ההשקעה במרחב המשרדי גדלה, אך גדלה גם העבודה הגמישה, מה שאומר שרק לעתים רחוקות המשרדים נמצאים בתפוסה מלאה. מוצר חדש יכול לעזור לארגונים להבין מה בדיוק הם צריכים.
אף שיותר ויותר ארגונים תומכים בעבודה גמישה ובעבודה מרחוק קיים מצב של תשלום מבוזבז על מרחב משרדי עודף, כותבת קת' אוורט (Cath Everett) מ-Personnel Today. על פי חברת Condeco Software, חברות בלונדון (שבה מן הסתם הנדל"ן יקר במיוחד) משתמשות רק ב-38% עד 46% משטח משרדן הכולל, כאשר המספרים מגיעים לשיאים שבין 58% ל-66% בכל יום. את הבזבוז ניתן לחשב, וחישוביה של קונדקו מראים ששולחן עבודה מנוצל עד תום בבירת בריטניה עולה לעסק 10,000 עד 15,000 פאונד בשנה, ולדבריהם אין לעלות כזאת היגיון פיננסי.
אך באותה עת, העבודה הגמישה נמצאת בעלייה. סקר של 2,000 דירקטורים שבוצע על ידי חברת הייעוץ לגיוס Robert Half מצביע שרמות ההעסקה הגמישה עלו ב-37% בשלוש השנים האחרונות. אולם לשינוי אין השלכות על השקעותיהן של חברות נכסים, כך על פי חברת הנדל"ן Cushman & Wakefield, שמצאה בשנה שעברה שכמות שטח המשרד המנוצלת בלונדון עלתה ב-44% ל-2.5 מיליון מ"ר – העלייה הגדולה ביותר מאז שהחל המיתון.
מה קורה בחדר הישיבות שלכם?
לינדה לווה, מנהלת השיווק בקונדקו, מסבירה: "די הרבה חברות הפחיתו את כמות הנדל"ן שהייתה להן לפני חמש שנים, ולכן כעת כשהכלכלה צומחת, הן חוזרות להגדיל אותה שוב. אך חלק עושות זאת בצורה לא מושכלת, בהתבסס רק על מספרים ועלייה בספירת ראשים בגלל שאינו מבינות כיצד המרחב הנוכחי שלהן מנוצל."
לקונדקו יש מוצר חדש שעשוי לעזור לארגונים להבין כמה מרחב הם צריכים. המוצר כולל רשת חיישנים אלחוטיים, כל אחד מהם בגודל של טלפון נייד וממוקם בנקודה אסטרטגית במשרד – שולחנות עבודה, חדרי ישיבות ואזורי מנוחה. המכשירים מבצעים יותר מ-1,400 קריאות ביום על מנת לגלות עד כמה אתרים נתונים מנוצלים ובמקרה של חדרי ישיבות, כמה אנשים נכנסים לתוכם. כך יכולות החברות לאגור עדויות על כמות החללים הנדרשת ובאיזה גודל כדאי שיהיו. הנתונים מראים את המידה שבה נכסים, מרחבי עבודה, קומות או בניינים מנוצלים, והם מוצגים בצורה גרפית דרך פורטל מקוון.
משאבי האנוש יכולים להשתמש במידע זה כבסיס לתכנון מקום העבודה יחד עם מומחים מתחום ניהול נכסים ומחלקות רכש, ובאופן זה ניתן לחסוך למעסיק לא מעט כסף.
חלק מהפתרונות הינם הפיכת אזורי משרדים לאזורים פתוחים, מעבר לנקודות עבודה גמישות, צמצום והסבה של אזורים לא מנוצלים ועוד… אז מה המצב בארגון שלכם? האם המשרד גדול או קטן לצרכים האמתיים של הארגון? ככל הנראה בעתיד נראה יותר ויותר פתרונות בתחום – ואולי, אם אתם מתכננים מעבר למשרדים חדשים, או פתיחה של משרדים נוספים, כדאי לכם לשקול בחינה של כלים מסוג זה לניצול נכון יותר של סביבת העבודה ולנתינת ערך גבוה יותר לארגון מצד משאבי האנוש.
