תפוקה בעבודה
נראה שאין הלימה בין מספר השעות העובדים שוהים במשרד לבין התפוקה ברמת הפרט, הצוות או הארגון כולו. גם הנתונים של מערכת משאבי האנוש מראים גרפים לא מרשימים. מצד שני אתם מסתכלים סביבכם ורואים אנשים שמגיעים מוקדם בבוקר, עוזבים בערב, לא מותחים את הפסקות הצהריים שלהם וגם לא משוטטים כל היום בין פינת הקפה לשירותים. אז לאן נעלם כל הזמן היקר הזה?
ג'ן האבלי לאקוולדט מ- PayScale מציינת חמישה נתיבים שגורמים לבזבוז זמן וכדאי להיות מודעים להם אם אתם אנשי משאבי אנוש, מנהלים או עובדים עצמאים או שכירים.
1. בדיקות חוזרות ונשנות של הדוא"ל. מומחי פרודוקטיביות ממליצים לא לבדוק את הדוא"ל דבר ראשון על הבוקר, זאת על מנת לא להיקלע לעדיפויותיהם של אנשים אחרים על חשבון אלה שלכם. כדאי גם לקבוע לוח זמנים לטיפול בדוא"ל כדי שההרגל לבדוק את ההודעות כל כמה דקות לא יכשיל אתכם. כשאתם עסוקים במשהו אחר, השתיקו את ההתרעות על דואר נכנס. אם מדובר במצב חרום, מי שצריך כבר ימצא את הדרך להגיע אליכם.
2. קיום פגישות רק בשביל לקיים פגישות. אם אתם מנהלים או בעלי תפקיד אחר ואחראים על קביעת פגישות, שאלו את עצמכם: "האם הנסיעה הזאת הכרחית באמת?" אין בזבוז זמן גדול יותר מאשר פגישות חסרות טעם, בעיקר אם צריך לנסוע למקום אחר עבורן. ישנן חברות, כמו וורדפרס למשל, שלא מקיימות פגישות בכלל או עושות זאת לעיתים רחוקות. אם הימנעות מפגישות אינה תואמת את התרבות הארגונית שלכם, נסו להפחית את מספר הפגישות שאינן הכרחיות. שאלו את עצמכם מה תשיגו אם תאספו את כולם. אם המטרה יכולה להיות מושגת בעזרת דוא"ל או בדרך תקשורת אחרת, שקלו את החלופה.
3. עבודה במשרד כשאין בכך צורך. ברור שיש חשיבות לאינטראקציות פנים אל פנים, אבל יש כאלה שמספיקים הרבה יותר כשהם שקועים בעבודה בבית. אם אתם מנהלים, בדקו את האפשרות לתת לעובדים שלכם המעוניינים בכך לעבוד בבית פעם בשבוע. אם אתם עובדים, שאלו את המנהלים שלכם אם תוכלו לעשות זאת.
4. ביצוע דברים שאינם קשורים לעבודה כשעובדים בבית. בהמשך לסעיף הקודם: אם אתם או העובדים שלכם נהנים מהסדר גמיש שמאפשר עבודה מהבית, יש להקפיד שהזמן לא ינוצל לביצוע עבודות בית. מפתה להכניס כביסה למכונה או כלים למדיח בין משימה למשימה. אם עושים זאת מדי פעם, זה בסדר, הרי זה חלק מהיתרונות של הסדר עבודה גמיש. אבל אם אתם או העובד מטפלים בחשבונות או מנקים את הבית בשעות העבודה, זה כבר משהו שצריך לשנות.
5. מולטיטסקינג. יש שתי אפשרויות: לעשות בזמן נתון דבר אחד כמו שצריך, או כמה דברים באופן גרוע. מחקרים רבים מראים שאנו לא יכולים להפנות את הקשב שלנו ליותר מדבר אחד בו זמנית. אם נדמה לנו שאנחנו עושים שני דברים במקביל, זה כי את אחד מהם אנחנו עושים על אוטומט, למשל לדבר בטלפון כשבודקים את הדוא"ל. מכיוון ששום דבר לא יכול להתבצע באופן אוטומטי לחלוטין, הקשב המקפץ פוגע באיכות הביצועים שלנו. אתם תגלו ששיחת הטלפון לא הייתה יעילה או שאינכם זוכרים מה סוכם בה.
