"אספר לכם מה קורה אצלנו היום", פתחה רויטל ויצמן, מנמ"רית נציבות שירות המדינה, את הרצאתה בכנס חדשנות בטכנולוגיית HR. "כל מבחן מיון אצלנו מועבר בנייר ועפרון. אין מבחנים ממוחשבים, בסוף אנחנו יושבים ומקלידים אותם למחשב, כאשר ישנה עליה במספר המכרזים ולכן עליה במספר המועמדים. כיום באגף מתקבלות אלפי פניות בחודש, ועובדות בו רק שתי פקידות. יש לנו כלים אבחוניים לא מעודכנים, ומשך זמן ארוך לאיוש משרה. אנחנו מקבלים כ-500 תלונות בשנה שנקשרות לתהליך המיון ולתהליך הסופי במבחנים. לצערי אחוז התלונות המוצדקות הוא גבוה וזה אומר שיש לנו הרבה עבודה".
בנציבות הוחלט לשנות את המצב. ויצמן וגבי אשכנזי, מנהלת אגף בכיר בחינות ומכרזים, הציגו את מודול הגיוס של SAP שבקרוב ייושם ויוטמע בנציבות, מוצר שנקרא "E-RECRUTING" שבאמצעותו תהיה יכולת עבודה מלאה ברשת. מטרת הנציבות: לבצע שינוי תדמית ומיצוב מחדש של האגף.
המעסיק המורכב במשק
קצת נתונים: נציבות שירות המדינה אחראית על כ-65 אלף מועסקים במשרדי הממשלה, מערכות הבריאות, משרדים ויחידות סמך, ב-10,000 עיסוקים שונים. מדובר במעסיק הגדול והמורכב במשק.
נציבות שירות המדינה נחלקת לשני תחומים. התחום הראשון הוא הטיפול בפרט: אחריות על העובדים מרגע המיון והגיוס, קידום, רווחה ומשמעת ועד פרישתם. התחום השני כולל את התקינה, תאורי המשרה והתפקידים, טיפול בתקנות שירות המדינה (תקשי"ר), מניעת הטרדות מניות ועוד.
בשנת 2011 כ-50 אלף אנשים הגישו מועמדות לעבודה בשירות המדינה, מתוכם 43 אלף מועמדים למשרות שאינן זוטרות. ב-2011 פורסמו כ4,500 מכרזים – רובם פנימיים. מאחר שמדובר בעלייה רצינית בכמות המכרזים, פחות עובדים נוידו למשרות אחרות, וישנה עלייה דרסטית בכמות המועמדים.
השינויים בשוק העבודה הביאו גם הם את הצורך בשינוי: כוח העבודה הרב תרבותי, הנגישות למידע – הגשת מועמדות לעבודה באינטרנט, האפשרות לעבודה מהבית, הגיוון בתעסוקה, כניסה לעידן ההון האנושי והמחסור בטאלנטים.
בתהליך השיפור בה החלה הנציבות, הצליחה לקצר את משך זמן האיוש – מתשעה חודשים לארבעה חודשים. "ועדיין המצב רע", אמרה אשכנזי.
גם אנחנו רוצים את הטאלנטים
"החלטנו להציב לעצמנו יעדים: פרופסיונליציה ולא אדמיניסטרציה, מכוונות ללקוח ומתן שירות, יצירת מנגנוני אמון בין האגף ללקוחות, שותפות HRBP.
בתוכנה החדשה שתותאם למערכת הנציבות, כל מועמד שירצה להגיש מועמדות למכרז יוכל למלא שאלון דרך אתר האינטרנט של הנציבות, כשישנו גם קובץ הנחיות למילוי השאלון. במרכז תמיכה אחד הוא יוכל להתעדכן על הסטטוס שלו בתהליך המיון. המשך התהליך יבוצע במכוני מיון חיצוניים.
ניתן יהיה לבצע חיפוש משרה לפי מיקום גאוגרפי, לפי סוג משרה וכדומה, אז יופיעו רשימות המשרות, כולל תיאורי התפקידים והדרישות. מועמד יהיה זכאי להגיש מועמדות למכרז מסוים פעם אחת בלבד, המערכת תזהה אותו ולא תאפשר לו לשלוח מועמדות בשנית.
כל מועמד יוכל לקבל ססמא משלו כדי להיכנס למערכת, ואז הוא יוכל להתעדכן לאיזה מכרזים הגיש מועמדות, לאיזה משרות הוא זומן למבחנים, יהיה לו תיעוד של כל תכתובת ועוד.
לעובדי האגף בנציבות יהיה תיק מרוכז של כל מועמד ועובד, וכל הטיפול יעשה באותה המערכת. מרכז תמיכה שיפעל במסגרת פרויקט מיקור חוץ עבור נציבות שירות המדינה, יתן מענה למועמדים בכל יום עד השעות המאוחרות של הלילה.
"זה יהיה שינוי תפיסתי כולל בנוגע לעולם הגיוס והמיון", סיכמו. "השינוי יביא למיון אחר וטוב, אנחנו עומדים לשנות את פרופיל המועמד, כי אנחנו רוצים את הטאלנטים. השקיפות והנגישות שתהיה למועמד תביא לרכישת האמון כלפי שירות המדינה".
