"הכנת תכניות עבודה שנתיות הינה עניין טריוויאלי וסטנדרטי, כאשר בכל הארגונים מכינים תכניות עבודה, כולל בתחום הגיוס. הבעיה הקיימת ברוב הארגונים, ושבגללה למעשה נמנעים ארגונים רבים מבניית תכנית גיוס, היא שברוב הארגונים חלים במהלך השנה שינויים רבים ותכופים בשל הצרכים המשתנים כל הזמן. כתוצאה מכך, מערך הגיוס חייב להתאים את עצמו בתדירות גבוהה, לצרכים ולתנאים המשתנים. המשמעות בפועל היא שמערך הגיוס נאלץ לעבור במהירות ממצב של גיוס אינטנסיבי לתהליכי פיטורים או הקפאת גיוסים" – כך אומרת שלומית בן דוד, מנהלת משאבי אנוש בחברות הייטק גלובליות, בראיון לקראת הרצאתה בנושא תכנון שנתי של מערך הגיוס, בכנס מקורות הגיוס השנתי שייערך בכפר המכביה ב-29 באוקטובר על ידי HRus בשיתוף עם HRD.
לדברי בן דוד, התוצאה היא שפעמים רבות מערך הגיוס לא רואה טעם בתכנון קדימה כי ממילא התכנית אינה יוצאת אל הפועל בשל התנודות החדות בצרכי הארגון. כך קורה שרבים הארגונים המאמצים גישה לפיה אין צורך לתכנן דבר.
"גישת הזרימה הזו היא מאוד בעייתית ופוגעת ביכולת של מערך הגיוס לתת מענה לצרכי הארגון", היא מסבירה. "היא הופכת את הגיוס למשהו שהוא אד הוק, כאן ועכשיו, ולא מקצועי מספיק. מערך גיוס כזה לא מצליח לענות על הצרכים, משום שהוא לא מצליח לגייס את כמות העובדים שהארגון זקוק להם, ולא את העובדים באיכות שהארגון צריך. כתוצאה מכך, הארגון לא מצליח לעמוד ביעדים העסקיים שלו, והרי בסופו של דבר מערך הגיוס אמור לאפשר לארגון לעמוד ביעדים העסקיים".
אם כך, כיצד ניתן לפתור את הפרדוקס הזה?
"נקודת המוצא היא שהשינוי הוא הנתון היחיד שניתן לצפות אותו מראש. כאן נשאלת השאלה אילו כלים יש לנו כאנשי מערך הגיוס כדי לבנות תכנית עבודה שנתית שתשרת אותנו היטב, גם אם במהלך השנה יתרחשו שינויים, ולמעשה תאפשר לנו לתת מענה מקצועי לצרכי הארגון.
"התכנון מאפשר לנו קודם כל לעצור את המרוץ ולבחון היכן אנחנו עומדים בסביבה העסקית שהארגון שלנו נמצא בה. אנו בודקים מהם האתגרים, היכן נקודות החוזק ונקודות התורפה, והיכן אנחנו ממוקמים ביחס לשוק שאנחנו פועלים בו מבחינת תכנון כוח העבודה, ההיצע והביקוש בתחום שלנו. דבר נוסף שהתכנון מעניק לנו הוא ביצועים טובים יותר בגיוס, תוך התאמת התוכניות לצורך נתון ברגע מסוים או בתקופה מסוימת".
מה נדרש לצורך התכנון?
"כדי לתכנן יש צורך לאסוף מידע על אופן ביצוע התכנית העסקית וכיצד היא משפיעה על מצבת כוח האדם של הארגון: לאילו משרות נזדקק, לאילו תפקידים, באילו תחומים חדשים ועוד. זהו יעד שיש לאסוף אותו מתוך הארגון ומחוצה לו. איסוף המידע מתבצע באמצעות דיאלוג מקצועי עם המנהלים המגייסים. לדוגמה, בתוך הארגון יש מידע רב שיש לאסוף לגבי גיוסים בעבר, ולכן יש לבצע ניתוח נתוני גיוס מהעבר לצורך הפקת לקחים. המידע שיש לאסוף מחוץ לארגון הוא על מתחרים בתחומים כמו למשל סקרי שכר, מצב היצע וביקוש לעובדים בתחום הספציפי שהארגון עוסק בו, וכד'.
"לאחר איסוף הנתונים והסקת המסקנות בונים פלטפורמה לבניית תוכנית עבודה מותאמת, שצריכים להיות בה 4 מישורים: תשתיות העבודה בגיוס עובדים (כמו למשל מערכת לניהול מועמדים), מקורות הגיוס, תהליכי גיוס, וצוות הגיוס. על גבי הפלטפורמה הזאת בונים את תוכנית העבודה, וממנה (מהתוכנית) גוזרים את התקציב שבמסגרתו נוציא את התוכנית לפועל, וזו למעשה המטרה. תכנית העבודה היא למעשה מעין שלד, כאשר במהלך השנה משתמשים בה כבפלטפורמה העומדת בבסיס העבודה השוטפת, ועליה ניתן לבצע את השינויים הנדרשים במהירות, ביעילות ובמקצועיות.
"לצורך הדוגמה, אם קיימת תכנית לגיוס מאסה של עובדים בתחום מסוים, ניתן להשתמש בה לצורך גיוס מאסה בתחום אחר. אם אנחנו יודעים שברבעון הרביעי של השנה הפיסקאלית בדרך כלל הארגון עוצר גיוסים, ובתכנית העבודה מייעדים לתקופה זו עבודה תשתיתית, ניתן לעשות שימוש בתכנית זו אם יש לפתע הקפאת גיוסים בלתי מתוכננת ברבעון השני".
לחצו לצפייה בתכנית כנס הגיוס השנתי
