קבצי העובדים
זה קריטי לוודא שיש לך מה שאתה צריך כדי להוכיח שהעובדים רשאים לעבוד, ולהבטיח כי אתה נוקט בצעדים המתאימים כשמדובר בדברים כגון מסים ודרישות ביטוח.
אם תחליט לסיים את עבודתו של העובד ייתכן שיהיה גם קריטי להציג תיעוד התומך בבעיות התנהגותיות או בביצועים.
בצד השני של המשוואה עם זאת, חשוב להגביל את כמות הנתונים המאוחסנים בקבצי העובד. ככל שהנתונים המאוחסנים בקובצי עובדים רבים וגדולים יותר כך גדלה כמות המידע הרגיש שעלול להיות בסכנה. זה מועיל כאשר ישנו קו מנחה לגבי מה צריך להישמר בקבצי כוח אדם – ומה לא צריך.
מה יש לאחסן בקבצי עובד
הפריטים הראשונים שיש לאחסן בקבצי העובד הם העתקים של מסמכים אישיים המוכיחים זהות וזכאות לעבודה, את קובץ קורות החיים שלך עם פנייתו לחברה, צילום תעודת זהות, הטפסים עליהם חתם בתהליך הקליטה שלו ומידע מועיל נוסף. בנוסף, כל הטפסים הספציפיים הקשורים לעבודתו של העובד כגון חוזי העסקה, תיאורי העבודה, טופס אופציות המוצעות לעובד, תכניות הכשרה שהובטחו לו וכד', צריכים להיכלל בתיק.
ככל שהקריירה של העובד בחברה ממשיכה, יש להוסיף את התיעוד או ההתייחסות לביצועים ולהתנהגות לפי הצורך. אם ישנם טפסי משוב שהועברו לעובד או הוקראו לו, יש להוסיפם לתיק. אם עובד מקבל העלאה או קידום יש לציין את התאריך ואת הסיבות. אם העובד ננזף, יש לציין את התאריך ואת הסיבות לכך.
אם העובד מסיים את עבודתו בחברה, יש להוסיף את כל מכתבי השימוע לפני הפיטורין ומכתב הפיטורין לתיק העובד וכן עדויות מהשיחות הללו. המסמכים הקשורים לסיום העבודה יכולים לכלול שיחות יציאה, מידע על הטבות מתמשכות, והסכמים בנושא דמי אבטלה.
מה לאחסן בקבצים אחרים
טפסים כגון ציוד שהעובד השאיל לצורך עבודתו ויצטרך להחזיר בסיומה, רשומות רפואיות, תביעות פיצויים, וקבצים שצריכים לעבור ייעוץ משפטי, מומלץ לשמור בתיקיות אחרות להן תהיה גישה למנהלים בחברה. יתכן שיהיה צורך לגשת לתיקים אלו על ידי צדדים שלישיים. קשירת מסמכים אלה לקבצים האישיים של העובדים עלולה לאפשר גישה למידע רגיש ולכן יש להפרידם. אחסונם בנפרד שומר על מידע זה בטוח תוך מתן אפשרות לצדדים המתאימים לגשת לנתונים ספציפיים.
מה לא לאחסן
מידע על חייהם האישיים של העובדים לא צריך להיות מאוחסן בקבצים שלהם. מידע לא רלוונטי שנמצא בקובצי העובדים כולל תחביבים, שיוך פוליטי, דת ומספר ילדים עם תוספת של ניתוח מדיה חברתית לאסטרטגיות גיוס מסוימות. כתובות הבלוג האישי או עמודי הרשתות החברתיות האישיים של העובדים הם דבר נוסף שיש לטהר מקבצי העובדים אם הם מאוחסנים.
בעוד שהערות על הביצועים ושיחות המשוב המתועדות צריכות להישמר בקובץ, המעסיקים צריכים להיות זהירים ולהיצמד לעובדות. העובדים יכולים לבקש לראות את הקבצים שלהם והקבצים יצרכו במקרים מסוימים להיבדק על ידי יועץ משפטי אם הוגשה תביעה. כתיבת הערות שיכולות להיחשב מפלות או בלתי הולמות עלולה להזיק למעסיק במצבים אלה.
