"מה שלא מדיד לא קיים", הוא משפט הרווח בעולם העבודה כיום, כאשר כמעט ואין עובד בכל תחום שלא נמדד על ביצועים ומתוגמל לפיהם. הכנת נתוני השכר לעובדים היא מלאכה רגישה שכמעט כל מנהל, גם אם זוטר, מעורב בה וגם אחראי לביצועה. הדבר מורכב כפליים אם מדובר בעובדים המשתכרים גם לפי תמריצים וביצועים משתנים. אם אין בידיו של הארגון תוכנה ייעודית לדיווח הבונוסים החודשיים, אותו מנהל נשאב לעבודה סיזיפית המנטרלת אותו מכל משימה אחרת, במשך יום או יומיים לכל הפחות בסוף החודש: הוא יושב מול קובץ אקסל ומול תוכנת העבודה במקביל, ובאופן כמעט ידני מעדכן, מוחק, בודק, מרכז ומוודא נתונים, וכל זה תחת מכבש הלחצים של חשבת השכר על ראשו.
חברת אינסנטיבס סולושנס (Incentives Solutions) הפועלת מזה עשור בישראל ובעולם, מספקת פתרונות תוכנה בתחום ניהול התמריצים ומשמשת כפלטפורמה ליעילות ולשקיפות תהליך העמידה ביעדים ותשלום התמריצים לעובדים.
טל פרנק, מנכ"ל משותף בחברה, מספר בראיון ל-HRus שהחברה הוקמה מתוך צורך זה שהיה קיים תמיד בשוק.
"מדובר במערכת ממוחשבת מתקדמת הנותנת פתרון כולל לנושא של תשלומים לעובדים תלויי הישגים. יותר ויותר ארגונים משתמשים בחבילת השכר שלהם כפונקציה של שכר בסיס ורכיב הולך וגדל של שכר תלוי ביצוע, כאשר כיום היא משרתת קרוב ל-40 אלף עובדים בישראל ובעולם.
"הבנו שיש צורך במערכת שתאפשר לארגונים לנהל עשרות ומאות עובדים שלכל אחד ואחד מהם יש תוכנית יעדים ומדדים פרטנית משלו, ושתוכל לנהל את כל התקציב שברשותה בצורה אופטימלית. כך שבסופו של דבר העובד ידע באופן ברור על מה הוא נמדד וגם על מה הוא נמדד בהצלחה. הארגון יוכל לנהל את מכלול השכר בצורה הוליסטית, המושתתת על Best Practices, והכל מתבצע באופן ממוחשב ואוטומטי.
משכורות מדוגמות
לא פעם נאלץ המנהל, העומל על הכנת נתוני תמריצי העובדים, לקרוא לעזרה. מכירים אותו? מדובר באותו עובד, שירותי, שקט וחביב, המציל את נפשותיכם בכל פעם מחדש, והוא מבוקש ביותר כי הוא יחיד במינו בארגון: מומחה האקסל. יש לו רק בעיה אחת, בעצם שתיים: יש לו תפקיד אחר שהוא צריך למלא, ומדי פעם הוא גם הולך הביתה.
אך להכנת שכר יש דד ליין, וגם אם הקובץ הסתדר וגם אם לאו מגיע הזמן לשלוח את הקובץ, וכל שנותר הוא לקוות שלא תתקבל תלונה מעובד על דיווח שגוי של הבונוסים שלו.
"ארגונים המשתמשים בגיליונות אקסל מבצעים טעויות חישוב שעשויות לא להתגלות לעולם", אומר פרנק. "אף אחד לא מספיק לחקור את הטעויות ולתקן אותן, ומדובר בעשרות אלפי שקלים לטובת העובדים או לטובת הארגון. אין אפשרות לבצע חישוב משכורות באופן סיזיפי וגם באופן מדויק ומדוגם, והמצב הזה עלול גם להוביל לתביעות עובדים.
