אחת הדאגות הראשיות של משאבי אנוש בארגון המודרני הינה תפוקה. מה מקדם אותה? מה מפריע לה? הכלים הטכנולוגיים שאמורים היו להקל את חיי העובדים שלנו ולעזור להם להספיק יותר בפחות זמן, עושים את ההפך, או לפחות ככה זה נראה בחלק גדול מהמקרים. הדוא"ל הוא אחת הדוגמאות הקלסיות: מצד אחד הוא חוסך פגישות פנים אל פנים ותיאומים טלפוניים אינסופיים, מצד שני, הוא שואב לנו המון זמן ומסיח את הדעת.
ג'ן האבלי לוקוואלדט מאתר PayScale סוקרת שורה של בעיות שטומנת בחובה תיבת הדוא"ל של כל אחד מאיתנו ופתרונות שקשורים לכלי הזה. חלקם קשורים להתנהלות האישית של כל אחד וחלקם יכולים להשתנות על ידי קביעת מדיניות של החברה.
1. יש יותר מדי דוא"ל. סקר של McKinsey&Company שבוצע ב-2012 מצא שעובדים מקדישים יותר משעתיים וחצי ביום להתעסקות עם הדוא"ל. זה מצטבר ל-27 ימים בשנה(!) של בחישה בתיבת הדואר הנכנס. הפתרון: לשנות את הזרימה. כמה חברות, כמו WordPress למשל, ביטלו את השימוש בדוא"ל והן נעזרות במערכות של בלוגים כדי להפיץ מידע לעובדים שלהן. כיוון שהעובדים נרשמים לעקוב אחרי בלוגים שנוגעים לפרויקטים שלהם, הם מכוונים לתקשורת במקום רק להישטף במידע שמגיע מהשולח. ייתכן שפתרון כזה לא יעבוד ב-100% עבור הצוות שלכם כתחליף לדוא"ל, אולם העברת חלק מהשיחות אל מחוץ לדוא"ל מקלה על סינדרום ה"השב לכולם".
2. הדוא"ל יכול לאפשר לאנשים אחרים לתכנן את היום של העובד. בכל חברה יש לפחות כמה עובדים שרואים בדוא"ל משהו שצריך להגיב אליו באופן מידי. ככל שעולים גבוה יותר בשרשרת המזון, סביר יותר ששם תמצא אותם. לרוע המזל, הציפייה שהעובדים יענו מיד לכל דוא"ל היא בלתי מעשית במקרה הטוב והורסת תפוקה במקרה הרע. הפתרון: אמצו שיטה חדשה. מומחים רבים לניהול זמן ממליצים על קיבוץ משימות ועל מענה לדוא"ל רק במשך כמה פרקי זמן שהוקצו לכך מראש בכל יום. כדי לקדם שיטה כזאת בלי להרגיז את הבוס, ודאו שהמנהלים שלכם משתתפים ותקשרו את לוח זמני הדוא"ל שלכם היטב מראש.
3. קשה לקלוט את הטון דרך מילים מוקלדות. קשה מאוד להעביר את טון הדיבור ואת הכוונה בדוא"ל וקל מאוד להבין בצורה שגויה את שניהם. הפתרון: לקרוא לפני ששולחים. לא להקליד כשאתם כועסים! ותנו זה לזה ליהנות מהספק. עד שמישהו ימציא יישום ש"מרגיש" עצבנות וסוגר את האאוטלוק, אנחנו נצטרך להיות שוטרי ההתנהגות של עצמנו. בחרו בקפידה את המילים שלכם ואל תמהרו לקפוץ למסקנות ממילים שכתבו אנשים אחרים.
