שי שרגל, בעלים ומנכ"ל חברת RBS Projects לשירותי ייעוץ והדרכה בתחום הפרויקטים, שימש בעבר כנשיא הסניף הישראלי PMI (הארגון האמריקאי לניהול פרויקטים) ובנוסף הוא מרצה באוניברסיטאות בארץ ובעולם בנושא ניהול פרויקטים. שרגל, מהנדס תעשייה וניהול ובעל MBA מאוניברסיטת ת"א, הרצה בכנס חדשנות בטכנולוגיית HR, שהתקיים אתמול (ד') במלון אינטרקונטיננטל בת"א.
שי שרגל: הטמעת מערכת משאבי אנוש היא פרויקט ולכן היא צריכה להיות מנוהלת כפרויקט, לכל דבר ועניין, על כל שלביה. השילוב של שלושת המרכיבים: 1.פרויקט 2. מחשוב 3. משאבי אנוש – הוא שילוב מאתגר. אנחנו מכניסים מערכות כדי להגיע לשלבים המתקדמים (כמו ניהול טאלנטים) אבל יש את התהליכים הבסיסיים, תהליכי האב, שמנהלים את הפונקציות העיקריות במחלקה וצריך להתחיל איתם – וצריך להתחיל איתם נכון.
בכל פעם שאני מגיע לפרויקט חדש בארגון אני נתקל באותו פתיח: 'העובדים שלי הם מיוחדים, כאן עובדים אחרת' או 'התהליכים שלנו שונים'. מנהלים הם כמו הורים שחושבים שהילדים שלהם הכי מיוחדים. אבל האמת היא שהתהליך של ניהול פרויקט הוא זהה ב-90% מהמקרים מה שאומר שארגונים שונים האחד מהשני בלא יותר מ-10%!
ארגונים עובדים בצורה זהה ולכן הם צרכים לעבור תהליכים גנריים, תוך שימוש במודלים קיימים, במערכות קיימות ולהתבסס על benchmarks, אין טעם להמציא את הגלגל מחדש.
כשנכנסים לפרויקט מחשוב יש אי ודאות, צריך לדעת להתנהל נכון, בצורה מסודרת, תוך ערנות לשינויים. כמי שעוסק בניהול פרויקטים אני חייב להגיד לכם שיש פתרונות מאוד פשוטים לבעיות מאוד מורכבות. החוכמה היא לבחור לעבוד על פי תהליך נכון ומסודר.
פרויקט מורכב כמו מחשוב מערך משאבי אנוש צריך להיות מנוהל בידי מנהל פרויקט בעל כישורים מתאימים. צריך לדעת להכשיר את מנהל הפרויקט, בדגש על שילוב עקרונות מעולם משאבי אנוש ועקרונות מתחום הפרויקט. לא מספיק לדעת להוביל פרויקט ולא מספיק לדעת להוביל תהליכי משאבי אנוש, הצלחת הפרויקט תלויה בשילוב סינרגטי בין השניים.
כשארגון פונה לתהליך מחשוב מערך משאבי אנוש הוא צריך לשאול את עצמו: האם התהליך יוביל להצלחת העסק? השאלה הזו צריכה להנחות את הגורמים המעורבים לאורך כל התהליך. המחשוב הוא לא המטרה, הוא כלי להשגת המטרה – הצלחת העסק היא המטרה.
פרויקטים לא נכשלים כי הם נועדו לכישלון, פרויקטים נכשלים כי לא ניהלו אותם נכון. מספיק שלא מנהלים שלב אחד, לא נותנים את הדעת על נושא מסוים או שהגורם האחראי לא מבצע את המוטל עליו וכל העסק משתבש. זה בגלל כשל בניהול הפרויקט – פרויקט מחשובי שמנוהל נכון לא יכול להיכשל!
על מנת להרים פרויקט מחשובי בהצלחה צריך לבחור מוביל לפרויקט, לגבש ועדת היגוי, לחלק סמכויות ולהציב יעדים. אנשים שלוקחים חלק בפרויקט חייבים להיות לא רק המוכשרים ביותר לתפקיד מבחינה מקצועית הם צריכים להיות מחויבים, חדורי מוטיבציה. זה לא פרויקט שמבצעים אותו זה פרויקט שמנהלים אותו! פרויקט שמצריך עבודה נכונה, תוך שיתוף פעולה, עמידה ביעדים (כמו תקציב, לוחות זמנים, אישורים ובקרה).
תהליך מחשוב מצריך שלב ראשון של אפיון צרכים. שלב אחד לפני אפיון המערכת. צריך לעצור ולשאול – האם אנחנו עובדים נכון? זה שלב שארגונים לא אוהבים אבל אני מאמין בו כשלב קריטי להצלחת הפרויקט. זה שלב המיפוי שמבטיח שרק התהליכים הנכונים והחשובים לארגון, תהליכים שיש בהם היגיון ויש להם ערך! יכנסו לשלב הבא. אין טעם לתעד תהליכים לא נכונים או לא נחוצים.
הערובה להצלחת הפרויקט, לפי האני מאמין שלי, היא תכנון ועבודה על פי 5 שאלות המפתח:
מה מביא ערך לארגון?
איך רותמים את ההנהלה?
האם המנהל שנבחר להוביל את הפרויקט הוא הטוב והמתאים ביותר?
איך מטמיעים נכון את המערכת?
איך דואגים שישתמשו במערכת?
* לראיון מקדים שנערך עם שי שרגל על מחשוב מערך משאבי אנוש כפרויקט.
