* מאת: ויקי חגי, מנהלת משאבי אנוש.
תפקיד המנהל בתקופה זו הוא קריטי להצלחת הצוות והארגון, בתקופות משבר המנהל נע בין דילמות וקטבים של ניהול ביצועים לבין ניהול ומענה לרגשות, בין היצמדות לקיים לבין גמישות והתאמה לשינויים. בעיני חשוב לשמור על שגרות הניהול שיתרמו לחשיפה טובה יותר לתמונה הגדולה וגם לפרטים דבר שיוביל לקבלת החלטות הנכונות. שגרות אלו גם מקדמות תקשורת, ישיבות צוות מצריכות מהמנהל משאבי זמן ופרואקטיביות לצורך תכנון, אך הן יכולות לסייע למנהל להשיג מטרות חשובות של מוטיבציה ורציפות תפקודית. כל משבר הוא הזדמנות לצמיחה, תבחנו מה יכול להיות הצמיחה שלכם כמנהלים ושל הצוות שלכם.
אסף הוא שם קוד לעובד, שיושב בביתו לבדו, חסר אנרגיה, עם רגשות קשים של עצב, מועקה, כעס ובדידות עצומה. החדשות ברקע מגבירות את החרדה והינה שוב מתחילה ישיבה צוותית מקצועית. הוא מתחבר מהטלפון, ממלמל כמה דברים רק על מנת לצאת ידיי חובה, מנסה להקשיב, אך לא מצליח להיות מרוכז יותר מ- 2 דקות ברצף. הוא מנסה לשדר עסקים כרגיל כמו כולם…. אבל הוא מרגיש שקוף בצוות שלו. אף אחד מהצוות לא יצר עימו קשר מלבד הנושאים המקצועיים.
לצוות מחובר יש כוח רב לחוסן של ארגון והאנשים שלו, ישיבות צוות יעלו את תחושת השייכות של חברי הצוות, יקדמו תקשורת מיטבית וחיבור העובדים למשהו יותר משמעותי מאשר הם עצמם. תהיה לכך השפעה ישירה לעליית מוטיבציה, אנרגיה, מחוברות, רציפות תפקודית, מחויבות של עובדים ועוד. למרות שהטעות הנפוצה היא, כי בתקופה של משבר, שינויים, חוסר וודאות וכאוס, יש נטייה לבטל שגרות, להתעסק במה שדחוף ובוער אלא שדווקא בתקופה זו חשוב לשמר אותן. לכן אחד התפקידים הקריטיים של המנהלים כיום זה לשמר שגרות ניהול וישיבות צוות בפרט שהמשמעות שלהן היא:
1. יצירת מערכות יחסים חיוביות– תקופות משבר עלולות להרחיק בין חברי הצוות, אך הן יכולות גם לקרב. ישיבות צוות הן המקום לא רק לדון בתחומי עבודה, אלא לשתף ולהיתמך אחד בשני. שיתוף אותנטי של המנהל ברגשות ובקשיים שלו, ייתן לגיטימציה לצוות שלו לעשות כמוהו, דבר שיקדם תקשורת איכותית, יחבר ויחזק את הקשרים בתוך הצוות ואף יאפשר להבין איפה כל אחד נמצא על מנת לתמוך אחד בשני באופן מיטבי. מערכות יחסים חיוביות בין חברי הצוות, תורמות גם לעבודה מיטבית. אפשר להתחיל את הישיבה בסבב "מה שלומך?" כדי לייצר ולנהל שיח תומך.
2. חיזוק תחושת השייכות– אסכולות רבות, ביניהן הגישה האדלריאנית, משולש הצרכים של מאסלו ומכון גאלופ ועוד, טוענים שאנחנו מונעים מהצורך להרגיש תחושת שייכות. בתקופת משבר, תחושות השייכות לעיתים מתערערת ותחושת הבדידות של עובדים הולכת וגדלה, דבר שפוגע בחיוניות ובבריאות של העובדים. לכן, אחד התפקידים המשמעותיים של מנהלים היא לפעול באופן פרואקטיבי לחיבור של חברי הצוות. עובדים שמרגישים תחושות שייכות גבוהה למקום העבודה, יהיו מחוברים ומחויבים יותר.
3. העלאת תחושת המשמעות – כיום חיילים נמצאים בביצועי ומוטיבציית שיא מפני שתחושת המשמעות שלהם גבוהה במיוחד בימים אלו. אחד הצוותים שאני עובדת עימו קורא לעצמו "צבא הכלכלה". חברי הצוות מבינים שהם חלק ממשהו גדול ובעלי השפעה לשימור היציבות הכלכלית על מנת שיהיה ניתן להמשיך בחיים. מנהלים צריכים לעצב את המסרים הנכונים שמבהירים את המשמעות של הצוות, משמעות יכולה להיות בהקשרים רבים כמו התפקיד, חשיבות המוצר שעליו עובדים ואף משמעות של צוות להצלחת החברה.
4. בוסט אנרגטי – ישיבת צוות היא הזדמנות של המנהל לעלות את האנרגיות להעביר מסרים של משמעות ואופטימיות, זאת ע"י כלים מהפסיכולוגיה החיובית: להעביר מסרים חיוביים, לפרגן על התקדמויות, חקר ופוקוס בהצלחות קטנות וגדולות כאחד, הכרת תודה, על התמיכה אחד בשני, העבודה, הפרויקטים המעניינים וכו'. מסרים על משמעות הצוות, מסרים של תקווה ואופטימיות. אפשר לשאול שאלות מכוונות: מה הדבר הטוב שייצא לנו? על איזה תרחיש חיובי יכול להתרחש מסיטואציה X.
5. עידוד לסולידריות – המשבר המדיני גרם להרבה אנשים להתנדב ולתרום למען אחרים באופן עוצמתי ביותר. כיום התפקיד הצוותי הוא לתמוך אחד בשני מבחינה ריגשית ואף מקצועית. אם קידשנו את המצוינות והביצועיים האישיים, כיום אנחנו צריכים למדוד הצלחה של צוותים כיחידה אחת. צוות שיש בו עובד.ת במילואים או עובד שמתמודד עם קושי, חברי הצוות צריכים לגבות אותו.
6. עדכונים, פוקוס ומיקוד במטרות – ישיבות צוות זו הזדמנות לעדכונים ארגוניים והתפקסות במטרות המשותפות, סדר עדיפויות מחודש, סטאטוס משימות, מעקב על החלטות קודמות כמו גם הבנת השינויים ועשיית התאמות חיוניות למען הרציפות התפקודית. זוהי הזדמנות לשיתוף העובדים בדילמות ולקבל החלטות משותפות עד כמה שניתן. שינויים שצוותים מתמודדים הם התאמות למחסור בעובדים בגין מילואים, וקשיים אחרים, התאמה לשינויים בפרויקטים, שימוש אפקטיבי במשאבים משותפים. ישיבות צוות הינן יעילות להתאמות, עדכונים, שיתופים והחלטת החלטות משותפות, אך הן גם מייצרות תחושת מחויבות כלפי הצוות. כדי לסיים בסיכום הדברים שעלו והמעקב והמשימות שנדרשות להמשך.
לסיכום זו הזדמנות של כל אחד להנהיג, לשנות, לחבר ולהשפיע לטובה על הסובבים איתו ובכך להניע את הארגון ואת המשק כולו.
ויקי חגי, מנהלת משאבי אנוש גלובלית בחברת Forcepoint ומאמנת אנשים לשינוי תודעתי המוביל לאימוץ התנהגויות המקדמות השגת מטרות.
