עמנואל כהן
עמנואל כהן, המייסד והמנהל המקצועי של חברת Jobbing, נשא הרצאה בכנס הגיוס השנתי שהתקיים ב-4 בפברואר. הרצאתו של כהן התייחסה לנושא כואב במיוחד למנהלי הגיוס – מבול קורות החיים שמציפים אותנו עם פרסום המשרה. הטכנולוגיה כיום מאפשרת לכל מועמד להגיש הרבה מאוד קורות חיים ללא כל מאמץ כמעט, בכל מקום, בכל שעה ומכל מכשיר (מחשב, מחשב נייד, סמארטפון או טאבלט). בשביל המועמד זו הזדמנות. בשביל המגייס זה יכול להיות סיוט או גם כן הזדמנות. לדבריו של כהן, מה שהופך את ריבוי קורות החיים להזדמנות היא הטכנולוגיה שלא רק מקצרת ומייעלת את התהליך – אלא משפרת משמעותית את התוצאות!
עמנואל כהן: "אנחנו במרדף אחר קורות חיים. רוצים להגיע לעוד ועוד מועמדים אבל… הרבה פעמים יש לנו המון קורות חיים ולא בכולם טיפלנו כראוי, אנחנו לא מצליחים להתמודד עם המאסה. אחת הסיבות היא שכשאנחנו מדברים על תהליך הגיוס, הוא לא השתנה חרף כל השינויים וההתפתחות הטכנולוגית. תהליך הגיוס למעשה לא השתנה כמעט משנות ה-70 וה-80 ועד ימינו. היום, כמו בשנות השבעים, אנחנו צריכים לפרסם משרה, למיין קורות חיים, לראיין מועמדים… התהליך עצמו נשאר זהה בתכלית ומה שהתחדש זה אך ורק העזרים הטכנולוגיים שמשרתים אותנו לאורך התהליך."
מגייסים, יש באפשרותכם לקצר את תהליך הגיוס מ-10 ימים ומעלה לשעה וחצי בלבד.
החשיבה המתודולוגית שאותה הציג כהן בכנס כפתרון לבעיית מבול קורות החיים, הינה צורת חשיבה חדשה שמנסה לבחן את האפשרות לגייס בצורה אחרת – בצורה יעילה יותר – באמצעות הטכנולוגיה.
הרי שמבול קורות החיים מתאפשר בגלל או בזכות הטכנולוגיה, ולכן זה רק הגיוני לחפש פתרון טכנולוגי לאתגר החדש שנוצר.
המתודולוגיה הזו מתבססת על חמישה עקרונות עיקריים:
1. גיוס איכותי. אנחנו מייעלים תהליכים אבל מבלי לפגוע באיכות.
2. יעילות בגיוס.
3. תהליך ידידותי למועמד – חשוב לכל דור לא רק לדור הצעיר.
4. נוחות למגייס.
5. תהליך חסכוני לארגון.
בתהליך הגיוס הסטנדרטי, מרגע קבלת קורות החיים ועד שלב הריאיון עוברים בממוצע 3-10 ימים. המגייסים מתמודדים עם המטלות של פתיחת קורות חיים, סינון, ראיונות טלפוניים למועמדים רלוונטיים וזימון לראיון פרונטלי או מרכז הערכה… ישנם ארגונים שבהם תהליך זה אורך יותר ואף הרבה יותר מ-10 ימים.
מועמדים יקרים, אין צורך להגיע אלינו. השאלונים שלנו מיד יגיעו אליכם
כשמדברים על מתודולוגיה חדשה לגיוס עובדים, אנחנו בעצם אומרים שמה שלקח 3-10 ימים יכול להתבצע בשעה וחצי עד יומיים. איך מצמצמים את הפער העצום הזה? באמצעות השיטה החדשה ש"מוותרת" על השלבים הארוכים שגוזלים זמן – סינון קורות חיים וראיונות טלפוניים. את השלבים הללו מחליפים שאלונים אינטרנטיים ומבדקים און-ליין המתבצעים מביתו של המועמד.
שיטה זו חוסכת זמן ומונעת נטישה של מועמדים, שכן היא מאפשרת להם תהליך גיוס פשוט וקל יחסית מהבית או מכל מקום אחר שבו הם נמצאים.
