עיצוב חלל העבודה האידיאלי עובר כל העת גלגולים שונים, בהתאם לרוח התקופה. אחת ההשפעות של העידן הדיגיטלי, המאופיין בטלקומוניקציה ושיתוף מידע, על התקשורת בין העובדים ועל אופן עבודתם, הנו חשיבותו הפוחתת של עמדת עבודה קבועה. בהתאם, מקום העבודה המודרני נדרש לתכנן את המרחב באופן שייצור הפרייה ויעודד סיעור- מוחות.
בעבר סברו כי הקיוביקל (בעברית: "תא עבודה") אשר היה נפוץ משך שנים ארוכות בארגונים רבים, ובחלקם עד היום הנו התשובה. המצאתו של רוברט פרופסט בשנת 1968, נבעה מן הרצון להגדיל פרודוקטיביות העובדים, מתוך הנחה שהשטח המוגדל בו הם שוהים יאפשר מחד את פרטיות הנדרשת, אך עם זאת יתרמו להגדלת השיח וסיעור- המוחות ביניהם הודות לקרבה הפיזית.
עם זאת, החזון של פרופסט לא התגשם, כאשר במרוצת השנים הקיוביקל הפך בעיקר לשיטה לניצול מרבי של שטח נדל"ן אשר התבטא בדחיסת עובדים גדולה במקום אחד, שדמו לשורת כלובים מודרניים אשר האטו את הפרודוקטיביות ואף איימו על בריאות העובדים. במקום לחשוב מחוץ לקופסה, נראה היה שהעובדים לכודים בתוך קופסה, פיסית ומנטלית.
את מקומו של הקיוביקל בשנים האחרונות החליף חלל העבודה המשותף (open space) בו אין עוד מחיצות, במטרה לעודד יצירתיות ושיתוף פעולה בין העובדים. אחת הסיבות לשינוי הייתה בשל הטכנולוגיה המתקדמת המאפשרת לעובדים לעבוד מכל עמדה ואף מהבית, ובכך מייתרת את הצורך בשולחן עבודה קבוע. כאשר העובדים יכולים להסתובב בין העמדות השונות, הם הופכים משתפי פעולה יותר בזכות עידוד דו שיח, ומספק מגוון הזדמנויות ליצירתיות וחדשנות. שם המשחק הוא גמישות ושיתוף פעולה, במקום עמדה אישית.
ברניס בושר מחברת Jones Lang LaSalle, העוסקת בשירותים מקצועיים וניהול השקעות, הסבירה באתר משאבי האנוש HR.BLR.com כי לתפישתה, על מנת להגיע לתוצאות העסקיות הטובות ביותר בעידן הדיגטלי, יש ליצור סביבת עובדה שתומכת בבחירה, שיתוף פעולה וגמישות.
צוות האסטרטגיה בארגון שבו היא עובדת הגה עקרונות בתכנון מקום העבודה המשפרים תוצאות עסקיות, מעודדים תרבות ארגונית שמתאפיינת בלכידות ומקדמים יעדים ארגוניים נוספים.
להלן מספר טיפים מנחים שהעניקה ליצירת מקום עבודה מפרה:
- אימוץ התפישה כי עבודה היא פעולה, לא מקום
בעת תכנון מרחב העבודה, עליכם להשתחרר מן התפיסה הקושרת בין יחס המ"ר למספר העובדים, אלא להתמקד ביחס בין גובה ההכנסות לבין מספר העובדים. - עיצוב מקום עבודה כ"שכונה"
המודל המסורתי שבו לכל אדם יש שולחן עבודה אחד אינו משרת בצורה הטובה ביותר עובדים בחברות- ידע. כיום מקומות העבודה הפוריים ביותר מעוצבים כ"שכונות" לא טריטוריאליות שמוגדרות על ידי פונקציה. מקומות עבודה כאלה מספקים מגוון של סביבות, כולל אזורים לפגישות רשמיות, אזורים משוחררים יותר לסיעור מוחות, תחנות IT ומרחבים פרטיים – כל אחד מיועד למשימות מסוג שונה. - חשיבה מחודשת כיצד לנצל היטב את שטח העבודה
מודל "הבעלות" שבו מוקצה מקום לכל עובד כבר אינו בר-יישום, בהתחשב בכך שכ-50% מעמדות העבודה יהיו ריקות מאדם ביום ממוצע בחברה טיפוסית. בצפון אמריקה ובאירופה התחלקות במשרה, טלקומוניקציה ופגישות וירטואליות הקטינו משמעותית את שטחי המשרד המצויים בשימוש. מקום ריק מיתרגם לשטח נדל"ן שאינו מנוצל דיו ולסביבת עבודה פרודוקטיבית פחות. - הגדלת אפשרויות בחירה של פינות עבודה
חברות צריכות למצוא את האיזון הנכון בין תמיכה באדם יחיד, לבין תמיכה בצוות. כאשר לעובד ישנה שליטה רבה יותר על מקום העבודה ואופן העבודה, יש לאפשר לו את האפשרות לבחור את החלל שמתאים ביותר למשימה שבה הם עוסקים באותו זמן. בזכות יצירת אזורים שמאפשרים עבודה שקטה או חשאית ואחרים המיועדים לפגישות פנים אל פנים ממשיות או וירטואליות, מקום העבודה יכול לקדם הפריה הדדית, מעורבות עובדים ותחושת קהילתיות. למרותש שהדבר נשמע משולל היגיון, עובדים שנהנים מאוטונומיה רבה יותר, הם לרוב עובדים מעורבים ונאמנים יותר לארגון, גם אם אין לכל אחד מהם עמדת עבודה משלו. - מרחבי עבודה גמישים מיתרגמים לעבודה זורמת
כשהכלכלה משתנה במהירות, ארגונים המתאימים את עצמם לכוחות השוק והכלכלה, והמיישמים מודל מרחב עבודה גמיש, נהנים מיתרון מכיוון שהתרבות שלהם מכוונת לזרימה. כאשר אנשים ויתרונות הנוחות שמעניקה הטכנולוגיה נמצאים יחד בסנכרון מתמיד, החדשנות בארגון גוברת ופיריון העובדים גדל בהתאמה.
