תקשורת פנים ארגונית
איך גורמים לעובדים לקרוא את הניוזלטר של החברה? מסקרים ידוע שיש פער בין מה שהעובדים רוצים שיהיה בניוזלטר לבין מה שהמנהלים רוצים שיהיה שם. הראשונים ישמחו למצוא בו תמונות של תינוקות שנולדו, ברכות יום הולדת ותוצאות של טורניר הבאולינג מערב החברה האחרון. האחרונים יעדיפו חומר הקשור לתעשייה וליעילות העבודה בארגון. כדי ליצור ניוזלטר אפקטיבי שייקרא על ידי מירב מועסקים צריך לכתוב אותו בחוכמה ולשקול את האפשרות לשלב בין שני סוגי החומר.
באתר SHRM אספו עצות ממומחים בתחום התקשורת הארגונית. הטיפ הראשון הוא אסטרטגיה. זה נשמע מובן מאליו, אבל לממונה על ניסוח המכתב צריך להיות ברור מה הוא רוצה שהעובדים ידעו ויבינו. לשם כך צריך להגדיר יעדים ואת קהל היעד שאליו מכוונים הנושאים הנבחרים. ייתכן שבחברות גדולות לא כל המידע המופץ בתקשורת הארגונית רלוונטי תמיד לכל העובדים. אם הכנת הניוזלטר מועברת לספק חיצוני, על כותבו להיות בקשר עם הנהלת הארגון או עם אנשי משאבי אנוש ולקבל מהם בריף ברור שיפרט את מטרות הניוזלטר, שהן לא רק לסמן V על המשימה לשגר טקסט לעובדים אחת לחודש.
רוב החברות מפיצות ניוזלטר אלקטרוני. על כל פנים, וזה נכון בעיקר לחברות עם כוח אדם גדול ומגוון, כדאי לאפשר לכל עובד לקבל את הניוזלטר במדיום המתאים לו – בדוא"ל, דרך הסמארטפון או מודפס על נייר, אולי אפילו בדף הפייסבוק שמיועד לעובדי החברה בלבד, אם יש כזה. כשהזמן מוגבל והעבודה מרובה, הן בבית והן בארגון, צריך לספק את חומר הקריאה באופן הנגיש ביותר האפשרי. ההיענות לנטייתו האישית של כל עובד תיידד את הניוזלטר למשתמש ותגביר את ה"הרייטינג".
ניוזלטר בעידן הפייסבוק והטוויטר
מכיוון שרוב הניוזלטרים יוצאים בפורמט דיגיטלי, כדאי לבנות אותם ברוח הזמן. אנשים התרגלו למסרים שנכתבים ב-140 תווים ולקטעי וידיאו של שניות ספורות. הניוזלטר צריך להיות בנוי כך שהוא מעביר את המידע באופן תמציתי ומאפשר לקורא להמשיך הלאה ולהעמיק במה שמעניין אותו.
הניוזלטר צריך להיות מושך. אל תשכחו שהוא מתחרה על הזמן של העובד עם אתרי אקטואליה ורשתות חברתיות. לכן הוא צריך חזית שמציגה את הנושאים בצורה קליטה ומסקרנת, ואת זה משיגים באמצעות קופי מוצלח וויזואליה טובה. אל הפירוט המעמיק מגיעים באמצעות קישורים כמובן. מכאן עולה שהכנת הניוזלטר היא עניין מקצועי לכל דבר.
אם אתם משקיעם כבר בתקשורת ארגונית, כדאי למנף אותה ולהפוך אותה לערוץ דו כיווני. לפיכך הניוזלטר, ולא משנה אם הוא מודפס או אלקטרוני, צריך להיתפס כחלק אחד מתוך מערך התקשורת בארגון. אם הניוזלטר אלקטרוני, ניתן לעקוב אחר אחוזי הפתיחה והקריאה שלו באמצעות תכנות מתאים, אבל דרך טובה יותר למדוד את האפקטיביות של הניוזלטר היא באמצעות איסוף משוב. את המשוב ניתן לאסוף באמצעות טופס שיהיה חלק מהניוזלטר או באופנים אחרים. אם למשל הניזולטר מופיע בפייסבוק, אז אין קל מזה. אך כאמור, הניוזלטר צריך להיות מופץ בפורמטים שונים המתאימים לנטיותיו של כל עובד וגם איסוף המשוב צריך להיעשות באותו אופן – אם על ידי סקר, שאלון שנשלח במייל או עמוד אינטרנט שנפתח במיוחד לצורך העניין.
