כיצד מחלקת משאבי אנוש יכולה לעזור למנהלים בענייני משמעת?

אם אתם יושבים במחלקת משאבי אנוש, בטח כבר קיבלתם לא פעם טלפון ממנהל מיואש שרוצה לפטר אחד מעובדיו. הוא מספר לכם שהגיעו מים עד נפש, שהעובד או העובדת מאחרים שלושה ימים בשבוע. אתם, כחלק מחובתכם המקצועית, שואלים בוודאי את המנהל האם שלח מכתב אזהרה לעובד והאם יש לו תיעוד מסודר של ההתנהגות שהפכה עילה לפיטורים, במקרה זה איחורים. פעמים רבות התשובה תהיה שלילית ומכתב שייכתב לעובד בדיעבד עלול להוביל לתוצאות לא נעימות. סטפני האמרוורד מ-blogging 4 jobs מציעה לספק למנהלים כלים שיימנעו מצבים לא נוחים בתהליך פיטורים או משמעת, שגם ככה כולם מעדיפים להתרחק מהם.

קווים מנחים לפעולה במקרים של בעיות משמעת

תהליך הטיפול בבעיות משמעת צריך להיות נקי ממסתורין. יש להשאיר מעט מרווח להתאמות אם המצב מצריך זאת, אבל חוץ מזה ההליך צריך להיות ברור וכזה שפשוט לעקוב אחרי שלביו. יש מן הסתם מצבים חריגים שבהם קווים מנחים לא יועילו, אבל רוב המצבים המחייבים הליכי המשמעת הם די פשוטים וכוללים למשל בעיות ביחס ללקוחות, היעדרויות מרובות או איחורים, ביצועים ירודים וכדומה.

אחת מבעיות המשמעת השכיחות ביותר היא נוכחות. עליכם להחליט מהן אמות המידה של החברה בעניין זה. בהרבה חברות הייטק למשל נהוגה גמישות רבה בשעות ההגעה בבוקר, בעוד שבבתי ספר או מוסדות בריאות אי אפשר להחיל מדיניות כזאת. קבעו כמה פעמים עובדים צריכים לאחר בתקופה נתונה עד שההיעדרויות שלהם ייחשבו לבעיה. קבעו אמות מידה דומות גם לנושאים אחרים – כמה תלונות מלקוחות אתם מוכנים לסבול ברבעון? כמה הפסקות צהריים שהתמשכו מעבר למקובל בחודש יצדיקו מכתב אזהרה לעובד? כמה אי-עמידות בדדליין?
כתבו את הקווים המנחים עבור המנהלים שלכם וספקו להם גם טמפלטים של מכתבי אזהרה כדי להקל עליהם את מלאכת התיעוד. טמפלטים זמינים לא רק מקלים את כתיבת האזהרות, הם גם מבטיחים תיעוד ראוי של כל פעולת "החזרה למוטב" שננקטה.

הכשרה

כדאי לשקול לצרף לקווים המנחים גם הכשרה של המנהלים לטיפול בבעיות משמעת, ביצועים והתנהגות. עברו על התהליכים הנהוגים בארגון שלכם במקרים של טיפול בבעיות אלה וקחו את הזמן ללמוד את ההשלכות של היעדר טיפול נכון בבעיות התפקוד של עובדים. לאחר שהמנהלים הבינו טוב יותר מדוע יש צורך בתיעוד ונתנו לעובדים בעייתיים כמה הזדמנויות לתקן את עצמם, הם יכולים להיכנס לתהליך. ודאו שההכשרה כוללת דוגמאות והזכירו למנהלים שהם צריכים לעקוב אחר סימנים לבעיות אחרות שצריך לטפל בהן. לדוגמה, אם עובד אומר שההיעדרויות שלו קשורות לענייני בריאות, מישהו ממחלקת משאבי אנוש צריך לדבר איתו על זכויותיו החוקיות.

בסופו של דבר…

רוב המנהלים ואנשי משאבי האנוש לא אוהבים להתעסק עם בעיות תפקוד של עובדים. קל הרבה יותר להגיד לעובדים שהם עושים עבודה טובה מאשר לומר להם שעליהם להשתפר. אבל בעזרתם של קווים מנחים והכשרה אפשר להפוך את התהליך לנוח יותר עבור המנהלים.