ניהול משא ומתן בארגון
הגדרות רבות ומגוונות ישנן למשא ומתן. ההגדרה שאני בחרתי לאמץ הנה הגדרתו של עורך הדין והמגשר (הנפלא) מיכאל צור, לפיה: משא ומתן הוא כל ניסיון להשפיע או לשכנע במעשה או בדיבור את הצד השני.
לפי ההגדרה הזו – כמה פעמים ניהלת היום משא ומתן? נכון שיותר מפעם אחת?
פעמים רבות מנהלים מרימים גבה כאשר אני מתייחסת לאינטראקציה הפנים ארגונית כאל משא ומתן בארגון. ובכן, מדובר במו"מ לכל דבר ועניין – עם העובדים, המנהלים, הלקוחות, הספקים, הקולגות ועוד. את כולם אתם מנסים לשכנע במעשה ו/או בדיבור במהלך היום.
ישנה נטייה להפחית בערכו של המו"מ הפנים ארגוני ולגשת אליו בספונטניות וללא הכנה מוקדמת. לא אחת במהלך השיחה עם השותפים האחרים למו"מ ("שותפים" ולא "יריבים" שכן מו"מ מנהלים "עם" ולא "מול") חשים את הבלבול, את היעדר המידע ואת חוסר ההכנה. באמצעות מודל שבעת העקרונות לניהול מו"מ (מתוך רוג'ר פישר וויליאם יורי, "סיכום חיובי", 1983). המודל המרכזי הזה מאופיין בפרקטיות ופשטות, ובעזרתו תוכלו לתכנן נכון יותר את המהלכים הבאים ואת ניהול הקונפליקטים.
בבואכם לנהל מו"מ, בחנו את כל הפרמטרים הבאים אשר יסייעו לכם בהכנתו ובניהולו של המו"מ:
לפני הכל: מהי מטרת המו"מ? ללא מטרה לא ניתן לתכנן את מהלכי המו"מ. עליך לדעת כל העת האם אתה בדרך הנכונה.
1. צרכים. אלו הם המשאלות, הפחדים והחששות של כל אחד מהצדדים. השפה הרווחת יותר היא "שפת העמדות" המבטאת את הדרישות והרצונות, את השורה התחתונה. גישה כזו מעוררת אנטגוניזם בצד השני, צורך להתגונן ונקיטת עמדה נגדית. לפיכך יש צורך לבחון מהם הצרכים שלך. העמדה היא הדבר שהחלטת עליו. האינטרס הוא הדבר שגרם לך להחליט.
התמקד באינטרסים ולא בעמדות. בדקו מהם האינטרסים שלכם, נסו לחקור מהם האינטרסים של השותפים האחרים למו"מ. זכרו: אם השותפים למו"מ לא יקבלו מענה לצרכים החשובים שלהם, לא תוכלו להתקדם. לפיכך הצרכים שלהם אמורים להטריד גם אותך.
משא ומתן מוצלח הנו מו"מ בו מתממשים הצרכים (לכל הפחות החשובים ביותר) של השותפים לו.
2. אלטרנטיבות. אלו הן כל האפשרויות לפתרון הסוגיות שעל הפרק מחוץ למו"מ הנוכחי. הכרת האלטרנטיבות לפני הפניה למו"מ מספקת כוח רב בידי הנושא והנותן. ישנה יותר מדרך אחת לקדם כל נושא, אחת מהן היא ניהול משא ומתן. חשוב לבחון את האפשרויות השונות כולל חוזקותיהן וחולשותיהן. ובעיקר- עד כמה הן מספקות מענה לצרכים שמצאת בסעיף הקודם.
בחינת האלטרנטיבות הנה תלוית מו"מ. למשל- כאשר אתה מחפש עבודה- כל הצעת עבודה שקיבלת היא אלטרנטיבה למה שמוצע לך ממש במו"מ הנוכחי. כאשר מדובר על ניהול מו"מ בתוך הארגון- ישנה יותר מדרך אחת לקדם את הפרוייקט, להשיג דבר מה מהמנהלים, מהעובדים, מספקים ועוד.
3. אופציות. אלו הן כל האפשרויות לפתרון במסגרת המו"מ. מטרת העלאת האופציות הנה מציאת פתרונות המעניקים מענה אופטימלי לצרכים של השותפים למו"מ. המציאו אופציות רבות לפתרון. בדוק כיצד הן עונות לאינטרסים שלך ולאלו של השותפים האחרים למשא ומתן. האופציות הטובות ביותר הן אלה ששוות למקבל יותר מאשר עולות לנותן.
4. קריטריונים אובייקטיביים. אלו הם קריטריונים המסייעים בטיפול בחילוקי הדעות שבין השותפים למו"מ תוך יצירת תחושת הוגנות. פעמים רבות מתקיימים ויכוחים שישנו קושי ליישבם, משום שכל צד מתבסס על אמות מידה משל עצמו. כך, חשים השותפים האחרים למו"מ חוסר הוגנות ומסרבים להתקדם. במקרים הללו חשוב ליצור קריטריונים שהם אובייקטיביים לכולם, כגון: חוו"ד מקצועית, תקנון, שימוש בנורמה ידועה ומוכרת ועוד.
5. מערכת יחסים. מערכת יחסים אישית ומקצועית טובה ומבוססת אמון עם השותפים האחרים למו"מ, מקלה על ניהול המו"מ. דאגו לטפח מערכות קשרים טובות בארגון כמשימה יום יומית. מערכות קשרים טובות מבוססות על אמון, פתיחות, הוגנות וכד'. כאשר מתקיימת מערכת קשרים טובה בדרך כלל, קל יותר להתגבר על מצבי כעס ואי הסכמה – התשתית מספיק איתנה להתמודד עם כל אלה.
במצבי קונפליקט ואי הסכמה ישנה נטייה לבלבל בין "האיש לאישיו" קרי: בין האנשים לסוגיות. הכעס והתסכול הופכים להאשמות אישיות, במקום להתמודדות משותפת עם הסוגיה. מומלץ להפריד את מערכת היחסים מהעניין המהותי סביבו קיימת אי הסכמה. "היו נוקשים ביחס לסוגיה ורק ביחס לאנשים".
6. תקשורת. תקשורת הנה הבסיס לכל מו"מ. חשוב שתהיה התאמה בין מה שאנו מתכוונים לומר לבין מה שהצד השני הבין ולהפך. הקשיבו בקשב רב למה שאומרים השותפים למו"מ, וודאו שהבנתם את מה שהם ניסו לומר לכם וכן להפך. היו ערניים למסרים המילוליים והבלתי מילוליים. חשוב כיצד אתה בוחר להעביר את המסרים לפני ובזמן המהלכים במו"מ.
7. התחייבות. מהווה את מכלול ההסכמות אשר גובשו השותפים למו"מ. ככל שמעורבות הצדדים בהרכבת ההסכם תהא גבוהה יותר, מידת המחויבות שלהם למימושו תהא גבוהה יותר. מומלץ לוודא שההסכמות הנכללות בהסכם מכילות את מה שסוכם, באופן בהיר ומפורט. הימנעו מעמימות בניסוחים.
אשמח לשמוע כיצד המודל סייע לכם, בנוסף, אתם מוזמנים לפנות בכל שאלה.
הכותבת הנה מומחית לניהול קונפליקטים ובניית הסכמות. לחצו כאן לפרטים נוספים