בעניין מומחה האקסל, מובן שהארגון תלוי בו, ואם הוא יוצא לחופש, למילואים או שהוא עוזב את העבודה – כל הידע נעלם אתו. השימוש במערכת ממוכנת יוצר מצב שכל המידע מתועד, נשמר, מגובה ומבוקר בכלים מתקדמים טכנולוגיים. כמובן תיעוד ההיסטוריה היא פונקציה קריטית בהכנת שכר, וכשיש מערכת מסודרת אף אחד לא יכול לטעות או 'לעבוד' עליה".
למה בעצם להשתמש במערכת חיצונית כשאפשר להיעזר במחלקת מערכות המידע בחברה ולבנות מערכת באופן עצמאי?
"כשנכנסנו לשוק עם המערכת, כמעט כל הארגונים השתמשו באקסלים, או בנו מערכות משלהם, ואז הם הבינו שיש מקום ל'מערכת מומחה' (best of breed) ייעודית לנושא, כי השונות בתוך הארגון מחייבת התאמה רצופה של המודלים בשל הפעילות העסקית ועל כן נדרשת גמישות אדירה במערכת.
"באמת לכל ארגון יש מחלקת מערכות מידע התומכת בו, אך בסופו של דבר מהות העסק של הארגון הוא לא לפתח תוכנה. תחום תשלום התמריצים מוכח על ידי מחקרים שבוצעו ברחבי העולם שהוא דורש מערכת המכילה יכולות מובנות המוטמעות בה. באופן זה הארגון מיישם יתרונות משמעותיים:
- ברמת העלות תועלת (ROI) – זול יותר להשתמש בתוכנה ייעודית מאשר לבנות אותה באופן עצמאי, כל שכן כאשר התוכנה מוצעת במודל תשלום חודשי קבוע.
- המערכת מיושמת תוך מספר שבועות ואין צורך באפיונים והיא אינה מצריכה בנייה מורכבת.
- כל השינויים המתרחשים בארגון או במדיניות השכר וההטבות אפשריים באופן אינהרנטי בתוך המערכת, ללא כתיבת קוד".
אנציקלופדיה לשיטות תגמול
לסיכום אומר פרנק: "מדובר בנושא הרגיש ביותר בארגון: המערכת מטפלת בכסף, של העובדים ושל הארגון. ארגונים לא יכולים להרשות לעצמם לעבוד באמצעות קבצי אקסל באופן שאינו סדור ואינו מבוקר. דרוש מערך הרשאות מפותח וניהול תהליכים קפדני. וברמה התקציבית של הארגון, אנו מדברים על תקציבי ענק, מדובר בין מיליוני שקלים בודדים לעשרות מיליונים.
"הארגונים שבוחרים להשתמש בתוכנה שלנו עושים את זה כדי למקסם את תפוקות העובדים וכי הם מוכנים לשלם בעבור ביצועיהם ובתנאי שעבודתו של העובד אכן תרמה להצלחת הארגון. אז המערכת שלנו מגיעה באופן מובנה עם ספריה של Best Practices, שמציגה אנציקלופדיה של שיטות תגמול ומדידה מהמתקדמות בעולם ועם יכולת לערוך סימולציות מורכבות.
"אם חברה מחליטה שהיא מחלקת סכום מסוים של כסף בעבור השגת היעדים, היא מבקשת להבין מה היה קורה אם היא תשלם יותר או פחות, ואיך תהיה התפלגות העוגה של אותו תקציב כולל. כמה מהסכום ישולם לעובדים המצטיינים, כמה לבינוניים וכמה לחלשים, כשבעצם אנו מנסים ליצור מצב שהמצטיינים יקבלו יותר כסף באופן מובהק מהאחרים – כדי שהארגון יוכל לשמר אותם. המערכת נותנת למנהלים כלים לעקוב אחר ביצועי העובדים באופן רציף, לתת להם משוב ולדחוף אותם קדימה".
