נושא ניהול נוכחות עובדים מקבל משנה חשיבות בשנים האחרונות, גם כתוצאה מההבנה שלניהול נכון של הנושא יש השפעה כספית משמעותית, וגם בשל השינויים שחלו בשנים האחרונות הן ביכולות הטכנולוגיות והן בשוק העבודה.
לשם הבנת הנושא לעומקו, אנו מראיינים את יעל שרעבי, מנהלת מוצר Synerion Direct לניהול זמן ונוכחות עובדים, בסינריון מערכות.
ממה בעצם נובעת המורכבות של ניהול הנוכחות? הרי לכאורה מדובר בזמן כניסה, יציאה וסיבות להיעדרות. אז מדוע התחום נחשב למורכב?
ניהול נוכחות עובדים כבר מזמן לא נעצר ברישום של כניסות ויציאות. מאז ומתמיד היה זה תחום מורכב, בעיקר בשל המגוון הרחב של הסכמים במשק, כגון: הסכמים קיבוציים, תקשי"ר, ועדי עובדים וכד', כמו גם ריבוי הסכמים אישיים: גלובלי, משמרות, עובדים שעתיים ועוד.
כשמוסיפים למשוואה את נושא הפרמיות, תוספות בגין כוננות, משמרות, הוצאות וכו', הרי שמדובר בחישובים מורכבים של שעות הנוכחות והיעדרות שמבצעת מערכת הנוכחות, כהכנה לחישוב מדויק של עלויות השכר.
בנוסף, כיום פתרונות נוכחות מתקדמים הם כלי ניהולי חשוב למדדים שונים, כגון: תכנון מול ביצוע, יעילות ארגונית ואפילו זיהוי מגמות של עליה/ירידה במוטיבציה.
האם שיטות ניהול הנוכחות, גם ברמה המתודולוגית וגם ברמה המחשובית, השתנו בעת האחרונה?
בשנים האחרונות עולה מידת החשיבות של ניהול הנוכחות בעולם העבודה, והמחוקק נרתם להגנה על זכויות העובדים. היו שלושה שינויים דרמטיים בנושא חקיקה ואכיפה:
- תיקון 24 לחוק השכר המחייב דיווח שעות נוכחות באמצעות מערכת ממוחשבת.
- המעסיק חייב לחשוף בפני העובד מידע נרחב יותר מבעבר, כגון: יתרת חופשה וימי מחלה.
- מבצעי אכיפה מוגברת של דיני עבודה של משרד הכלכלה, המטילים קנסות ואף כתבי אישום על ארגון מפר ועל מנהליו באופן אישי.
בעקבות שינויים אלה, יותר ויותר ארגונים מאפשרים שקיפות מידע וחשיפתו לעובד באמצעים טכנולוגיים שונים. המערכות הממוחשבות נותנות מענה לצורך זה באמצעות ממשקי שירות עצמי לעובדים ולמנהלים ובאמצעות אמצעים ניידים (mobile devices) המאפשרים גישה למידע מכל מקום ובכל זמן.
מערכת מתקדמת של התראות על חריגה מדיני עבודה, חריגה משעות נוספות מותרות ועוד, מאפשרת לארגונים התאמת פעילות תוך שמירה על חוקי עבודה וזכויות העובד.
יתרה מזאת, נתוני הנוכחות כבר אינם משמשים את הארגון רק כמידע בדיעבד. כיום הם משמשים כבסיס לתכנון, לבקרה ונקיטת פעולות מתקנות במידת הצורך, וכבסיס לקבלת החלטות.
לדוגמה – בתכנון סידור העבודה שלנו ניתן להסתמך על המלצות המערכת אודות העובד המתאים ביותר לשיבוץ למשמרת, בהתאמה לצרכי הארגון, העדפות וזמינות העובד, וכל זאת, תוך שמירה על דיני העבודה.
כיום, ניתן בצורה פשוטה ובהירה לזהות מגמות – היכן אני כעובד או כמנהל עומד היום מול התקן? מה צפוי בהמשך? ועוד. למשתמש יש את המידע הדרוש על מנת לקבל החלטה מושכלת ונכונה, בכל צומת של החלטה. בנוסף, במערכות מתקדמות, אין יותר צורך בחיפוש מידע. מנגנון של התראות יזומות מסב את תשומת לב המשתמש לנושאים שדורשים את התייחסותו.
כיצד המעבר של חלק מהארגונים לעבודה מהבית משפיע על ניהול הנוכחות והאם ישנם פתרונות לנושא זה?
ארגונים רבים מאפשרים עבודה מהבית ומודלים שונים של תעסוקה גמישה. אבל כשמדברים על פתרונות טכנולוגיים, לא מדובר רק בעבודה מהבית, אלא גם מענה לעובדי שטח ועובדים באתרים מרוחקים – למעשה, כל עובד שלא בהכרח מגיע למשרדי החברה או למקום שיש בו שעון נוכחות.
ממשקי השירות העצמי לעובדים ומנהלים מאפשרים דיווח נוכחות מרחוק מכל מחשב. כנ"ל גם באמצעות טלפונים חכמים. זיהוי המיקום ממנו מתבצע הדיווח, ובדיקת אימות מול רשימת מיקומים חוקיים לדיווח, מבטיחים את מהימנות המידע. עדכון זמן הדיווח עפ"י הזמן בשרת של הארגון ולא עפ"י הזמן בשלוחה מקומית, מבטיח ששעת הדיווח מדויקת ולא ניתנת לזיוף.
