בוודאי כבר קרה לכם כמנהלים שקיבלתם לידיכם 'ירושה' ממנהל אחר. 'ירושה' בדמות צוות שאינו מתפקד.
חוסר התפקוד יכול לקבל ביטוי בצורות רבות החל מהיעדרות וימי מחלה מרובים, הגעה מאוחרת למשרד, חוסר מענה ללקוחות ותלונות רבות שמגיעות מחלקי הארגון השונים.
כמנהל הצוות בוודאי נכנסת לתפקיד מלא נחישות ומוטיבציה, אך גילית שזה לא הולך להיות פשוט כלל וכלל.
זו היתה החוייה של אחד המנהלים שליוויתי בתהליך אישי, והדבר גרם לו לתסכול רב והתעסקות מרובה בנורמות התנהגות ותחושה של "גננת" במקום להתמקד בעשייה המקצועית. אז מה עושים?
לפניכם 10 הדיברות:
יש להבדיל בין טיפול נקודתי בהתנהגות לא ראויה לבין מיסוד נורמות התנהגות חדשות בצוות. בדרך כלל מומלץ לשלב בין השניים, אבל הצעד הראשון מתחיל תמיד בשאלה.
1 שאלו את עצמכם מה יכולה להיות הסיבה או המקור להתנהגות הזו:
כדי לטפל בבעיה צריך לרדת לשורשה ולהבין מאין הגיעה. האם זו הנורמה שהשית המנהל הקודם? או שמא ישנם צרכים של העובדים שאינם מקבלים מענה ולכן הם מגיבים כפי שמגיבים? האם מדובר בחוסר ידע מקצועי, תחושת חוסר הערכה וכיו"ב שיכולים להשפיע.
2 החלו לאסוף פידבק ותשובות:
ניתן לשאול מנהל קולגה עליו אתם סומכים במיוחד שיאמר לכם את האמת, כיצד הוא רואה את הדברים. ניתן לברר בשיחה אישית בגובה העיניים עם אחד או יתר מחברי הצוות, מה קרה בעבר והכי חשוב מה חסר להם כדי להצליח לתפקד כצוות.
3 הבנת הצרכים של הצוות:
קריטי כדי לעזור לשנות נורמות! תשאלו את חברי הצוות למה הם זקוקים מכם? מהארגון? ממחלקות מקבילות? כיצד אתם כמנהלים שלהם יכולים לעזור להם להצליח. השתמשו בשאלה פשוטה "איך אני יכול לעזור לכם להצליח?"
4 חזרו עם פידבק לצוות:
שקפו בישיבת הצוות הבאה מה קידמתם, אילו יוזמות ושיפורים אתם מובילים על מנת לתת מענה לצרכים שהציגו במפגש הקודם. יחד עם זאת, זה הזמן גם להציג את השקפת העולם ופילוסופיית הניהול שלכם.
5 בצעו תיאום ציפיות:
אתם כאן בשבילם ותעשו הכל כדי לעזור להם להצליח, לגבות ולתמוך בהם. אך כל עוד הם מיישרים קו עם נורמות וערכים שהארגון ואתם מייצגים.
6 חגגו הצלחות קטנות:
כל שינוי לטובה, אפילו קטן, ראוי לתשומת לב, כדי לשמר את המומנטום. האנשים בצוות צריכים להרגיש שאתם רואים אותם ושמים לב לשינוי חיובי במגמה.
דברו על זה בישיבת צוות, פרגנו וחזרו שוב על המסרים שלכם, זה אף פעם לא "יותר מידי", אם כבר מעט מידי.
7 שימו לב לפרטים:
אם עדיין יש עובד ספיצפי שלא יישר קו עם כל האחרים, זה דורש שיחה אישית וטיפול נקודתי.
גם פה, בשיחה עליכם לברר מה הגורם לכך, האם לאותו עובד יש בעיה שמגיע איתה מהבית ואתם יכולים לעזור לו.
עצם ההקשבה וההבנה שיש לו כרגע קושי נקודתי יכולה לעזור, לו ולכם. ולשחרר ממנו כרגע לחץ, כל עוד הוא מעדכן אתכם ועושה מאמץ מצידו ככל שמתאפשר לו.
8 עובדים עוזבים מנהלים ולא ארגון:
חברת המחקר והייעוץ גאלופ מצאה שמנהלים אחראים למחוברות העובדים לארגון ב-70%! כמנהלים, אנשים יעשו בשבילכם הכול, אם ירגישו שאתם באמת רואים אותם, אכפתיים כלפיהם ודואגים להם בנושאים מקצועיים כגון הדרכה, ליווי, זמן שאתם משקיעים בהם, ובנושאים אישיים.
'זמן' הוא משאב מוגבל, שלא ניתן להחזיר ואם השקעתם זמן במישהו זה סימן שבאמת אכפת לכם.
9 עקביות זה שם המשחק:
לא להרפות במשך תקופה עד שהנורמה החדשה תהפוך לסטטוס-קוו. הרגלים חדשים קשה להקנות ולכן זה מחייב אתכם לדבר על השיפורים שאתם רואים או מעידות בכל ישיבת צוות.
אם ישנה רגרסיה, חשוב להציף מיד ולא לחכות. ייתכן ויהיו גם שינויים שתכניסו תוך כדי תנועה וזה בסדר, זה אומר שאתם אנושיים.
10 תהליך יכול לקחת זמן:
אבל זכרו שתזכו לקצור את הפירות בסופו של דבר. וכמו שאומר הביטוי "קייזן" השגור במסורת היפנית, שינויים קטנים ועקביים לאורך זמן מחוללים תמורות גדולות!
אין סיפוק גדול מלראות צוות או עובד שעבר תהליך שינוי. לעתים זה יכול להתרחש במהירות, הכול תלוי בגישה שלך כמנהל.
בסוף היום אנחנו בני אדם ואין נוסחת קסם אחת שמתאימה לכולם, כל הזמן. אבל המחוייבות של המנהל היא לא להרים ידיים, אלא להמשיך לחפש ולנסות.
הכותבת, מעין גנות, מרצה ומנחת סדנאות לפיתוח 'שחקני נשמה' ליצירת צמיחה ארגונית, בעלת מעל 15 שנות ניסיון בתפקידי ניהול, ליווי והקמה של יחידות עסקיות חדשות ביניהן לקסוס, כחברת הנהלה ושותפה להחדרת המותג לארץ תוך יצירת חווית לקוח ייחודית, מנהלת שותפים עסקיים במיקרוסופט תוך בניית מנועי צמיחה בשוק ה-IT וכיועצת לחווית לקוח בחברת ייעוץ. maayan@innerstar.co.il
