כמעט כל רכז/ת גיוס מתחיל יודע/ת כמה קשה למצוא מועמד הולם וראוי למשרות נחשקות ונחשבות. אבל התהליך שנמצא פחות באור הזרקורים הוא מה שמתרחש במחלקות משאבי האנוש עוד קודם החלו הראיונות והמיונים.
מלאכת ההתאמה בין דרישות התפקיד לפרופיל המועמד המבוקש ("ניתוח עיסוק" בז'רגון המקצועי) היא עבודה מורכבת ומתישה שלעיתים אינה מתבצעת באופן מדוקדק כנדרש. כיצד ניגשים אליה ומהיכן בכלל מתחילים, מול מי ועם כמה גורמים בחברה צריכים לדבר, מה היא באה למנוע והאם ההשקעה באחורי הקלעים של הגיוס שווה את המאמץ?
התשובה הקצרה לכל השאלות האלה היא שלרוב אין ברירה. לא רק בגלל שההנחיות מחייבות או הבוס שנושף בעורף החשוף, אלא גם בפן האישי-מקצועי של מנהל משאבי האנוש.
אני יכול לתבוע
בדקות הקרובות ננסה, בעזרתו של הפסיכולוג התעסוקתי אסף אלמליח, לפרק לגורמים את תהליך ה-JOB ANALYSIS, שפירושו איסוף שיטתי ומובנה של מידע על אודות התפקיד שאליו מגייסים מועמדים. זאת לצורך קביעת כישורים ותכונות חיוניים להצלחה בו. אחרת, כיצד תדעו איזה סוג של מועמדים תרצו לגייס?
הצעד הראשון הוא לדעת מה מחפשים. "זו אבן הבסיס לכל העבודה של גיוס ומיון עובדים", פוסק אלמליח. "לא משנה כמה מנוסה וכמה חוש אבחוני מפותח יש לך ויכולות, אם אתה לא יודע בדיוק מה אתה מחפש ומה נדרש ספציפית מאותו ארגון, באותה תקופה ובאותו מקום – אז לא עשית כלום".
ניתוח עיסוק זה בעצם סקירה של התפקיד, להבין את מהותו, מה עושים בו, מה תחומי האחריות, מהם התנאים, יחסי העבודה והכפיפות, ממשקי עבודה עם גורמי חוץ ופנים, התגמול וכדומה. אלו אמורים להוביל לתכונות ולכישורים הנדרשים.
התהליך המדובר מתאים וחשוב במשרות מקצועיות או ניהוליות בעיקר בארגונים מפותחים, אם כי גם לתפקידים זוטרים חשיבותו ניכרת. לעיתים נקרא התהליך "פרופיל תפקיד". הבעיה אליבא דאלמליח, היא ש"בישראל לא תמיד עושים את זה, וגם כשעושים – זה לא תמיד מתבצע בצורה מובנית ושיטתית". מדוע? כמו תמיד, הסיבה העיקרית מתנקזת לכסף. נכון להיום אין אינדיקטור מדויק לשיעור יישומו של "פרויקט קדם הגיוס" הזה, אך ההערכות מדברות על שכיחות פחותה יותר במגזר הפרטי לעומת הציבורי.
אלמליח: "זו שאלה של עלות ורווח. אבל זה חייב להיות בהכשרה ובתודעה של כל איש HR, כי זו המקצועיות שלנו, ראשית, כדי שלא תעבוד לחינם, שנית – חוקית. לא נותנים את הדעת לזה בארץ מספיק".
תן דוגמה למקרה של מיון לתפקיד שלא נעשה עבורו פרופיל תפקיד.
"אם בוחנים אותי למשרת פקיד אשנב בדואר ויש לי פתאום מבחן בציונות ויהדות, למשל. או אם שואלים אותי בראיון שאלות שלא ברור מה הקשר שלהם לתפקיד והן עלולות להיות מפלות, כמו לאיזו מפלגה אני מצביע, אני יכול בתור נבחן לתבוע בבתי משפט. יש תקדימים שקרו".
אבל למה שמועמד, שהתקשה במבחן מיון או קיבל תשובה שלילית, ישקיע אנרגיות ועצבים בניסיון אבוד מלכתחילה לשנות את רוע הגזרה במקום להמשיך למקום העבודה הבא? ונניח שיזכה במשפט ויתחיל לעבוד בארגון שדחה אותו, איזו אווירה תשרור בין העובד לממונים עליו? יותר מכך, איזה מעסיק פוטנציאלי יזמן לראיון או מיון מועמד שלא מהסס לרוץ לבית משפט?
"אנשים פונים מכל מיני מניעים. יש כאלה מתוך צדק חברתי, יש מתוך נקמה. רובם המוחלט לא ישקיע מאמצים ולא ילכו לערכאות משפטיות. על זה נשענים רוב אנשי משאבי האנוש, אבל מספיק שזה יקרה לארגון עם שם ומיתוג, זה יכול לערער לו את כל השם".