מעבר לכך, ממשקי השירות העצמי ואפליקציות הסמארטפון, מאפשרים בנוסף לדיווח גם קבלת מידע מרחוק בזמן אמת, כגון: צבירת שעות, יתרות חופשה ועוד, וזאת ללא צורך לפנות למשאבי אנוש.
עד כמה החוקה של מערכות ניהול הנוכחות שונה מארגון לארגון, וכיצד המערכות הממוחשבות יודעות לתת לכך מענה?
אפילו ארגונים המשתייכים לאותו מגזר עסקי, מתנהגים באופן שונה. למרות שיש בסיס ראשוני משותף, מידת ההתאמה לצרכים הספציפיים של הארגון גבוהה.
ההסכמים עם העובדים שונים מארגון לארגון, בכפוף לשעות הפעילות, להטבות לעובדים, אחוזי משרה, הסכמים אישיים ועוד. לכל ארגון יש את הנהלים הפנימיים שלו, כגון קביעת זכאות להיעדרות (בהתאם לחוק/מעבר לחוק): חופשה, מחלת עובד, מחלת בן משפחה ועוד. גם שיטות העבודה והמדדים לבחינת יעילות, שונים מארגון לארגון.
אילו פתרונות מציעה סינריון לנושא זה?
הפתרונות של סינריון תוכננו מלכתחילה באופן המאפשר לתת מענה לדרישות מורכבות וייחודיות של ארגונים.
שיטות העבודה שפיתחנו על סמך ניסיון ארוך והיכרות מעמיקה עם צרכים של לקוחותינו, מאפשרות לנו לתת מענה מדויק גם לצרכים מורכבים ולהתאים את המערכת לדרישות הספציפיות של הלקוח. עם זאת, אנו נותנים חשיבות מרכזית לחוויית המשתמש הסופי כך שתהייה ידידותית ותציג לו את כל המידע באופן נגיש וברור.
למעשה, כל הארגונים היום מנהלים את נוכחות העובדים בצורה ממוחשבת וקרוב לוודאי שהפתרון עובד. מדוע אם כן, הארגונים משקיעים את זמנם בבחינת פתרונות אחרים? איזה ערך מוסף יקבל מכך הארגון?
המניע להחלפת מערכת נובע פעמים רבות משינוי בצרכים של הארגון שכתוצאה ממנו נדרש מרחב פתרונות מעודכן, שיענה על צרכים נוכחיים ועתידיים של הארגון.
כיום מערכת הנוכחות אינה משמשת לתיעוד בלבד, אלא מהווה כלי התומך בקבלת החלטות המשפיעות באופן ישיר על תקציב הארגון. היא מנגישה מידע שדורש התייחסות ונקיטת פעולה, ומאפשרת תכנון נכון ובקרה, מבלי שהמשתמש יצטרך לחפש את המידע.
לכן, כשחברה רוצה להחליף מערכת, היא צריכה לבדוק מי נותן לה מענה לצרכים המעודכנים שלה ומי יוכל לתת מענה גם למגמות מסתמנות ולצרכים עתידיים.
מה להערכתך צופן לנו העתיד בתחום של ניהול הנוכחות?
בפן הטכנולוגי, ללא ספק מגמת השימוש במובייל לניהול וצפייה בנתוני הנוכחות תגבר בצורה משמעותית. בין אם מדובר בשעוני נוכחות שיהיו למעשה טאבלטים שתלויים על הקיר, ובין אם מדובר במכשיר הסמארטפון של העובד, שישמש אותו לדיווחי נוכחות מבוססי מיקום (עפ"י ה- GPS), היעדרות, משימות וכד'.
הדרישה לשקיפות וחשיפת מידע, בעיקר ע"י העובדים בני דור ה- Y, היא דרישה שמעסיקים לא יוכלו להתעלם ממנה יותר. שקיפות הנתונים לכלל העובדים ומנהליהם בכל שעה ומכל מקום, תביא למהפכה שתשפיע על יחסי עובד-מעביד ותאפשר לעובדים לעמוד ביתר תוקף על זכויותיהם. דוגמאות פשוטות לכך הן למשל: כמה ימי חופש עוד נשארו לי? כמה שעות נוספות עשיתי בסה"כ בשנה האחרונה? ועוד.
בנוסף, הדגש יעבור משימוש בנתוני הנוכחות לצורך פיקוח וניטור שעות העבודה, לשימוש בנתונים ככלי לקבלת החלטות ולשיפור התוצאות העסקיות. בעוד שפעולות כגון ניטור שעות העבודה נעשות ע"י מנהלים בדרגים נמוכים יותר, הרי ששיפור התוצאות העסקיות הוא יעד של הנהלה בכירה.
דוגמא לכך היא למשל: השוואה בין נתוני השעות הנוספות לבין היעדים המקובלים במגזר העסקי בו פועל הארגון, ושינוי והתאמת היעדים או המכסות של הארגון בהשוואה למקובל בתעשייה.
השימוש בכלי בינה עסקית ו- Embedded Analytics (מטריקות גרפיות מובנות) יהווה כלי העבודה העיקרי של מנהלים אלה, בעזרתו יוכלו להסיק מסקנות באשר ליעדים ומידת העמידה בהם.
