מערכת לניהול מועמדים
מערכת ניהול מועמדים (ATS) מקבילה למערכת ניהול לקוחות ומטרתה לעזור למחלקת משאבי האנוש לקבל מכתבי קורות חיים טובים ולשכור את המועמדים המתאימים ביותר למשרה ולארגון. מדובר במערכות Applicant Tracking System. אם בוחרים מערכת לא מתאימה, התוצאה עלולה להיות מנהלי גיוס לא מרוצים, מועמדים שהלכו לאיבוד, אובדן כסף ואובדן זמן. על מה כדאי לחשוב שמחליטים איזו מערכת ATS להטמיע בארגון?
רנדל בירקווד, שהרקורד שלו כולל ניהול משאבי אנוש בחברות ענק כמו מיקרוסופט וסיסקו ודוברות ב-AT&T ו-GE, מציע באתר ere.net כמה דברים שכדאי לבדוק לפני שבוחרים מערכת ניהול מועמדים.
- פרופיל חברה. תוכנות ATS מתחלקות לשלושה סוגים המתאימים לשלושה פרופילים עיקריים: פירמות גדולות (enterprise), חברות השמה ועסקים בינוניים עד גדולים. אל תקנו מערכת שאינה מתאימה לעסק שלכם, גם אם נציג במכירות טוען שיהיה בסדר. עשו תחקיר על המערכת הספציפית שמוצעת לכם, רצוי בקרב חברות שדומות לזו שלכם במאפייניהן.
- נוחות השימוש. זאת חייבת להיות מערכת שצוות משאבי האנוש יוכל להשתמש בה ללא צורך בהכשרה ממושכת ובקלות. עליה להיות אינטואיטיבית, פשוטה לתפעול וקלה לתחזוק, כזאת שתוכלו בעצמכם לשנות ולהתאים לצרכי הארגון בלי להזמין את נציג החברה שסיפקה אותה.
- חוויית מועמד. גם את חוויית המועמד צריך לקחת בחשבון. במערכת טובה הוא לא ייאלץ להקליק יותר מדי או להמתין זמן רב מדי לתגובה. זה יגרום לו להתייאש ולעזוב את האתר שלכם.
- מדיה חברתית, פרסום מודעת דרושים. בררו לאילו אתרים ורשתות חברתיות המערכת מאפשרת גישה לפרסום מודעות והאם פרסום במקומות האלה כרוך בתשלום נוסף, ואם כן, האם אתם זכאים להנחה וכיצד מבוצע התשלום.
- חיפוש והתאמה. יש מערכות ATS שפונקצית החיפוש בהן אינה מפותחת היטב. בררו באיזה מנוע חיפוש משתמשת המערכת וודאו שתהליך החיפוש מהיר, הגיוני ומדויק.
- תמיכה בלקוח. האם החברה שמספקת את ה-ATS מפעילה צוות תמיכה שזמין 24/7 או לפחות ברוב שעות יום העבודה?
- יציבות של הספק. אספו מידע על החברה שמספקת את מערכת ה-ATS. אתם לא רוצים ספק שייעלם יום אחד בשל פשיטת רגל ויגרום לכם לאבד כסף ונתונים.
- הטמעה פשוטה. ייתכן שתרצו לשלב את מערכת ה-ATS החדשה עם מערכת אחרת. ישנם ארגונים קטנים שישלבו אותה עם אתר אינטרנט וארגונים גדולים שישלבו אותה עם מספר מערכות. בדקו מה איזה שירות אתם מקבלים מהספק לביצוע תהליך ההטמעה.
- מענה למועמדים מתוך הארגון. ודאו שהמערכת כוללת פורטל לכניסת עובדים מהארגון שמציעים את עצמם למשרות חדשות בתוכו, ושהשימוש פשוט, מזמין ואינטואיטיבי עבורם.
- פורטל להפניות של עובדים. רצוי שהמערכת תכלול פורטל שיאפשר לעובדים מהארגון להפנות מועמדים חדשים.
- בעלות על המידע. למקרה שתחליפו את מערכת ה-ATS או את העסק עצמו, ודאו שאתם יכולים להוריד (download) ולשמור נתונים שכוללים מסמכי קורות חיים ותיעוד תהליכים.
- ממליצים. בקשו מהספק רשימת ממליצים שכבר משתמשים במערכת והכינו רשימת שאלות, שכוללת את המצוין לעיל. נסו לדבר עם אחראים על גיוס מתוך הארגון, עם אחראים על מערכות מידע ועם מנהלי גיוס.
- עשו תחקיר. אל תסתפקו בהבטחות של איש המכירות וחפשו באינטרנט מידע על המערכת שאתם שוקלים לקנות. שאלו את איש המכירות אם יש אפשרות לתקופה של ניסיון לפני הקנייה או לתוכנת פיילוט.
בוא לשמוע על עוד טכנולוגיות משאבי אנוש – בכנס HR-tech! לחצו כאן לפרטים נוספים
