ארגונים חוזרים לשגרה מלאה, ולמרות זאת, כצפוי, רבים ממשיכים לעבוד מביתם, גם משום שהם עצמם מעדיפים להמשיך לעבוד מהבית וגם משום שהארגון מעדיף להמשיך להעסיקם מהבית על אף האתגרים הכרוכים בכך. לאותם שכירים שעובדים מהבית, הארגון צריך לספק פתרונות לאתגרים איתם הם מתמודדים ושנובעים מעצם העבודה מרחוק.
להלן 4 אתגרים ופתרונות אפשריים לעבודה מהבית:
1. אי נוחות פיזית במשרד הביתי:
כאשר מעסיק רוכש עבור עובדיו כסאות ושולחנות הוא בדרך כלל שם דגש על ארגונומיה. בכך, הוא מאפשר לצמצם את הבעיות הנובעות מאי נוחות פיזית, שעלול להוביל לאובדן פרודוקטיביות.
אלא שלעובדים מהבית, לא תמיד יכולים להרשות לעצמם רכישת ציוד ארגונומי, דבר שעלול להוביל לאי נוחות שתוביל לפגיעה בתפוקה.
פתרון (לפחות חלקי) יכול להיות בהדרכת העובדים מהבית לגבי אופן ישיבה נכון, מיקום המסך וחשיבות כיוון אור היום הנכנס מהחלון, או כיוון אור המנורה בחדר העבודה.
בארגונים גדולים שיש להם תקציב מתאים, כדאי לרכוש עבור העובדים השכירים שעובדים מהבית ציוד ארגונומי. בסופו של דבר הארגון התועלת לארגון תעלה על העלויות הודות לתפוקה הגבוהה יותר של העובד, כמו גם מידת המחוברות והנאמנות שלו לארגון שדואג לרווחתו ולנוחותו.
2. בעיות בעבודת צוות ושיתוף פעולה:
ההפרדה הפיזית בין חברי הצוות, והתלות של העובד מהבית בעובדים אחרים המרוחקים ממנו עלולים לגרור תקלות בשיתוף הפעולה.
במקביל, עובדים מהבית מפסידים את שיחות המסדרון. מפגשים אקראיים במסדרונות החברה, במטבח וכד. שיחות אלה עשויות להיות פוריות ולהניב רעיונות חדשים. אתגר זה עלול להשפיע לרעה על מידת החדשנות של הארגון.
כדי לפתור את הבעיה כדאי להתקן טכנולוגיות מתקדמות לשיתופי פעולה בין עובדים. מדובר בפתרונות תוכנה שממלאים תפקיד מרכזי בשיתוף פעולה מרחוק.
בנוסף, יש לצייד את העובדים גם בפתרונות חומרה יעודיים, כמו למשל צגים המותאמים לשיחות ועידה בווידיאו, מחשבים שיכולים לעבודה בקיבולת גבוהה ובמהירות גבוהה, וכד.
3. בעיית גישה לתוכנות ולמאגרי מידע ארגוניים:
בסביבה המשרדית קל לשלוט על הגישה לתוכנות. זה אומר שהארגון יכול להבטיח שכל העובדים יכולים להשתמש בכלים הדרושים להם כדי לבצע את עבודתם.
אבל כאשר מנהלים צוותים מרוחקים, עלולות להתפתח בעיות פוטנציאליות, כאשר לעובדים מסוימים אין גישה לתוכנה הנכונה, או כאשר עובדים שונים משתמשים בגרסאות שונות, מה שמוביל לבעיות תאימות.
פתרונות תוכנה מבוססי ענן יכולים לעזור לספק עקביות בשימוש כל עובדי הארגון שיש להם גישה. פלטפורמות ענן מספקות פתרון מקיף לאסטרטגיה מרכזית של שיתוף מידע שהינו חיוני להצלחת צוותים מרוחקים.
4. בעיות אבטחת מידע הנובעות מעבודה מרחוק:
הגישה מרחוק של עובדים שעובדים מביתם, לעיתים מהציוד הפרטי שלהם, עלולה להציב את הארגון בפני מגוון איומי אבטחת מידע, החל בווירוסים, תוכנות זדוניות ותוכנות כופר, דרך התחזות ועד צורות אחרות של תקיפות סייבר.
לכן, בכל המחשבים המשמשים לעבודה מרחוק הכרחי להתקין תוכנת אנטי-וירוס עדכנית. ניתן להשתמש ב-VPN בעל גישה מרחוק, כדי להצפין את התקשורת שעוברת בין מכשירי העובדים לרשת החברה.
יש לספק לעובדים מביתם הדרכה על בסיס קבוע, לצורך העלאת המודעות לנושא אבטחת סייבר, ויש לאמץ מדיניות של סיסמאות חזקות.
במקרים מסוימים, עדיף להשקיע במחשבי עבודה ייעודיים שיסופקו לעובדים, במקום לאפשר להם להשתמש במחשבים הפרטיים שלהם.