גם כאן קיימים תקדימים מפתיעים, אם כי בחו"ל. ארצות-הברית, למשל. "יש מקרים משפטיים שהגיעו שם לערכאות גבוהות שמהם נוצרו התקנות והחוקים בנושא הזה ונקבע הקשר הישיר וההכרחי בין הצורך בניתוח עיסוק לבין מבחני מיון", מגלה אלמליח.
נניח שהגעתי לבית המשפט, מה אדרוש מהמעסיק שדחה אותי?
"עותרים מבקשים לדעת על סמך מה קבעו את הדבר הזה, מה קשורות הבדיקות שעשו להם במכוני המיון ועולה כל נושא הרלוונטיות. אני יכול להגיד לזכותם של אותם גופים מקצועיים שכן עושים את זה, שהם עושים זאת בצורה מקצועית. רוב המקרים האלה לא עמדו במבחן בג"צ. למשל, במיון לישובים קהילתיים יש פרמטר של אי התאמה חברתית. המושג נשמע ערטילאי ויש עדיין אנשים שתובעים. עם זאת, במידה והגוף הממיין מוכיח קשר של הפרמטר לדרישות בשטח ואת הקשר בין הבחינות שהוא מבצע לפרמטר, אזי הוא מוגן משפטית".
מהטמה גנדי מהנדס?
כתבה שפורסמה בעיתון דה מרקר בתחילת פברואר, עסקה ב"שאלות הכי מוזרות בהן תיתקלו בראיון עבודה". שאלות מרימות גבה כמו "איך היית מרפא את הרעב בעולם?", "כמה מטוסים טסים כרגע מעל קנזס" או "האם מהטמה גנדי יכול היה להיות מהנדס תוכנה טוב?" הן חלק רק מהדוגמאות. אבל על הדוגמה הזכורה והמוזרה ביותר חתומה דווקא ענקית החיפוש גוגל. בתום מסכת בת חמישה ראיונות טלפוניים מתישה, הוטס מועמד ישראלי בשם אמיר הראל לפגישת התרשמות בסניף החברה בציריך. באחד הראיונות ביקשו ממנו לתכנן מערכת מעליות לבניין. בהמשך נשאל "לו היו מכווצים אותך לגודל של מטבע וזורקים אותך לבלנדר, והיו לך בדיוק 60 שניות לפני שהלהבים יתחילו לפעול, מה היית עושה כדי לא להימעך?". הזוי.
אבל שלא תבינו לא נכון, במקרה שמועמד נדרש לחבר הגדה לפסח או לצייר ילד או עץ, לדוגמה, זה עדיין בסדר הגם שזה נראה תלוש ולא קשור לתפקיד של מהנדס תוכנה, נניח. מה שחשוב הוא איתור הקריטריון הרלוונטי להצלחה בתפקיד. הרבה שטח "אפור", בקיצור.
"תשמע", מגיב אלמליח, "כל עוד לא יפצחו את המוח האנושי וימצאו דרכים אוטומטיות לאבחון, מבחני המיון התקפים הם בינתיים הכלי היעיל, המהימן והלגיטימי שיש לנו. למשל, עם כל הביקורת שיש לנו על סימולציות במרכזי הערכה, אלה נחשבות לבעלות תוקף ניבוי גבוה ביחוד לתחומים בהם נדרשת אינטראקציה, כמו שירות ומכירות".
ה"אפרו" עשה את שלו
מתחת לפני השטח, בסאב-טקסט של התהליך, מבעבעת המילה המכובסת אפליה. לבד מהתאמת המועמד לפרופיל המשרה, ניתוח העיסוק בא למנוע מלכתחילה טיעונים לסלקציה על בסיס גזע, מגדר או כל פרצה "צבעונית" אחרת.
ושוב, ארצות-הברית, הפעם בסיסקטיז. וודסטוק וזכויות אדם שולטים חזק. "הנושא הזה של אפליה ושוויון, בין השאר בעולם העבודה, קיבל פוש אדיר והייתה תקופה של התעוררות חזקה מאוד", נזכר אלמליח ומוסיף דוגמאות. "בשנות ה-70 היו סדרת משפטים ששמו סימן שאלה לגבי ההוגנות של תהליכים בבחירה וקידום של עובדים. למשל בשנת 71, לא התקבל לתפקיד ניהולי אף אחד מהאפרו אמריקאים. הם עשו מבחן אינטליגנציה כלשהו, והמבחן נבנה – וזה עלה אחר כך במשפט – על נורמות של אוכלוסייה לבנה. הציונים נקבעו לפי אוכלוסייה לבנה".
אבל זו בעצם עלולה להיות חרב פיפיות כלפי המגייסים והמועמדים הנורמטיביים. אולי תגיד שישנה אפליה כלפיהם כי כל הזמן מחפשים כיצד להתאים ולהקל על אוכלוסיות שוליים?
