המגמה הגוברת של היעדר נאמנות למקום העבודה הביאה לכך שרוב העובדים, ובראש ובראשונה עובדים צעירים, נוטים לעזוב את מקום עבודתם אחת לארבע שנים בממוצע. לכן, במוקדם או במאוחר, אפילו אצל המעסיק הטוב ביותר יש עובדים שמתפטרים. בין אם משום שמצאו מקום עבודה שהוא עדיף מבחינתם, או שבני הזוג שלהם צריכים לעבור לחו"ל במסגרת רהלוקיישן, או שהם עוברים דירה לעיר מרוחקת, או מכל סיבה אחרת, עזיבה של עובדים היא דבר בלתי נמנע.
כל התפטרות של כל עובד מכל סיבה שהיא, מציבה את המעסיק בפני אותן שאלות: איך ומתי יש להודיע לעובדים האחרים על עזיבה של עובד, את מי בארגון צריך לעדכן, האם צריך לאפשר לעובד לכתוב מכתב פרידה באימייל החברה, מה קורה במקרה שהעובד מבקש מכתב המלצה ועוד.
1 מכתב התפטרות
ברוב המקרים עובד פשוט מודיע בעל פה על כוונתו לעזוב. במקרה כזה יש לידע אותו כי עליו לכתוב מכתב התפטרות רשמי, בו הוא יציין את מועד עזיבתו בפועל (בתום ימי ההודעה מראש). מכתב זה יהווה הגנה משפטית אם העובד יחליט לתבוע מכל סיבה שהיא.
2 חפיפה והעברה חלקה של התפקיד
עזיבה של עובד תמיד גורמת לשיבושים בעבודה, בעיר כאשר מדובר בעובד מיומן שעבר תהליכי הכשרה. חשוב מאוד לאפשר לו להמשיך לעבוד במהלך ימי ההודעה מראש, כדי להעביר חפיפה בצורה חלקה. ההנחה מראש היא כי עובד בעוזב מרצונו ימשיך לתרום לחברה באופן חיובי עד מועד עזיבתו בפועל.
יש לקבל ממנו את כל הפרטים החסרים לגבי פרויקטים שהוא עובד עליהם, באיזה שלב הם נמצאים, אילו משימות הוא יספיק לעשות לפני העזיבה ואילו לא יספיק. כמו כן יש לקבל מנו את פרטי הקשר של לקוחות ושותפים שהוא עובד מולם. זכרו, מאגר הלקוחות הוא נכס ששייך לחברה. העובד לא יכול לקחת אותם איתו.
3 רשימת מטלות ומשימות לעובד שיחליף
יש לערוך רשימה של משימות שמי שיחליף את העובד יצטרך להשלים אותן. בקשו מהעובד לערוך את הרשימה, וגם מהמנהל הישיר שלו. כך יהיה בידיכם כל המידע הנחוץ כדי להקל על המעבר ולהפוך אותו לקל יותר ופשוט יותר לביצוע.
4 הודעה ללקוחות, לשותפים עסקיים ולשאר העובדים
חשוב מאוד להודיע לעובדים האחרים בארגון על התפטרות העובד. אין טעם לנסות להסתיר את זה כי המידע עובר בכל מקרה. לכן עדיף שמנהלי משאבי האנוש ישלטו במידע הזה ובהעברתו. ודאו כי חברי הצוות וחברי המחלקה שלו יודעים מהו בדיוק המועד בו הוא עוזב כדי שיוכלו להיערך בהתאם.
חשוב מאוד לשלוח אימייל בסגנון של: במועד איקס עובד זה וזה עוזב לטובת הזדמנות אחרת, נערוך לו מסיבת פרידה, הצטרפו אלינו לאחל לו הצלחה בעבודתו החדשה. מאליו מובן שיש לוודא קודם לכן שהעובד מסכים לשיתוף המידע הזה עליו. אולי הוא מעוניין לשלוח בעצמו הודעה עם כתובת אימייל חדשה ומספר טלפון חדש כדי לשמור על קשר. אם, לעומת זאת, העובד מעדיף לשמור על חשאיות, יש לכבד זאת.
5 התגייסות של העובדים לסיוע
במקרים בהם אין מועמד זמין שאתם מתכוונים לגייס כדי להחליף את העובד שהתפטר, בקשו מעובדים אחרים לבצע את המשימות שלו עד שיגיע המחליף. ברוב המקרים, עובדים טובים יסכימו לכך, אבל הם ירצו לדעת על כך מראש והם ירצו לדעת מהי מסגרת הזמן שבמהלכה יגיע מחליף.
6 לא תמיד הצעה טובה יותר תגרום לעובד להשאר
אם העובד שמעוניין לעזוב מודיע לכם כי הסיבה לעזיבתו היא שקיבל תנאים טובים יותר במקום אחר, יתכן שתוכלו לנסות לשמר אותו על ידי הצעה טובה יותר מזו שהוא קיבל.
לעומת זאת, אם אתם רואים שהוא נחוש לעזוב, לא מומלץ לנסות להציע לו הצעות מפתות שלאחר מכן עלולות להכניס את החברה לבעיה.
אם עמיתו של העובד שהתפטר יראו שהתפטרות עשוי לשדרג תנאים, אתם עלולים למצוא למחרת בבוקר עוד כמה מכתבי התפטרות.
7 מכתב המלצה
אם עובד מבקש מכתב המלצה, חשוב מאוד לאפשר לו לקבל אותו. והמכתב צריך למנות את כל מגוון הדרכים בהם העובד תרם לחברה. אל תתנו לאכזבה שלכם לערפל את שיקול הדעת. סיום יחסי עובד מעסיק בנימה חיובית ובטונים נעימים, יתרמו רבות למיתוג המעסיק שלכם, וישאירו את הדלת פתוחה למקרה שהעובדה ירצה לחזור אל החברה בעתיד.
