חגי תשרי עומדים בפתחנו, וחלק לא מבוטל מהעובדים כבר מתכנן (אם לא כבר תכנן) את החופשה שלו. כמנהלים, המלכוד שלכם הוא ברור: מצד אחד, אם תאשרו את כל בקשות החופשה רוב הסיכויים שזה יפגע בתקינות העבודה. מצד שני, אם תסרבו, תהפכו ל"בוס הרע" – לא תענוג גדול. אז מה עושים?
6 כללים לניהול סוגיית ההיעדרויות בתקופות ה"חמות":
1. מקדימים תרופה למכה – ומבררים מראש
אל תמתינו שהחגים יעמדו בפתח. חודש לפני דברו על הנושא עם העובדים, ונסו להבין את כוונותיהם לתקופת החגים. באותה הזדמנות, הציגו בפניהם את האפשרויות והגמישות מבחינת הארגון.
2. מיידעים את העובדים לגבי הנהלים
העובדים שלכם מכירים את נהלי בקשת החופשים בחברה? אל תמתינו למצב של אי נעימות בו תצטרכו לאכזב עובד שלא ביקש בזמן את תקופת החופש שלו – עדכנו אותם כל הזמן, ויפה שעה אחת קודם – עם תחילת העבודה ולפני כל תקופת חגים.
3. חושבים: כמה אנשים יכולים להיעדר בכל מחלקה?
העובדים שלכם אמורים לדעת (ללא קשר לתקופה זו) את מינימום הנוכחות שצריכה להיות במחלקה שלהם. ידיעה זו תגרום להם לקחת זאת בחשבון לפני קביעת החופשה, ואפילו להתייעץ ולשוחח האחד עם השני טרם תכנונה.
4. נותנים אוויר ל"עובדים חסרי תחליף"
כדאי לקחת בחשבון את העובדה שדווקא בגלל שעובדים אלה אינם ברי החלפה, תפקידם שוחק יותר ומתסכל מהבחינה הזו. הכינו מראש איוש חילופי לתפקידים שלהם, כגון עובד ממחלקה אחרת שידע להחליף במידת הצורך, או אפילו שימוש במיקור חוץ מקצועי.
5. עורכים מעקב קפדני
כדי לא לגלות טעויות משמעותיות באישורי החופשים, כדאי לערוך מעקב של מצבת העובדים בתקופה זו – מי בחופש, לכמה זמן ובאיזו מחלקה. כך יהיה ניתן לאשר או לא לאשר על סמך נתונים, ולא על סמך זיכרון מעומעם.
6. זוכרים שמילה שלכם זו מילה
עקביות בהחלטות חשובה גם כשזה נוגע לאישור ימי חופשה. מרגע שאישרתם חופש של עובד – קחו בחשבון שהוא כבר התחיל לתכנן תוכניות, להזמין כרטיס טיסה או תכניות בילוי עם הילדים. ולכן ברגע שחופש אושר לא כדאי לחזור בכם, אלא אם ממש (אבל ממש) אין ברירה.
ומחשבה אחת לסיום: מה שלא תעשו, קחו בחשבון שלעולם לא תצליחו להיות בסדר עם כולם. לכן, יקל עליכם אם תשקיעו את המאמצים בהגעה לאיזון בין שביעות רצון ומצבת עובדים שפויה.
מאמר זה נכתב ע"י צוות מערכת אתר הדרושים AllJobs לטובת קהילת הגיוס של פורטל משאבי האנוש ומבוסס על ידע ונתונים ממקורות חיצוניים ופנימיים הנאספים ע"י AllJobs.
רוצים להישאר מעודכנים? הצטרפו לקהילת מנהלי הגיוס שלנו בלינקדאין!