המנגנון פועל כך שברגע שמועמד שלח קורות חיים למשרה, הוא מיד מקבל שאלון או מבדק מקצועי או אישיותי. המערכת מצליבה נתונים, מנקדת ומדרגת את המועמדים, כך שמועמדים חזקים העונים על הקריטריונים בצורה מיטבית יופיעו בראש הרשימה. כך הארגון יכול לבחור רק קומץ של מועמדים חזקים עם התאמה מרבית ולהזמין רק אותם לריאיון עבודה.
מהם היתרונות של מתודולוגיית גיוס הנשענת על שאלות סינון אינטרנטי?
לדברי כהן זה ה"פטנט" שמאפשר טיפול איכותי בכל קורות החיים, מבלי להחמיץ אף לא קובץ אחד. כהן: "כולנו מכירים את הסיפור על המנהל שלוקח חבילת קורות חיים, מחלקת אותה לשנים וגורס חצי. כששואלים אותו מה מדוע הוא עושה זאת, הוא אומר שכדי להתקבל לעבודה אצלו צריך גם קצת מזל". ובכן, מתודולוגיה זו מבטיחה לכל מועמד שהגיש משרה שקורות החיים שלו יטופלו בצורה המקצועיות ביותר – באופן שווה לחלוטין לשאר המועמדים. היתרונות הנוספים המובהקים של שיטה זו כוללים: הקטנת העבודה הפקידותית, הקטנת עלויות הגיוס, צמצום משמעותי של זמני הגיוס וריכוז כלל תהליכי הגיוס תחת קורת גג אחת.
מבחינת סטטיסטיקה, ממשק זה מאפשר לנו לראות את כל מה שקורה במשפך הגיוס באופן כמותי. כל נושא ניהול הגיוס שכולל סיכומי ראיונות, שליחת תזכורות, תזמון ריאיון – הכל נעשה תחת קורת גג אחת. חברות השמה רודפות אחרי המגייסים. הן תמיד רוצות לדעת פידבק על המועמדים שלהן. ישנה אופציה לחבר את מערכת הגיוס אל חברת ההשמה כך שגם זו תוכל לעקוב אחר המועמדים שלה ולראות כיצד הם מתקדמים, אם בכלל: האם הם עברו את המבדק? האם זימנו אותם לריאיון? האם הם התקבלו או נדחו? זה מחזק את הקשר המקצועי עם חברות ההשמה וחוסך למגייסים זמן ובירוקרטיה של עדכון חברות ההשמה על סטאטוסים של מועמדים.
כהן: "תהליך הגיוס המקובל דורש הרבה מאוד עבודה פקידותית. כשמצמצמים את העבודה הפקידותית – נשאר זמן לעבודה המקצועית! זו מערכת שמנטרלת את האדמיניסטרציה ומשאירה מקום לניהול אסטרטגי." לדבריו, סינון קורות החיים בצורה כזו שניתן יהיה לשלוף את קומץ קורות החיים האיכותיים ביותר, תוך פרק זמן קצר מאוד מרגע הגשת המועמדות, טומן בחובו הזדמנות כפולה לארגון: ראשית כל, בתהליך הראיונות ישתתפו אך ורק מועמדים חזקים, מה שמייעל את זמנם של אנשי הגיוס והמנהלים בארגון ומאפשר לקלוט את העובד החדש תוך פרק זמן קצר. כמו כן, פנייה כמעט מיידית למועמדים חזקים תגדיל את הסיכוי שהם עדיין פנויים למשרה, קרי שהם לא "נחטפו". כמו כן, ככל שתהליך הגיוס קצר יותר וממוקד יותר כך גדלה חוויית המועמד, וזה מגדיל את הסיכוי שהוא ירצה להצטרף לארגון באם תוצע לו המשרה בסופו של דבר.
כיצד מתבצע התהליך בפועל?
קורות החיים מתחילים להגיע מרגע שנפתחת משרה. הם זורמים בעקבות מודעות באתרי דרושים, רשתות חברתיות, חבר מביא חבר, חברות השמה… מרגע שנשלח קובץ קורות חיים – יש תגובה. המועמד מקבל הודעת תודה אוטומטית על הגשת מועמדות תוך פחות מדקה. זה מגיע באמצעות מייל ו/או הודעת טקסט בפלאפון. בשלב הבא המועמד כבר משתלב בתהליך הסינון מהבית או מכל מקום בו הוא נמצא. זה נעשה על ידי כך שהמועמדים מתחברים לכל ממשק דרך מקורות הגיוס השונים, אתר הקריירה וכיו"ב. יש אפילו אפליקציה לסמארטפון. יש אפשרות לחבר מועמדים לממשק גם אם הם הגיעו במקרה לחברה (לדוגמה אדם שעבר ליד החנות, ראה שמחפשים מוכרים והחליט להתעניין במשרה).
