ערכת גיוס – הכינותי מבעוד מועד

לכל ענף מקצועי יש 'ארגז כלים' ייעודי לתחום, בין אם זה תיק רופא או מכונאי, לכל תחום יש כלי מלאכה יסודיים.

ארגז הכלים של מנהל הגיוס צריך להכיל בתוכו תבניות מסמכים (Templates), כולם מסמכי חברה ממותגים (קרי עם שם החברה והסמל המסחרי שלה), לכל אחד מהשלבים ו/או התרחישים השונים בשלב הגיוס. המסמכים כולם צריכים להיות נגישים לכלל עובדי מחלקת הגיוס, בתוך תיקיות מסודרות לפי נושאים, כך שיהיה קל לאתר אותם ולעשות בהם שימוש אחיד בכל עת.

הגדרת משרה
הכינו תבנית סטנדרטית להגדרת המשרה עבור המנהלים המקצועיים כך שיהיה להם קל ופשוט להגדיר לבדם את התפקיד בצורה כמה שיותר ייסודית וממוקדת.

מודעת דרושים / סדרת מודעות דרושים
כדאי שתהיה לכם לפחות מודעת דרושים אחת סטנדרטית. אם אתם ארגון שמגייס למגוון מחלקות, אפשר ליצור מודעת דרושים סטנדרטית לכל תחום או לתפקידים המבוקשים ביותר.

מכתב למועמד לאחר הגשת מועמדות 
מועמד שפנה אליכם בנוגע למשרה דרך אתר הבית, דרך המדיה החברתית או אתרי דרושים וכיו"ב, רוצה לדעת שקורות החיים שלו הגיעו בהצלחה. כדי לחסוך אי ודאות את שיחת הטלפון (המיותרת) לווידוי קבלת קורות החיים, הכינו מבעוד מועד טופס שמודה למועמד על פנייתו לחברה וכי במידה ותמצא התאמה, נציג גיוס יחזור אליו בקרוב.

מכתב למועמד שנקבע לו ריאיון עבודה
ראיונות עבודה נקבעים בשיחת טלפון במרבית המקרים ולכן מומלץ לשלוח למועמד מייל מפורט עם כל הפרטים הרלוונטיים לריאיון: שם חברה, תיאור התפקיד, תאריך הריאיון, שעה, כתובת, קומה או מספר חדר, שם העובד או העובדים איתו/איתם הוא נפגש, מה עליו להביא, כיצד עליו להתכונן ואפילו – כמה זמן יארך הריאיון והאם הוא יידרש לעבור מבחנים או מבדקים כל שהם במסגרתו.

מכתב דחייה
המועמד שלא עבר את אחד השלבים והפך להיות 'לא רלוונטי' מבחינתכם עדיין לא יודע מה קורה איתו והוא מצפה לתשובה בדריכות. זה רק הוגן להודיע לו שהוא איננו מועמד כמה שיותר מהר כדי לאפשר לו להמשיך בחיפושיו. כמו כן, מומלץ להוסיף מכתב שאומר שהחברה שומרת לעצמה את הזכות לפנות אליו בעתיד, באם תתפנה משרה התואמת את כישוריו.

מכתב סיכום ריאיון/שלב
מועמדים אשר נמצאים בתוך תהליך גיוס בחברה לא תמיד יודעים 'מה קורה איתם'. הם לא יודעים אם הם צלחו את הריאיון או את המבחן ואם כן, מה זה אומר? מה השלב הבא? אם יש לכם תהליך גיוס קבוע ומסודר (כמו ריאיון טלפוני, ריאיון משאבי אנוש + מנהל אישי, מבחנים טכנולוגים, מבחן אמינות, ראיון ממליצים, ריאיון מנכ"ל וכיו"ב), הכינו מכתב שמסביר את התהליך כדי שהמועמד ידע לקראת מה הוא הולך, לרבות לוחות זמנים משוערים. *שלב זה נחוץ היות שיש פערים משמעותיים בין תהליכי הגיוס (מספר השלבים ואורך התהליך) בין חברה לחברה.

שאלון לריאיון עבודה
מסמך זה משמש אתכם, אנשי הגיוס, ומסייע לכם להתכונן היטב לריאיון העבודה כך שתשאלו את השאלות הנכונות ותציפו את הנושאים הנכונים בהתאם לדרישות התפקיד ולקורות החיים של המועמד שלפניכם.

שאלון לריאיון ממליצים
זמנם של המנהלים הוא יקר וכדי להוציא את המרב ממנהל ממליץ, צריך לתכנן היטב את הזמן המדוד שיוקדש לכם. לכן, חשוב להגיע עם מסמך מסודר המכיל סדרת שאלות סגורות ושאלות פתוחות.

הצעת עבודה
מהרגע שהארגון בוחר במועמד ועד שזה הופך עובד חברה מן המניין, יש 'שטח אפור'. הצעת עבודה בעל פה היא הצעד הראשון אבל היא צריכה להיות רק הקדמה למכתב התקשרות רשמי. מומלץ לנסח מכתב המיידע את המועמד שהוא התקבל לעבודה, אשר מכיל פרטים כלליים על התפקיד, תחילת עבודה, שכר, תנאים וכיו"ב. ניתן לקרוא את מאמר השלם בנושא הצעת עבודה למועמד באתר הבית.