מודל המשרד הפתוח
הצורך המוגבר בשיתוף פעולה בשילוב החיסכון בעלויות שסביבות העבודה הפתוחות מאפשרות, הופך אותן למנצחות עבור מעסיקים ועובדים כאחד.
סביבת העבודה הפתוחה הינה אולטימטיבית – היא עוסקת בתאים פתוחים במשרד, וכאשר עושים זאת בצורה נכונה, ניתן ליצור פתרון אופטימלי לחברות צומחות.
תוכנית המשרד הפתוח הפכה במהרה למועדפת אצל עובדים בני דור המילניום, מעסיקים, מנהלים, חברות סטארט-אפ, חברות טכנולוגיה וחברות מסורתיות. כיום, ב- 70% מהמשרדים בארה"ב יש סוג כלשהו של תוכנית משרד פתוח, אך זה לא אומר שזה מקובל ומוערך על ידי כל העובדים.
כמעט מחצית מהעובדים במרחב עבודה פתוח הרגישו לא מרוצים בשל חוסר פרטיות, ו -40% מתחו ביקורת על חוסר הפרטיות החזותית. חברות חדשניות לקחו את המשוב הזה, ושינו את סביבת העבודה הפתוחה שלהן כדי לאפשר פרודוקטיביות מוגברת מבלי להקריב את הפרטיות והפרטיות של העובדים.
הקמפוס החדש של פייסבוק, המהווה כיום את תוכנית הקומה הפתוחה הגדולה ביותר בעולם, הוא חדר יחיד בגודל 10 דונמים, עם ריהוט נעים ו -3,000 מהנדסים. העובדים, כולל המנכ"ל מארק צוקרברג, יושבים כל אחד מהם על שולחן ה- 5ft שלהם, בתוך תא עם 5 עובדים נוספים. חדרי ישיבות קטנים מפוזרים על פני השטח והעובדים מעודדים להשתמש באוזניות כאשר הם צריכים להתמקד במשימה.
אחד מסביבות העבודה הגמישות של Google : Google Garage, מאפשרת לכתוב על קירות ושולחנות, והכל מוצב על גלגלים כדי לאפשר שינויים בקלות. Google מאמינה כי המפתח לשביעות רצון העובדים הוא לספק להם מגוון רחב של יישומיים באותה סביבה עבור פעילויות שונות. ל- Google יש חדרי ישיבות רשמיים ולא רשמיים, ואפילו פתחו אזורי מתיחות ויוגה, התומכים במטרה לספק לעובדים סביבה מהנה ולא היררכית המעודדת פרודוקטיביות וחדשנות.
סיטיגרופ שיפצה לאחרונה את משרדיה במנהטן ועלתה לתהילה באמצעות הבחירה היומית של מקומות ישיבה על ידי עובדים. אפילו למנכ"ל החברה אין שולחן או משרד ייעודי, דבר התומך במטרה של אינטראקציה משותפת יותר.
חברת GlaxoSmithKline חוסכת 10 מיליון דולר בשנה הודות לשטח העבודה הפתוח שלה. החברה ברחה מהמקום שהוקצה לה, ומאפשרת לעובדים להזמין מקומות ישיבה לפי הצורך, אשר חוסכים בהוצאות האנרגיה והשכרה.
אז איך חברות אלו השיגו כזו הצלחה כזו עם תוכניות משרדים פתוחים? הם משתמשים בפתרונות יצירתיים כדי לספק סביבת עבודה מתאימה לכל העובדים והמשימות.
טיפים למעסיקים ביצירת סביבת עבודה פתוחה:
צרו סביבה המסייעת לכל סגנונות העבודה. סביבת עבודה פתוחה צריכה לכלול תחומים פרטיים למחצה, פרטיים לגמרי, וקלים להתאמה, אליהם העובדים יכולים ללכת כדי למנוע הסחות דעת, לקיים פגישה או לנהל שיחה פרטית. זה הכרחי להצלחת תוכנית משרד פתוח. יש להיות גמישים ולאפשר לעובדים לעבוד מהבית לפי הצורך. סוגי התאמות אלה תומכים בחשיבה מרוכזת, עמוקה, ומביאים בחשבון גם את המופנמים וגם את המוחצנים.
הגדירו את הטון מלמעלה. חשוב להוביל על ידי דוגמה. מנהלים צריכים לעבוד לצד עמיתיהם במשרד הפתוח, לא מאחורי דלתות סגורות או בחדרים נפרדים. זה שולח מסר ברור על מחויבות המנהיגות לסביבת תוכנית הקומה הפתוחה.
קבעו כללי משרד. חשוב לפתח תרבות של שקט. ליישם כלל שישמש אות אוניברסלי "לא להפריע" כאשר העובד צריך להתמקד במשימה מסוימת או פרויקט מסוים. זה מקטין את הסיכוי של העובדים לאבד את המיקוד, ומאפשר להם לדעת שזה בסדר לחסום את הסחות דעת לפי הצורך. עודדו שיחות באזורים משותפים או בחדרים פרטיים ומנפו כלי צ'אט לאפשרויות תקשורת שקטות אחרות.
שמרו על ערוצי תקשורת רשמיים. אל תניחו שאנשים ישמעו, או יצטרכו להתרגל להקשיב לכל השיחות, כדי לקבל את המידע הדרוש להם. תקשורת פורמלית עדיין הכרחית, לא משנה איך המשרד בנוי פיזית.