מדוע בכלל יש צורך בשאלונים ומבדקים, הרי המועמדים מצרפים קורות חיים?
המידע המופיע בקורות החיים לא תמיד עונה לנו על כל השאלות, לא תמיד עדכני או מדויק. לא כל הנתונים נמצאים בקורות החיים. אם לדוגמה המועמד לא רשם תוכנה כלשהי שהוא שולט בה, או איזשהו ידע או כישרון שיש לו והוא לא חשב שזה רלוונטי לציין זאת. לא תמיד הניסיון מפורט בצורה רצויה.
שאלון סינון מתוחכם מיועד להציג למגייס דוח עדכני, מהימן ורלוונטי למשרה. בנוסף, שאלון זה נועד לצרף למשוואה נתונים שמעניינים אך ורק את הארגון שלכם למשרה ספציפית כגון: ציפיות שכר, היקף משרה, זמינות לתחילת עבודה וכיו"ב. במקרים רבים המועמד עושה רושם מצוין בקורות החיים אבל לקראת סוף התהליך, כשמתחילים לדבר על תנאי העסקה, מגלים שיש פערים שלא ניתן לגשר עליהם. הארגון יכול לבזבז זמן יקר על מועמד שפשוט לא מתאים וניתן היה לזהות את המרכיב הזה כבר בשלב הראשוני.
כיצד ניתן לשפר את תהליך הגיוס באמצעות שאלון מהבית, באופן שבו קורות החיים הסטנדרטיים פשוט לא נותנים מענה מספיק?
כהן: "אם אני מחפש עובד לתפקיד נציג תמיכה טכנית, ארצה לדעת האם יש לו ניסיון במערכת הפעלה windows או אאוט-לוק? האם הוא יודע לעבוד על תוכנה אחרת? כך אני מציג שאלות רלוונטיות לכל משרה ובסיום השאלון אני מקבל דוח מפורט של אותו מועמד עם ציון, כך שניתן יהיה לדרג את המועמדים לפי משרה. בנוסף, אני יכול לראות באילו פרמטרים הוא מתאים ובאילו הוא לא מתאים. באמצעות איקסים ירוקים אני מזהה התאמה, ועם איקסים אדומים תהליך הגיוס אני מזהה אי-התאמה. כך ניתן לקבל תמונה כללית של מועמד יחיד או של כל המועמדים יחד. אפשר לראות האם השכר פשוט לא מתאים למועמד חזק אחד או לכמה מועמדים."
מבדקי מיון מהבית נעשים כאמור מיד לאחר הגשת המועמדות. לא צריך להגיע לארגון. אז נשאלת השאלה המתבקשת על ידי המגייסים – איך אנחנו יודעים שמי שמילא את השאלון הוא באמת המועמד ולא בן הדוד הגאון שלו? יש מבדק אימות. מבדק קצר שאורך דקות ספורות יכול לאמת שהאדם שמגיע לארגון הוא האדם שעבר את התהליך בבית.
חוויית המועמד – אלמנט לא פחות חשוב!
ברגע שהגיש קורות חיים למשרה, המועמד מקבל הודעת תודה. השלב הבא הוא מייל עם שאלות לעדכון פרטים, מבדק והוראות למבדק (באם יש צורך). כל שאלון סינון הוא רלוונטי לתפקיד ספציפי. עם סיום התהליך, הנבדק מקבל לידיו דוח עם פידבק תוך שעה. התהליך מסתיים תוך שעה לכל היותר. מרגע זה מחלקת הגיוס מקבלת את הנתונים דרך מוניטור דירוג המועמדים לפי רמה ביחס לפרמטרים שהוצבו, וכמובן ביחס למועמדים אחרים לאותה משרה. כהן: "מועמד שולח קורות חיים בשעה 11:00, ובשעה 12:00 יש לנו ניצוץ של מועמד איכותי שיכול להיות בדיוק מה שחיפשנו. אז מי אמר שזה צריך לקחת 3-10 ימים?".
לכנסי משאבי אנוש נוספים – לחצו כאן
