"למה אנחנו בלחץ, למה אנחנו לא מספיקים. זה לא כי אין לנו זמן אלא כי אין לנו פוקוס", כך פתחה טלי סגל, מ'בו בזמן', בית התוכן לניהול זמן, שעושה סדר למנהלים, סדר במשימות סדר באימיילים סדר בנשמה ועוד, בכנס חשיפת מרצים של HRus.
להשתתפות ב – כנס חשיפת מרצים הבא שלנו – ללא עלות למנהלי/ות משאבי אנוש ורווחה – לחצו על הקישור!
"כאשר אנחנו קופצים ממשימה למשימה, אנחנו 'משלמים' פי שניים במונחי זמן. אנחנו עושים הרבה יותר טעויות, וזה מסביר מאד את המתח הפנימי שרובנו נמצאים בים העבודה.
"אין דבר כזה מולטי-טאסקינג. זהו גזלן הזמן המרכזי ביותר שאנחנו חווים במהלך היום. הביולוגיה שלנו לא יודעת לעשות מולטיטאסקינג. זהו מושג מעולם המחשוב. מה שאנחנו עושים זה סוויץ'-טאסקינג. והוא מאוד מאוד יקר.
"אם אנחנו יושבים במשרד וכותבים מסמך שדורש ריכוז, בין אם זה סיכום, חוות דעת משפטית, נוהל חדש וכו. נניח שזה אמור לקחת לנו שעה. ואז, חצי שעה נוספת עוברים על אימיילים ועוד רבע שעה הצצות בווטסאפ, ועוד רבע שעה טלפונים, זה יקח שעתיים. כלומר כפול מהזמן שהיה אמור לקחת בלי כל הסחת דעת שהיא.
"אבל אם תוך כדי כתיבת המסמך נקפוץ מהמסמך לאימיילים, ומשם לווטסאפ, ואז כמה שיחות בווטסאפ ושוב אימיילים, זה יקח ארבע שעות. כלומר, גם אם הייתי עובדת עם האימיילים, הווטסאפ והשיחות, אבל בצורה מרוכזת, זה היה לוקח לי מחצית מהזמן.
שימו לב, אנחנו מדברים על שעתיים לעומת ארבע שעות. זה אומר שמתוך יום עבודה של שמונה שעות, אנחנו עובדים בפועל רק ארבע שעות.
"בואו נצא מנקודת הנחה שלא ניתן לבודד את כל המשתנים. אבל המודעות ליצירת סביבה מרוכזת, כלומר, להחליט שלא קופצים על כל אימייל ברגע שהוא מגיע, אלא מסתכלים על אימיילים בצורה מרוכזת, וכנ"ל לגבי ווטסאפ, רק הדבר הזה לבד ישפר אותנו, ונצליח לעבוד שש שעות מתוך השמונה במקום ארבע. כלומר חסכנו שעתיים עבודה".
ניהול יעיל של אימיילים
"הזמן שלנו יקר", אומרת סגל. "אנחנו באמת רוצים לבזבז חצי מהיום על סוויץ טאסקינג? אני רוצה להביא לכם היום את השיטה לניהול יעיל של אימיילים. השיטה נקראת חי"ה מת"ה והיא מהווה את ראשי התיבות של שש פעולות שאנחנו יכולים לעשות עם האימיילים (פירוט בהמשך).
"השלב הראשון והכי חשוב בשיטה הזאת הוא להבין שאנחנו צריכים להוריד את האימייל מהעיניים שלנו. לא עובדים במשרד עם אינבוקס פתוח מול העיניים.
"התופעה של אינבוקס פתוח מקפיצה אותנו [מפה לשם] כמו שחקני טניס. מגיע אימייל עונים, מגיע אימייל עונים וכו. מסתבר שבכל כניסה לאימייל ושליחת מענה אנחנו מבזבזים 44 שניות. איך אפשר כך ליצור ריכוז במשהו, שקט פנימי וכו.
"ולמה אנחנו עושים את זה? בגלל הפחד להפסיד, להחמיץ. אנחנו מוצאים עצמנו מגיבים על כל אימייל שנכנס. ברגע שהמסך פתוח על האימיילים אנחנו מאבדים ריכוז.
"אנחנו יושבים בפגישה והאימייל פתוח, וזה כשלעצמו גורם לנו לאבד 10%-20% מהקשב. אבדן הקשב הזה מגיע מהסחות דעת נוספות. לדוגמה, כאשר הטלפון מונח לידי, גם אם אני לא נוגעת בו, גונב לי מהקשב שעתיים ביום. העיקרון השני הוא: זמן מרוכז למיילים. ההמלצה היא שלוש פעמים ביום".