"אתה נוגע פה באחת הנקודות הכי שנויות במחלוקת והכי רגישות. בעלי הפרעות קשב וריכוז, למשל, למה הם מקבלים הקלות? וכל מה שקשור למבחני אינטליגנציה, שבגיל מסוים יש הקלה בנורמות. זה נושא שלם. יש נורמות אחרות לאקדמאים וללא אקדמאים. מצד אחד אתה רוצה לתת הזדמנות הוגנת, במבחן שמטרתו לקבוע הצלחה בעבודה. אז יבוא מישהו ויגיד 'זה לא קובע לי ולאנשים מסוגי', המבחן הזה לא מנבא מספיק טוב. לא משנה אם מסיבות גנטיות או אחרות, תן לי מבחן אחר או שתקבע לי נורמות אחרות.
"אז יש פה מתח כל הזמן בין הצורך לתת הזדמנות שווה, למצוא מבחנים שיהיו הוגנים ויכולים לבדוק שונות באוכלוסייה ולנבא הצלחה בתפקיד, לבין לשמור על הסטנדרט ועל רמה של מבחן".
ניתוח עיסוק – למה זה חשוב?
1. סיוע בבניית תהליכי מיון
2. סיוע בקבלת החלטות בקבלה לתפקיד
3. בסיס לבניית הדרכות
4. בסיס לקביעת פרמטרים להערכות ביצוע.
נניח לרגע את המשוכות החוקיות והמוסריות בצד. כיצד מבצעים דה פקטו ניתוח עיסוק?
"אם ביקשו ממך למצוא מישהו לתפקיד קניין חברה, למשל. הבוס אומר לך 'תביא לי מישהו מקצועי עם יחסי אנוש טובים'. שיחת טלפון כזו ומפה לצאת לדרך ולמצוא מישהו מתאים – ככה לא עובדים. זה בהקצנה כמובן, אבל לפעמים זה דומה.
"יש כמה שיטות לאיסוף נתונים לצורך ניתוח עיסוק. ראיונות עם בעל תפקיד דומה, עם הממונה על התפקיד, עם הכפיף. אני עושה אבחנה בין ניתוח עיסוק לתיאור תפקיד. אתה יכול לראות גם בעיתון: ידע באנגלית, יחסי אנוש טובים, ניסיון ב- HTML וגמרנו. זו הדרישה היבשה. אבל ניתוח עיסוק זה יום ולילה, אתה צריך לעשות תהליך שלם, להיות בשטח ולהבין את הכישורים, היכולות והמיומנויות.
"שיטה נוספת חוץ מהראיונות זה איסוף מסמכים ומידע כתוב. יכולים להיות מסמכים ארגוניים רלוונטיים ותיאור תפקיד קודם.
"שלישית, תצפיות ב'שטח'. זה דבר שלא הרבה עושים אותו והוא קריטי. מספיק לפעמים לראות איך נראה משרד וסביבת העבודה והבוס ואיך נשמעת העבודה בפעולה".
"שיטה רביעית, שאלוני ניתוח עיסוק מובנים, עם פריטים רבים שעושים ניתוח שיטתי ומובנה שיכול להתאים לתפקידים רבים. איש משאבי האנוש מעביר אותם למנהל העתידי או לקולגה, או לשניהם, או גם ללקוח. החיסרון של השאלונים הזה הוא שהם קצת ארוכים. חופר ומתיש לעיתים. לא תמיד זה מותאם ספציפית לתפקיד.
"השיטה החמישית שאני אוהב אותה, זה CIT, ניתוח תקריות קריטיות. גישה שמחפשת את הדוגמאות לאנשים שלא הצליחו או שלא מרוצים מהם ומתמקדת בהכרת מצבי הקיצון בתפקיד, כלומר לחצים וקשיים אופייניים. זו אחת השיטות הכי יעילות לבניית תהליכי מיון וסימולציות ספציפיות ושימושי אפילו להדרכה. גם אינטואיטיבית, אם מנהל יגיד לך אני רוצה אחד כזה וכזה, בשביל לקבל מוצר ספציפי אתה צריך דוגמאות פרטניות. אתה רואה בדיוק מיהו הטיפוס שלא הצליח. צריך להיזהר לא ליפול פה ל'טייפקאסט' ".
בתחילת הכתבה הצבענו על הסיבות ל"למה לא" לבצע ניתוח מסוג זה. פתחנו בעלות ורווח, המשכנו בעבודה הקשה ובענייני מוסר וחוק. ועדיין, בתוך עמנו אנחנו יושבים, ובמילים אחרות – ישראלים. ההיבט הזה לא נעלם מעיניו של אלמליח. "לכל ארגון יש אופי אחר וסביבה אחרת וקשיים אחרים ולחצי עבודה אחרים. זה בדיוק ההבדל בין החיפוף הישראלי לבין המקצועיות. אם אתה רוצה לפצח את ה-DNA של התפקיד, אפילו תפקיד זוטר, אתה צריך ממש להגיע לדברים הייחודיים המאפיינים את התפקיד הספציפי בסביבת העבודה הספציפית הזאת. מה שהיום, עוד שנה או שלוש שנים זה אחרת. כל תפקיד שהתפנה או חדש צריך לעשות תיקוף (מלשון תוקף) של ניתוח העיסוק".
"חדר מיון" – מדור 1: מדוע מועמדים רבים אינם סובלים מרכזי הערכה?
"חדר מיון" – מדור 2: האבולוציה של שיטות המיון לעבודה
