קשרים אנושיים בצוותים וירטואליים – זה אפשרי על אף המרחק

בסקר של Unify בקרב עובדי תעשיית הידע נמצא ש-79% מהמשיבים עובדים כל הזמן או בחלקו בצוותים וירטואליים, אבל רק 44% דיווחו שהתקשורת הווירטואלית יעילה כמו תקשורת פנים אל פנים. רוב הנסקרים שעובדים בצוותים הווירטואליים מתקשרים עם חבריהם לעבודה באמצעות דוא"ל, טלפון או שיחות ועידה, זאת על אף ש-72% אמרו ששיחות וידיאו יקלו על העבודה הקבוצתית. רק 34% משתמשים בווידיאו כדי לעבוד עם חברי הצוות שלהם. 43% חשים מבולבלים ומוצפים על ידי עירוב הטכנולוגיות.

קית' פראצי, מנכ"ל של חברת ייעוץ והדרכה, כותב בטור ב-Harvard Business Review שצץ דור חדש של טכנולוגיות שיכול לעזור לצוותים מפוזרים לעבוד טוב יותר מצוותים מרוכזים. משתמשים ערניים כבר מעדיפים להיפגש באמצעות פלטפורמות של ועידות וידיאו ורשת במקום בחדר הישיבות המסורתי. אולם, על מנת שעבודת הצוות תצליח, צריך להעביר את הצוות למערך התנהגויות חדש, לא רק לשימוש בטכנולוגיות חדשות. העדיפות הראשונה היא למעורבות אנושית.
פראצי אומר שפערי ההתנהגות שמפריעים לצוותים הווירטואליים להשיג את יעדיהם מתחלקים לשלוש קבוצות:

1. ייסוד כללים לניהול תקשורת וירטואלית.
• אנשים בצוותים רגילים נוהגים לספר זה לזה לפני שפגישות מתחילות על חוויות והצלחות בחיים האישיים ובעבודה. זה לא קורה כל כך בצוותים וירטואליים. אנשים הם יצורים חברתיים והם צריכים להרגיש מחוברים. שיתוף אישי הוא אחת הדרכים היעילות ביותר ליצור קשר, אך היא גם הדרך שנוטים לא להשגיח בחשיבותה. בדיקת נוכחות בתחילתה של פגישה וירטואלית היא דרך טובה להתגבר על הבידוד והמרחק זה מזה.
• אל תאפשרו מולטיסקינג בפגישות. מחקרים רבים מראים ש-90% עושים דברים נוספים בפגישות ועידה, לפעמים גם משימות שמתבצעות במטבח ובשירותים. כדי ליצור שיתוף פעולה חשוב שכולם יהיו נוכחים מנטלית – כדאי למנהלים לדרוש מעובדיהם הווירטואליים לא להתעסק בשום דבר אחר, גם לא כזה שקשור בעבודה, בזמן פגישה.
• צמצמו את השימוש בכפתור ההשתקה. כשכולם נשמעים יש יותר סיכויים לשיתוף ומעורבות. השקט פוגע בערך החיבור שנוצר, למשל על ידי צחוק משותף.

2. קישור בין יעדים אישיים ויעדים מקצועיים.
• מנהלים נוטים לחשוב שהפרויקט שבו מושקע העסק הוא גם הדבר שנמצא בראש מעיניהם של העובדים. זה לא נכון. לעובדים יש יעדים משלהם, וככל שהמנהלים יוכלו להתקרב אליהם, כך תגדל המעורבות. אפשר למשל לחבר בין הצלחת הפרויקט לקידום של העובד לתפקיד שמעניין אותו.
• יש משמעות גם למאזן חיים עבודה. אם בזמן שיחה תינוק בוכה, הכלב נובח או מישהו מצלצל בדלת, לא צריך להעיר על כך, אלא פשוט לקבל את זה כחלק מהסדר העבודה. פראצי אפילו ממליץ להתעניין ולשאול למשל שאלה שקשורה לכלב או מה שלום התינוק. זה יחזק את הקשרים בתוך הצוות.
• העבודה נעשית הגיונית יותר כאשר כל דבר נעשה בזמן הנכון. אם צריך לקחת את הילד לרופא שיניים אחר הצהריים ולהתקשר ללקוח מחו"ל בלילה – אז זה מה שצריך להיות.

3. חיזוק מערכות היחסים כדי לאפשר את הפתיחות הנדרשת לשיתוף פעולה של ממש.
• כולנו מכירים את המצב שבו השיחות האמיתיות מתחילות רק לאחר שהפגישה מסתיימת. לא כדאי לכם להיות אותם מנהלים שגורמים לעובדים שלהם להרגיש שהם לא יכולים להתבטא. גם בצוותים שעובדים באותו מקום קשה ליצור פתיחות ועל אחת כמה וכמה בצוותים וירטואליים. אבל אל תטעו – פתיחות היא הסמן מספר 1 לתפוקה.
• מנו בכל פעם מישהו אחר לנהל את הפגישה וודאו שכולם מדברים.
• עודדו את האנשים שאומרים לא, את אלה שאינם חוששים לומר את דעתם גם כאשר נראה שכל האחרים מסכימים לגבי הנושא הנידון.