אמצעי מעקב במקום העבודה אינם דבר חדש. מעסיקים משתמשים ברכיבי חומרה ותוכנה שהולכים ומשתכללים וכן במצלמות מעקב כדי לנטר את פעילות עובדיהם. האמצעים האלה עשויים לצמצם סיכון לגנבות ציוד ולשימוש לא רצוי במחשבים, בנתונים ובתשתית התקשורת של הארגון, אבל יש לכך מחיר. התחושה של העובדים שכל מה שהם עושים בעבודה מצולם, מוקלט, נרשם ויכול לשמש כראיה נגדם בעתיד, אפילו אם כל מה שעשו זה לקרוא תגובות לסטטוס בפייסבוק או להיכנס לאתר של המסעדה שתכננו לצאת אליה בערב, לא תורמת לאווירה החיובית בארגון.
הבלוג Workplace Insights מציע למעסיקים רשימה של עשו ואל תעשו בנוגע למעקב אחרי עובדים:
ניטור פעילות העובדים – עשו
נסחו מדיניות ברורה וכתובה היטב
הדבר הטוב ביותר שמעסיקים יכולים לעשות הוא להפיץ מדיניות שמצהירה באופן ברור למה העובדים יכולים לצפות ממדיניות הניטור. המדיניות כוללת מה נמצא תחת פיקוח: דוא"ל יוצא, היסטוריית גלישה באינטרנט, שימוש בתוכנות, מקומות שבהן מוצבות מצלמות וכדומה. וכן היכן ומתי מתבצע הניטור.
הסבירו למה יש צורך בניטור פעילות העובדים
כחלק מהמדיניות הכתובה הסבירו מדוע ניטור הפעילויות עוזר לארגון. ההסברים יכולים להתחיל בצמצום גנבות ולהמשיך למניעת מקרים שבהם עובדים מורידים בטעות וירוסים לרשת של החברה.
תפרו מדיניות שתתאים לצרכים שלכם
קו דק עובר בין פקיחת עין על פעילויות חשובות במקום העבודה לבין הפיכה לאח הגדול, אז בחרו את מערכות הניטור בקפידה כדי לוודא שאינן פולשניות מדי ומגיעות למקומות הלא נכונים. אם עובד שלח ברכת יום הולדת לחבר, אין סיבה שתדעו על זה ולא זה מה שיפגע בתפוקה.
שימו את אחסון הנתונים בעדיפות עליונה
החלטתם לאסוף נתונים מהניטור ולאחסן אותם. משמעות הדבר היא שעליכם לשמור את הנתונים במקום כלשהו, ואותו "מקום כלשהו" צריך להיות מחשב או רשת מאובטחים – בעיקר אם חלק כלשהו מהנתונים מכיל מידע רגיש. הבטיחו לעובדים שרק "מי שצריך לדעת" יקבל גישה לנתונים הללו.
התייחסו למדיה החברתית
אם עד עכשיו לא ניסחתם מדיניות שנוגעת למדיה החברתית, לא כדאי להמשיך להתעכב. יותר מ-90% מהחברות שהשתתפו בסקר חדש של חברת Symantec אמרו שהם התנסו בצד הרע של שימוש עובדים במדיה החברתית. הודיעו אילו שימושים במדיה החברתית מותרים במקום העבודה, אם בכלל. באותה הזדמנות הגדירו איך ומתי העובדים יכולים לכתוב ברשת על החברה, הצוות והעובדים.
ניטור פעילות העובדים – אל תעשו
הגבלת השימוש האישי של עובדים בטלפון הנייד
יש מקרים מסוימים שבהם שימוש אישי בטלפון הנייד צריך להיאסר, למשל, אתם לא רוצים שנהגים ישלחו הודעות טקסט בנסיעה או שדעתם תוסח על ידי הטלפון כשהם עובדים. אך באופן כללי, ברוב המקרים, שיחות בטלפון הנייד והודעות שהעובדים שולחים אינן גורמות נזק משמעותי לחברה ולכן אין צורך רב ביצירת מדיניות שתגביל את השימוש בטלפון הנייד. אם בעיה כלשהי צצה, התייחסו אליה באופן פרטני.
פיקוח על השימוש האישי של העובדים בדוא"ל
אם אתם רוצים להגביל את הגישה של העובדים לחשבונות הג'ימייל או היהאו שלהם, הצהירו על כך באופן ברור במדיניות הכתובה, אך באופן כללי, שימוש סביר, אינו צריך להיות חלק מרשימת האיסורים.
הגבלה גורפת של השימוש באינטרנט
חברות רבות מגבילות את סוגי האתרים שאליהם יכולים העובדים לגלוש דרך הרשת הארגונית. כאן כדאי לבחור בגישה מתונה. העובדים יעריכו חופש מסוים. לדוגמה, אם הם בודקים כתובת של מסעדה, אין בכך סיכון לתפקוד ולתפוקה.
התעלמות מנושאים חוקיים
מצלמות רשת ואמצעים למעקב מיקום נשמעים אולי כמו דרך מצוינת לוודא שהעובדים עובדים קשה, אבל הם יכולים להתנקם בכם אם לא תשתמשו בהם בזהירות. קחו את הזמן כדי ללמוד מה בדיוק האמצעים מסוגלים לעשות, איך הם עובדים והכי חשוב – האם יש סוגיות משפטיות שאתם יכולים למצוא את עצמכם בתוכן בעקבות השימוש בהם. קו דק מפריד בין טיפול סביר באינטרסים של העסק לבין פלישה לחייהם של אנשים.
לדוגמה: מעסיק שרוצה להתקין מצלמה נסתרת בעסק חייב לידע את העובדים – כך לפחות קבע בית הדין בפסיקה. לכן ישנה חשיבות רבה בהכרה והבנה של החוק בנושא לפני ביצוע פעילות.
