מה לעשות בעשר הדקות הראשונות של היום?

מיז און פלאס הוא מושג בצרפתית ששייך לעולם הקולינריה ומשמעותו "הכול במקום". שף או טבח שעובדים בשיטת מיז און פלאס מסדרים לפני תחילת הבישול את כל הכלים והמוצרים שבהם הם צריכים להשתמש, בכמויות מדודות ולפי הסדר. כך יכולים להתמקד בבישול פרופר מבלי להתרוצץ, לשקול ולמדוד תוך כדי העבודה. גם מי שאינו טבח יכול לאמץ גישה דומה לעבודה, כותב בטור ב-Harvard Business Review ד"ר רון פרידמן, מייסד חברת הייעוץ ignite80, על הרעיון להקדיש זמן לתכנון לפני שמתחילים.

מהו הדבר הראשון שאתם עושים כשאתם מגיעים לשולחן העבודה שלכם? רבים מאתנו עוברים על הדוא"ל הנכנס ומקשיבים להודעות קוליות. פרידמן טוען שבמובנים רבים זוהי דרך גרועה להתחיל את היום. שתי הפעולות "חוטפות" את המיקוד שלנו ומכניסות אותנו למצב ריאקטיבי, שבו סדרי העדיפויות של אנשים אחרים מקבלים את קדמת הבמה.

מיז און פלאס אינטלקטואלי לשימוש מנהלי משאבי אנוש

דרך טובה יותר להתחיל את היום היא בסשן תכנון קצר. מיז און פלאס אינטלקטואלי למנהלי משאבי אנוש. כדי לעשות זאת, ברגע שהתיישבתם לעבוד שאלו את עצמכם: "היום נגמר ואני עוזבת את המשרד בתחושת סיפוק עצומה. מה השגתי?" שיטה זאת עוזרת לאנשים להבחין בין משימות דחופות לבין משימות חשובות באמת. היא מאפשרת להחליט באילו פעילויות אתם רוצים למקד את האנרגיה שלכם במשך היום. בהמשך יוצרים תוכנית פעולה שבה מפרקים משימות לפעולות ספציפיות.

דייוויד אלן, גורו לענייני תפוקה, מציע להתחיל כל פריט ברשימה בשם פועל. זה שימושי כיוון שזה הופך את הכוונות למוחשיות. לדוגמה, במקום לכתוב "מצגת ליום שני", כתבו "לאסוף נתוני מכירות, להכין שקופיות, לשלב אימג'ים." מחקרים מראים שכאשר זה נוגע למטרות, ככל שאתם יותר ספציפיים בנוגע למה שאתם מנסים להשיג, כך גדלים סיכוייכם להצליח.

בסוף סשן התכנון דרגו את הרשימה שלכם לפי סדר חשיבות. כאשר הדבר אפשרי, התחילו את היום במשימות שדורשות הכי הרבה אנרגיה מנטלית. מחקרים מראים שכוח הרצון שלנו פוחת ככל שהיום מתקדם.

כל התהליך הזה יכול להימשך פחות מ-10 דקות, אך על פי פרידמן הוא יכול להניב תוצאות משמעותיות לאורך היום. כאשר מתחילים את יום העבודה בסשן תכנון קטן, אתם מקדמים את קבלת ההחלטות החשובות שלכם לחלק ביום שבו החשיבה שלכם רעננה. אתם גם תבחינו שפרטי פעולה קונקרטיים, במקום רשימת מטרות כללית, הם בעלי ערך רב במיוחד בהמשך היום, כאשר העייפות משתלטת וקשה יותר להשיג חשיבה מורכבת.