הצורך הדוחק של הארגון לאייש משרה פנויה לצד החשש (המאוד מוצדק) שהמועמדים הטובים ימצאו עבודה אחרת במהלך התהליך והנטייה הטבעית לעבוד מהר, לבצע 'לתקתק עבודה', לאו דווקא עומדת לטובתנו כאשר מדובר על גיוס עובדים. כאן דווקא נדרשת סבלנות יותר מתמיד ועל אחת כמה וכמה כאשר הארגון מחפש טאלנט בתחום מאוד ספציפי עם כישורים, ידע ותכונות אופי עקרוניות לתפקיד. כאן חשובים הבלמים לא פחות ואולי אף יותר מהספיד.
אנשים רבים, ביניהם מועמדים אבל גם אנשי משאבי אנוש בתחילת דרכם, מבלבלים בין ריאיון טלפוני לבין שיחת תאום ריאיון. זה הבדל שחשוב לעמוד עליו. כאשר מתקשרים למועמד ומסבירים לו לאיזו משרה הוא שלח קורות חיים, מוודאים שזה עדיין אקטואלי ומתאמים אתו ריאיון טלפוני ("אל תדאג, יסבירו לך הכול כשתגיע" או נדבר על זה בריאיון עצמו…") – זו שיחת תאום ריאיון ולא ריאיון טלפוני.
אז איך מנהלים ריאיון עבודה טלפוני אפקטיבי?
ראשית כל מפנים זמן. יש להתקשר למועמד הרלוונטי ולהסביר לו שאתם מעוניינים לערוך אתו ריאיון עבודה טלפוני שייקח פחות או יותר עשרים דקות עד חצי שעה ולתאם אתו מועד. אל תתקילו את המועמד עם ריאיון טלפוני פתאומי. חשוב לאפשר גם לו את הזמן לקיים את השיחה בשקט, ללא הפרעות וכן להיערך לקראת הריאיון.
יש להתחיל את הריאיון הטלפוני בשיחת הכרות. הציגו את עצמכם ואת תפקידכם בחברה, את החברה ואת המשרה המדוברת בצורה כמה שיותר משקפת. לאחר מכן, תנו למועמד להציג את עצמו באופן חופשי.
יש לנהל את הריאיון הטלפוני כמו ריאיון עבודה פרונטלי על פי צ'ק ליסט מוכן מבעוד מועד ובו שאלות ונושאים לשיחה המתייחסים לנושאים העיקריים והם: ידע מקצועי, ניסיון תעסוקתי, ציפיות של המועמד ממקום העבודה, ציפיות שכר, זמינות לתחילת משרה, רשימת ממליצים ועוד.
זכרו לתעד את השיחה תוך כדי, כשאתם רושמים לעצמכם לא רק את התשובות של המועמד אלא גם התרשמות כללית והתייחסות ספציפית לנושאים או סימני שאלה שצצו. יש למגייסים נטייה לחשוב שהם יכולים 'לקרוא' את המועמד, את ההבעות, את שפת הגוף ובכלל את ה-vibe כשמועמד יושב מולם אחד-על-אחד. ואכן מגייסים מקצועיים לומדים 'לקרוא' מועמדים שיושבים מולם אבל – יש גם טכניקות לקרוא מועמד מהצד השני של הקו.
דרך הקשבה וריכוז מוחלט בריאיון, ניתן לזהות ניואנסים רבים שאולי אפילו לא היינו מזהים בריאיון פרונטלי, לדוגמה: שתיקות ממושכות אחרי שאלה ספציפית כמו מדוע עזבת את העבודה הקודמת? האם הסתדרת עם הבוס הקודם? ניסיונות להתחמק מהשאלה ולהשיב על שאלה דומה זו גם טכניקת התחמקות של מועמדים שקל יותר 'לעלות עליה' בריאיון טלפוני.
ריאיון טלפוני הוא סוג של אודישן עיוור, בדיוק כמו תכנית הריאליטי The Voice בה השופטים לא רואים את המועמד אלא מאזינים לקול שלו ומחליטים האם יש לו את זה או לא. היתרון הבולט של ריאיון טלפוני הוא שזה למעשה מפגש עיוור עם המועמד, בו ניתנת למועמד הזדמנות להרשים את מי שיושב בצד השני של הקו. חשוב לזכור שכיום מועמדים רבים פונים לקואצ'רים ולמפגשי הכנה לראיונות עבודה. יש להם מלתחה מיוחדת לראיונות עבודה והם מגיעים לבושים למשעי ומתנהגים בדיוק כפי שהסבירו להם וכפי שהם תרגלו במשך תקופה. במילים אחרות, המועמדים יודעים לשחק את המשחק ולהראות ייצוגיים, בטוחים, מקצועיים, נלהבים מהתפקיד, בעלי נעם הליכות… בטלפון הם לא יכולים לסחוף אתכם באמצעות מראה, חיוך, לבוש וגינונים. מלוא תשומת הלב הולכת לתוכן – לעיקר. כדי לעבור ואף לצלוח ריאיון טלפוני, על המועמד להיות באמת בקיא, באמת בטוח, באמת ובתמים בעל מוטיבציה ומוכנות להשתלב והצליח בתפקיד.
ריאיון טלפוני הוא כלי סינון מצוין, המבטיח לכם שכל מועמד שעובר את דלת הכניסה של החברה להמשך התהליך הוא מועמד חזק ביותר. יש לו יתרונות ייחודיים בפני עצמו ככלי גיוס מועמדים ולכן מומלץ בחום שלא לוותר עליו בתהליך הגיוס.
