מנהלי משאבי אנוש והטכנולוגיה
מחלקות משאבי אנוש בכל העולם (כן גם במדינות מתפתחות) עברו לשימוש בתוכנות ייעודיות. מנהלי משאבי אנוש נשענים על תוכנות אלה ככלי עבודה וכמקור ידע מקצועי וככל שאנו צועדים קדימה, אל עבר העתיד, מתחזקת מגמת ההישענות על התוכנות. כיום לנתק מנהל משאבי אנוש מתוכנת הגיוס או מתוכנת השכר זה כמו לנתק מוקדן ממכשיר הטלפון – הוא פשוט לא יהיה מסוגל לתפקד.
אז נכון שמחלקת משאבי אנוש נשענת על טכנולוגיה אבל השאלה שצריכה להישאל היא: האם היא נשענת על התוכנה המתאימה? האם היא עושה בה שימוש נכון? איך ניתן להעריך אם התוכנה עדכנית או משרתת נאמנה את צורכי המחלקה ולמה כל כך חשוב לעצור ולבחון את הסוגייה הזו לעומק?
על פי סקר חדש שערכה חברת MidlandHR הבריטית, כ-62% ממחלקות משאבי אנוש עושות שימוש בתוכנות מיושנות/ לא עדכניות לניהול ההון האנושי ומערך השכר. על פי הסקר שתוצאותיו פורסמו באתר משאבי אנוש employeebenefits ובו השתתפו מעל 200 מנהלי משאבי אנוש, עולה כי רק 18% מהארגונים מבצעים או מתכננים לבצע הערכת אפקטיביות של התוכנות שברשותם.
על פי הסקר מרבית החברות אינן מתכננות להחליף את המערכות שעומדות לרשותן. הארגונים שכן מתכוונים לבצע שינויים במערכות המחשוביות יעשו זאת בעתיד בשל בעיות פונקציונאליות שקיימות במערכת ניהול משאבי אנוש (29%) ובמערכת השכר (38%).
ומה איתכם, האם התוכנות שעומדות לרשותכם עדכניות? האם הן מאפשרות לכם לעבוד בצורה האסטרטגית והאפקטיבית ביותר? האם אתם יכולות לראות ROI?
דקלן מקגארת', מנהל בחברת MidlandHR אמר בתגובה לסקר כי "ארגונים צריכים להשקיע מחשבה עמוקה יותר בנושא התוכנות שעומדות לרשות מנהלי משאבי אנוש. תוכנות שכר סטנדרטיות ותוכנות בסיסיות לניהול משאבי אנוש פשוט לא מספיקות. הארגון צריך לאמץ גישה הרבה יותר פתוחה לתוכנות ולטרנדים שקיימים בחוץ ולתת למנהלי משאבי אנוש כמה ממשקים בו זמנית שיענו על צרכים שונים. כך למשל אפליקציות / ממשקים לשירות עצמי של העובד employee self-service, זהו כלי שמאפשר לארגון לאסוף מידע עדכני, אמין, בצורה מידית תוך שהוא חוסך למחלקת משאבי אנוש זמן יקר. כל דקה שהמחלקה חוסכת באמצעות ה- employee self-service היא יכולה להשקיע באסטרטגיה, בתוכניות אסטרטגיות ארוכות טווח, בדברים החשובים באמת."
לדברי מקגארת', חשוב שמנהלים ידעו שהשימוש בתוכנות חדשניות ועדכניות לניהול פונקציות במשאבי אנוש לא רק משפר את האפקטיביות של אנשי משאבי אנוש וחוסך זמן (מה שבהחלט מביא ROI), אלא שתוכנות שכר עדכניות מאפשרות לארגון לעבוד נכון.
מנהלי שכר שעובדים עם מערכות מיושנות, לא מעודכנות או מערכות שפשוט אינן נותנות מענה לצרכים הספציפיים של הארגון (כך לדוגמה ארגון גלובאלי שנשען על מערכת שכר מקומית) יתקשה לעבוד נכון על פי חוקים ורגולציות שמשתנים ומתעדכנים חדשות לבקרים. במקרה כזה לא רק שהמערכת לא משרתת נאמנה את המחלקה היא אף עלולה להוביל לטעויות, או דיוק ואי ציות לחוקים ולתקנות, מה שעלול לסבך את הארגון מבחינה משפטית, לפגוע במורל העובדים ולגרור ירידה בהירתמות העובדים בטווח הארוך.
כדי לבחוןROI של תוכנת משאבי אנוש ובפרט תוכנת שכר, דרושה תוכנית עבודה מסודרת. בדיקה כזו צריכה להתבצע תוך בחינת אספקטים רבים כגון: פונקציונאליות, ידידותיות למשתמש, חיסכון בזמן, דיוק, אבטחת מידע, רמת שירות ועוד, תוך התייחסות לאלטרנטיבות שקיימות כיום בשוק. השאלה היא לא האם מצליחים להעביר משכורות בזמן בלי הרבה טעויות יחסית, אלא איך אנחנו כארגון מנהלים את השכר, באמצעות המערכות, ביחס לחברות במשק ותוך התייחסות לממשקים העומדים כיום לרשות המשק – בצורה הטובה ביותר.
כנס HR-Tech יוצא לדרך, בואו להתעדכן! לחצו כאן לפרטים