חי"ה מת"ה רצה כבר כמה שנים בחו"ל
"שיטת חי"ה מת"ה רצה בארה"ב כבר כמה שנים ומשתמשים בה מיליוני אנשים", מסבירה סגל. "הרעיון הוא: תיבת דואר נכנס באפס. (Inbox Zero): נכנסים לתיבת הדואר הנכנס פעם אחת בבוקר, פעם אחת בצהריים ופעם אחת אחר הצהריים. זה דורש עבודה על הרגלים. שזה חלק ממה שאנחנו עובדים עליו בסדנה.
"לא פותחים מייל יותר מפעם אחת. מה שקורה היום זה שהאינבוקס מפוצץ באימיילים. נכנסים, אומרים לו שלום, קוראים, סוגרים. 28% משעות העבודה שלנו מתבזבזות על מעבר על מיילים.
"ולמה אני אומרת שהשעות מתבזבזות? כי זה הרי העבודה. אני לא מתכוונת למענה שנתתי לאדם, אני לא מדברת על התשובה זה לא נכלל. אני מדברת על כניסה מהפעם השנייה והלאה לאותו מייל. אני מדברת על גלילה, חיפוש, תהייה, בהייה ועוד בהייה. המחקר שם מצלמה מול אנשים ומסתבר שיותר מרבע מיום העבודה מתבזבז על מעבר לא נכון על מיילים.
"הרעיון של אינבוקס אפס זה כשאנחנו נכנסים (שלוש פעמים ביום) אנחנו מרוקנים אותו עד התחתית. אני מגיעה מתפקידים שבהם קיבלתי 400-500 אימיילים ביום, שכל אחד הוא חומר נפץ, ואני אומרת לכם שזה אפשרי".
אינבוקס אפס
"שיטת החי"ה מת"ה אומרת: תנקה את האינבוקס עד לאפס", מסבירה סגל. "תעשה סדר. רק הדברים החיצוניים האלה עושים לנו שקט. כשאנחנו מדברים על המציאות הדיגיטלית של עשרות ומאות מיליים, מדברים על טביעה ב-לופים פתוחים. מה שקורה בחוץ קורה בפנים. ברגע שיש לי אינבוקס מפוצץ, למרות שקראתי וראיתי הכול, זה בונה לי את המתח הפנימי.
"חי"ה מת"ה אלה ראשי תיבות של שש הפעולות: מת"ה: מחק, העתק, העבר. חי"ה: חסל, יומן, המתנה.
"העיקרון הוא, שמייל שפתחתי לא ישאר באינבוקס. עכשיו בואו נראה לאן הולך. כאשר מדברים על תכתובת מיילים לידיעה בלבד: אם זה זבל – לפח, אם זה משהו מעניין שאני רוצה לשמור ואולי אצטרך – לתייק בתקייה המתאימה.
"יש מיילים שהם לפעולה של מישהו אחר, בין אם זה שייך להאצלת סמכויות או שאני מבקשת ממישהו לעשות משהו – אני מעבירה לאדם הרלוונטי, איפה עכשיו האימייל? הוא נשאר באינבוקס ואני יכולה לשמור למעקב. התכתבות המת"ה – זאת שאין לי מה לעשות איתה היא החלק הקל.
"אבל רוב התכתובת היא יותר מורכבת. זה נקרא תכתובת חי"ה (חסל, יומן, המתנה): 'חסל' – אחוז מאוד גדול של תכתובת חי"ה הם דברים קטנים: 2 שורות, 2 דקות, צירוף קובץ, 'מתי נוכל לשבת', יומן וכו. את הדברים הקטנים האלה אני 'הורגת' במקום. מייד שולחת תשובה, מחפשת מה שצריך וזה פותר לי חלק גדול.
"את האימיילים היותר כבדים, שבעקבותיהם צריך לכתוב מצגת או לכתוב חוות דעת וכו, את זה אני מכניסה באוטלוק ליומן. יש כפתור גלישה שמעביר את המייל לתוך היומן. ברגע שהמייל (המשימה) ביומן, הסבירות שהיא תתבצע הרבה יותר גבוהה.
"אני מגיעה מהצבא, תפקיד אחרון מפקדת בפו"ם. בסדנה שלי אני מלמדת להספיק הרבה יותר. עובדים על סדרי עדיפויות, מעניקים שקט נפשי. את המנהלים אנחנו מלמדים איך לשמור על פוקוס בהתמודדות עם כל הסחות הדעת שיש ביומיום.
"הסדנה תתקיים ב-23 בינואר והיא מותאמת לארגון ולמשתתפים. אני מעבירה שאלון לכל משתתפי הסדנה ועושה ניתוח על כל משתתף ומשתתף. אנחנו שבע מנחות שמלמדות את אותה שיטה ומגיעות מעולמות תוכן שונים. משפט, חינוך בטחון וכו".
להזמנת ההרצאה המלאה וקבלת פרטים נוספים: talysegal@gmail.com | 052-927-6510
