פעמים רבות כשאתם כותבים מייל לגורם עסקי, אתם מוצאים את עצמכם יושבים זמן רב מול המסך, ולא יודעים בדיוק כיצד להתחיל, או באיזה משפט לסיים. אתם לא היחידים. כולנו מתקשים לנסח מיילים כשמדובר בפניה עסקית, לכן, במאמר זה אצרף מספר משפטים שכדאי לשלב באימיילים מקצועיים, שעשויים להקל עליכם.
יום שמח
כשאתם מתכתבים עם גורמים בחו"ל, אצלם השבוע מתחיל בדרך כלל ביום שני, כדאי להתחיל את האימייל בברכה: "Happy Monday". זוהי ברכה מקובלת לאנשים ששבוע העבודה שלהם נפתח ביום זה. גם בכל יום אחר תוכלו לפתוח את המייל שלכם כך. Happy Tuesday וכד'. זוהי דרך מעניינת לשבור את המתח המקצועי ולשלב ברכה קלילה ונחמדה בתחילת המייל.
מה שאתה בעצם אומר באמצעות הברכה הזו, הוא שאתה עומד לבקש משהו ולא נעים לך לצלול ישירות לתוך העניין וכך אתה למעשה מוודא שהשבוע שלו יתחיל בצורה נעימה. תוכל להוסיף שאתה מקווה שהשבוע שלו התחיל בסדר, ושהיה לו סוף שבוע נעים.
Making sense
כשאתה מבקש משהו מגורם מקצועי בחו"ל ואתה מוסיף במייל את השאלה: “Does this make sense?" אתה בעצם לא באמת שואל. המשפט הזה נועד לסיים בקשה בצורה עדינה יותר, שתציג את הבקשה כהתייעצות ולא כדרישה. כשאתה מבקש לשתף את האדם שמולך במחשבות שלך ומציג את הבקשה כהרהור, הרבה יותר קל להיענות לה ולשתף פעולה.
אתה בעצם אומר לו שזה יהיה רעיון טוב לנוע לכיוון מסוים, ושואף לכך שהוא יאשר זאת ויפעל לטובת העניין. כשאתה רוקד סביב הנושא, לעיתים קרובות אתה תקבל את אותו המשוב שאתה מחפש.
Out of Office
אנשים רבים נוהגים להשתמש בקיצור "OOO" בשליחת תגובה אוטומטית מהמייל, כשהם אינם נוכחים במשרד. קיצור המשפט "Out of Office" ע"י "OOO" יוצר גיחוך ואינו נעים במיוחד. חשבו, האם הייתם אומרים אותו למישהו בקול רם, והאם הוא אינו נשמע לכם צורם. התחושה שאינכם מקדישים משפט שלם לאדם שחיפש אתכם, אלא משגרים כחלופה 3 אותיות בלבד, אינה תחושה נוחה. במקום זה כדאי להקפיד לרשום את מלוא המשפט ואף לציין מתי תחזרו להיות זמינים או היכן ניתן להשיגכם במקרים דחופים. הדבר יוצר תחושה נעימה ומקרבת בהרבה.
משפטי סגירה
משפטי סגירה למייל המשלבים ברכת תודה, מאוד חשובים במיילים מקצועיים. אפשר להוסיף משפטים כגון:
“Thank you for your patience and cooperation”, “Thank you for your consideration”. משפטים אלו מהווים יותר מאשר "תודה, פשוטה. הם מביעים הערכה כלפי האדם השני עבור הקשבתו ושיתוף הפעולה שלו.
מה שהמשפטים הללו מבצעים, הם למעשה משמרים את הקשר העסקי ביניכם ויוצרים אפקט אישי קליל המשתלב בפן המקצועי.
