"בוא נעשה את זה קצר, טלפונית, אין לי זמן"
"אם זה לא דחוף, נדחה את זה"
"יחסים?? יש לי זמן לטפל במערכות יחסים? יש לי לקוח שמחכה למוצר אחרי החגים"
"ניהול קונפליקטים? אני לא גננת…"
אחרי החגים כבר כאן.
אחד הנושאים המשמעותיים ביותר בארגון, זה שבכוחו להזיז הרים, לקדם תהליכים, להצמיח רעיונות, להפוך לקוחות למרוצים, לתת לך שקט נפשי – הוא זה שמנהלים רבים דוחקים לשוליים יותר מכל – ניהול מערכות קשרים בארגון.
כמנהל, אתה מנהל עשרות מערכות קשרים בתוך הארגון ומחוצה לו – עם המנהל שלך, עם המנכ"ל, עם עובדיך, עם העמיתים שלך, עם ספקים, עם לקוחות ועוד שורה ארוכה של בעלי תפקידים.
חלק ניכר מזמנו של המנהל מבוזבז בכיבוי שריפות, בתקלות בתהליכי עבודה הנובעות מתקשורת לקויה, בניהול קונפליקטים הנובעים, בין היתר מיחסים בינאישיים ו/או מקצועיים בין מחלקות או בינאישיים עם גורמים שונים בארגון.
סדר העדיפות, לא אחת הוא: קודם משימות ורק לאחר מכן מערכות קשרים.
אני מבקשת להציע סדר חדש: קודם מערכות קשרים ואחר כך משימות.
מדוע?
איכות מערכות הקשרים שלך כמנהל עם הגורמים השונים בארגון, הנה קריטית להצלחת המשימות. נסה לבחון את המקרים השונים בהם המשימות השתבשו, התעכבו, הפרויקט נתקע, המוצר לא עומד בקריטריונים שהוגדרו ועוד.
מערכת קשרים איכותית היא כזו שמאפשרת שיח פתוח, זורם, שיש בה ערוצי תקשורת פתוחים, שמאפשרת מתן משוב אמיתי יומיומי, שמאפשרת ניהול קונפליקטים בדרך איכותית כחלק משגרה בריאה.
מערכת קשרים בארגון שוזרת בתוכה מערכת יחסים מקצועית ומערכת יחסים אישית. לרוב, כאשר אחת מהן משתבשת, אם המנהל חסר את המיומנות לנהל נכון את הסיטואציה (ומנהלים מוכרים ביותר בתחומם מגלים שלא קל להם לנהל מערכות קשרים) היא גוררת גם את האחרת.
"אחרי החגים" הוא זמן מצוין להשקיע בכך. זאת, משום שאנו נכנסים לתקופה ארוכה בה שגרת העבודה רצופה ומאפשרת בניה והתמדה.
אז מה הם התנאים ליצירה/שיפור של מערכות קשרים?
- מתחילים – בחר בשלוש מערכות קשרים בהן אתה מבקש ליצור שינוי חיובי. עבור כל אחת, הגדר מה עובד טוב ומה פחות. בחן מהם המחירים שכיום אתה, הצד השני והארגון משלמים כתוצאה מאיכות הקשר. כאשר המשמעות של הקשר ברורה לך, אתה תשמח להשקיע משאבים ביצירת שינוי.
- פתיחת ציר – ברירת המחדל של ציר תקשורת היא שיבוש. השיבוש מתרחש באופן כמעט קבוע – על רקע של אי הבנה, על רקע של הסתכלות מזווית שונה על סיטואציות, על רקע השונות הבינאישית. כדי שציר תקשורת יזרום היטב, יש להשקיע בו ו"לנקות" אותו ממה שנופל לתוכו ותוקע אותו. לפיכך, בדוק מה משבש את צירי התקשורת באותן מערכות קשרים, היכן הקושי מתגלה, מתי מתעורר כעס ומתי אי הבנה. כאשר תאפיין את המצב, יהיה קל יותר לגשת ולטפל.
- קבע פגישות ביומן – מערכות קשרים איכותיות אינן מתנהלות במסדרון. כפי שבבית, עם זוגתך, אתה יודע ששימור הזוגיות והתקשורת מחייב בילוי מתוכנן – אותו הדבר בארגון. לא ניתן לנהל קשר איכותי ללא פגישה מסודרת. גם אם היא קצרה. קבעו פגישה קבועה בהתאם לאופי הקשר ולא פחות מפעם בשלושה שבועות (במקרים בהם ישנו מתח וצורך בשיקום מערכת קשרים, אני ממליצה על תדירות גבוהה יותר).
- דברו – למדו לומר את שעל לבכם באופן שהצד השני יכול להכיל. ללא האשמות וללא כעס. פשוט דברו. ככל שתתקשרו טוב יותר בפגישות הללו, תלמדו לתקשר טוב יותר בשגרה. ציר התקשורת יהיה פתוח הרבה יותר וכאשר דבר מה יחסום אותו, אתה תדע טוב יותר כיצד לפתוח את הציר באופן מהיר ופשוט. בתוך זמן לא ארוך, תמצא את עצמך מבצע את מלאכת "ניהול קונפליקטים" בטבעיות, בשלב בו אי ההסכמות בשלב ראשוני ולא משברי ולהמשיך הלאה, לעבר ההצלחה המשותפת.
הבנת סגנונות תקשורת ליצירת ושימור מערכות קשרים
בכנס השנתי לניהול משאבי אנוש 2013 תערך "הרצאה פעילה: סגנונות תקשורת" שתיתן כלים למנהלי משאבי אנוש לצורך בחינה והבנה של סגנון התקשורת של האדם / עובד / מועמד שמולו אנו נמצאים במטרה ליצור ולשמר מערכות קשרים חזקות.
במסגרת חבילת ידע שכוללת רישום של 2 אנשים ומעלה לכנס תינתן גם סדנה יומית נוספת שאליה יהיה ניתן להירשם בזמן הנוח למשתתף שבה ילמדו לעומק סגנונות תקשורת והשימוש בהם (בשווי 400 ש"ח).
בנוסף, סדנה ODT נוספת תערך במסגרת הכנס. בסדנה זו יקבלו המשתתפים כלים תקשורתיים אותם יוכלו להוסיף לארגז כלי ניהול העובדים שלהם שמטרה לאפשר העברת מסר ברור ורתימת העובדים וההנהלה לצורך ההוצאה לפועל של תוכנית העבודה.
לפרטים נוספים על הכנס השנתי לניהול משאבי אנוש ולרישום לכנס – לחץ כאן!
* נכתב ע"י: מיכל יוסף, מומחית בניהול קונפליקטים ובניית הסכמות.
