תרחישים שונים במקום העבודה דורשים סוגים שונים של משוב לעובד על ידי המנהל הישיר שלו.
משוב שהוא אינפורמטיבי, מתמקד במיומנויות קשות. לעומת זאת, משוב שבמסגרתו המנהל שואל את העובד מגוון שאלות, הוא משוב שנועד לתקן טעויות של העובד בתחומי הכישורים הבינאישיים שלו.
נניח שעובד שלכם הציג מצגת בפני לקוח אבל למנהל שלו נראה שהמצגת היתה משעממת והלקוח לא גילה טיפת עניין. איך בעצם יכול המנהל להתמודד עם מצב כזה ולומר זאת לעובד בלי לפגוע בו.
יש כאן התלבטות, האם רק לומר זאת לעובד ישירות ולהסתפק בכך.
או האם לשלב את אמירת הביקורת הישירה עם פידבק חיובי על עבודתו של אותךו עובד בתחומים אחרים.
האם לא לומר דבר על המצגת הגרועה ולהמתין שהעובד יציג מצגת טובה כדי להסביר לו למה המצגת האחרונה היתה טובה יותר מקודמתה ובאילו נקודות.
או האם לא לומר דבר ולקוות שתגובתו של הלקוח היוותה משוב מספיק יעיל.
יש כמה עקרונות שהם כמעט אוניברסליים לגבי השאלה איך לתת משוב יעיל ומועיל. ועם זאת, התנאים הספציפיים של כל פעולה ומשימה שעליהן יש לתת משוב, הם שונים ממקרה למקרה ומעובד לעובד.
הבעיה היא שרק לעיתים רחוקות מקדישים מנהלים ישירים את הזמן הדרוש לכדי להגדיר עבור עצמם איזה סוג משוב כדאי לתת בהתאם למצב הרלוונטי ובהתאם לעובד הרלוונטי.
זאת ועוד, מתברר שלמנהלים לא תמיד ברור, האם המצב הקיים דורש ביקורת על כישורים קשים ואוביקטיביים, לרבות איכות התפוקה המוחשית, או לגבי כישורים רכים, לרבות איכות האינטראקציה הבינאישית עם הלקוח.
מסקר שערכה חברת הסקרים האמריקאית גאלופ עולה, כי כ-26% בלבד מהעובדים השיבו כי הם 'מסכימים מאוד' עם כך שהמשוב שהם מקבלים מהמנהל הישיר שלהם מסייע להם לבצע את עבודתם טוב יותר.
עוד עולה מסקרים שערכה גאלופ, כי מתן משוב מהסוג הנכון יכול לשפר את ביצועי העובדים ואת התפתחותם המקצועית. בעקבות זאת, משוב נכון יכול לעזור גם למידת המחוברות של העובדים לארגון.
השאלה הגדולה היא איך מנהל ישיר יכול לתת תמיד, ולכל עובד, את המשוב הנכון ביותר עבורו ועבור הסיטואציה הספציפית.
החוקרים של גאלופ טוענים, כי משוב שמנהל נותן לגבי כישורים קשים צריך להיות שונה מהותית לעומת משוב שניתן על כישורים בינאישיים.
ניתן לחלק את כל אחת משתי קטגוריות כלליות אלה לביקורת על טעויות אובייקטיביות וביקורת על טעויות סובייקטיביים מנקודת מבטו של המנהל.
החלק האובייקטיבי של המשוב לגבי המיומנויות הקשות יכול למשל להיות, שהמצגת שהעובד הציג ללקוח לא היתה מעמיקה דיה, או שהיתה רצופה בשגיאות כתיב ודקדוק או שהוצגה בצורה לא מעניינת מספק.
החלק הסובייקטיבי של הביקורת מנקודת המבט של המנהל, יכול להיות למשל שתוכן המצגת לא היה ברור דיו – כאמור בעיני המנהל.
גם המשוב לגבי המיומנויות רכות צריך להתחלק לחלק אובייקטיבי ולחלק סובייקטיבי. החלק האובייקטיבי יהיה טעויות שהעובד ביצע לגבי המידע שהוא מסר ללקוח. והחלק הסובייקטיבי יהיה לדוגמה, שהעובד לא גילה אכפתיות כלפי צרכי הלקוח.
היום יש כלי אימון מצויין – למידה באמצעות מציאות מדומה