותי משאבי האנוש להפיץ לעובדים ביעילות הודעות חשובות, כללים ומדיניות, חומרי הדרכה חשובים ועוד, תוך הבטחת תקשורת עקבית בכל הארגון.
במילים אחרות, הודות להפחתת הנטל האדמיניסטרטיבי ואוטומציה של תהליכים, יכול פורטל משאבי אנוש בשירות עצמי להוביל לחיסכון משמעותי בעלויות, על ידי אופטימיזציה של הזמן של צוות משאבי אנוש.
למעשה, פורטל משאבי האנוש בשירות עצמי מסייע לארגון לשפר את היעילות של עבודת מחלקת משאבי האנוש, מאפשר להפחית שאילתות נכנסות למערכת של משאבי אנוש ומגביר את איכות השירות שמנהלי משאבי אנוש מספקים לעובדים ולארגון בכללו.
בנוסף, האפשרות שניתנת לעובדים, לבצע פעולות מסוימות באופן עצמאי, מבטיחה עמידה בתקנים, בתקנות, בכללים ואף בדיני העבודה ומקטינה משמעותית את הסיכון בהפרות של כללים.
עם היתרונות של פורטל השירות העצמי במשאבי אנוש ניתן למנות: גישה חלקה לעובדים לפונקציות מסויימות של משאבי אנוש, שיפור חווית עובדים וכתוצאה מכך שימור עובדים והפחתת שיעורי התחלופה ועוד.
יתרה מכך, פלטפורמת הפורטל מאפשרת למנהלי משאבי האנוש לאשר כרטיסי נוכחות, לאשר בקשות שונות, לאשר שינויי משמרות, לעקוב אחר פעילויות, לחתום על מסמכים חשובים, ליצור לוחות זמנים גמישים, לזהות ביצועים מובילים ועוד.
השימוש בתוכנות לניתוח נתונים בפלטפורמת הפורטל, מאפשר לארגון לקבל מידע על תהליכים ספציפיים, לנתח נתונים, לבצע את השיפורים הנדרשים, להעריך את יעילות השינויים, ולשנות נתונים במידת הצורך.
בשורה התחתונה, פורטל השירות העצמי מאפשר לעובדים לטפל בקלות בנתונים האישיים שלהם, להגיש בקשות לחופשות, לנהל דפי נוכחות ולגשת לתלושי השכר שלהם דרך הפורטל, ובכך משפר הפורטל את הניהול והתפעול של משאבי אנוש.
