אם הזדמן לכם, כמנהלי משאבי אנוש, לקחת חלק בתביעה ובפרט בתביעת נגד של החברה מול עובד לשעבר, אתם בוודאי מכירים את סוג החומר הראייתי שמוצג בפני השופט הכולל מסמכים חברה, הוראות, תקנות, נהלים, תכתובת בלתי רשמית וכיו"ב.
כמנהלי משאבי אנוש אין לכם שליטה על כלל התכנים המועברים בערוצים רשמיים או לא רשמיים בין העובדים והמנהלים, אולם יש לכם אחריות מלאה על קביעת מדיניות HR בארגון. כדי להבטיח שהמדיניות שנקבעה במחלקת משאבי אנוש לא תשמש כראיה נגד הארגון ו/או יעשו בה שימוש לטובת הארגון במקרה של תביעה משפטית, מערכת HRus מציגה לכם 5 עקרונות ברזל לגיבוש והפצת מדיניות חברה, שתחסוך מהחברה תביעות משפטיות או לחילופין, תשמש כראיה לטובת הארגון.
1. גבשו מדיניות משאבי אנוש בכפיפות לחוקי המדינה, בדגש על חוקים נגד אפליה ודיני עבודה. אל תיקחו כמובן מאליו שמנהלים בארגונים מודעים לכלל החוקים והתקנות ויתרה מזאת, אל תיקחו כמובן מאיליו שאתם בקיאים בכל החוקים. מומלץ להיוועץ בעורך דין או יועץ לדיני עבודה, בכדי לוודא שאין עוברים על חוקי העבודה, לרבות עדכונים חדשים וסעיפים חריגים.
2. הקפידו לנסח מדיניות כללית מבלי לרדת להנחיות קונקרטיות. הוכחות המוצגות לבתי דין, חייבות להיות רלוונטיות וחד משמעיות, כדי להימנע ממצב בו עובד טוען להגנתו "עשיתי בדיוק כפי שכתוב בחוברת מדיניות החברה". על כן הימנעו מלרדת לרזולוציות עשה-ואל-תעשה. המדיניות צריכה להיות מגובשת בצורת קווים כלליים להתנהגות והתנהלות מקצועית, מעין מצע כללי למדיניות החברה.
3. קיימו הדרכות לעובדים ומנהלים להבהרת המדיניות: אל תסתפקו בחוברת מודפסת או חמור מכך, העברת קבצים בדואר אלקטרוני. נסו לקיים כמה שיותר שיחות עם ציבור המנהלים ועם העובדים, לצורך הסברת התוכן והלך הדברים עליהם כתבתם בחוברת הנהלים.
4. הבהירו את מעמדה של המדיניות החדשה ביחס למדיניות קודמת ו/או לחוקים ותקנות מקבילים. בארגונים גדולים יש מצב של עודף מידע. יתכן מצב בו העובדים עדיין נשענים על נהלים קודמים או על מדיניות של מחלקה או יחידה בתוך הארגון, ובה סעיפים המתנגשים עם המדיניות שאתם גיבשתם זה עתה. יש להבהיר את מעמדה של חוברת המדיניות החדשה ביחס לחומרים שהגיעו לידי העובדים מטעם מחלקת משאבי אנוש ומטעם מחלקות אחרות וכן ביחס לנהלים שיתקבלו בעתיד. במצב של עודף מידע, העובדים צריכים להבין את ההיררכיה על מנת לייחס חשיבות מרבית לנהלים שלכם. הבהרת מקומה של חוברת הנהלים החדשה ביחס למידע קודם או למידע עתידי שעשוי להגיע לידי העובדים, תחסוך מהארגון סיטואציה בה העובד מציג לטובתו נהלים קודמים או שונים עליהם הוא הסתמך, שהם מנוגדים לאלו שאתם ניסחתם.
5. דאגו לעדכן את ספר ההוראות על בסיס קבוע: הצעות חוק עוברות בכנסת חדשות לבקרים. כמו כן, החברה עוברת שינויים ארגוניים וזה כולל הקמת מחלקות חדשות, מעבר לעבודה בעזרת מכשור חדש ו/או מחשוב חדש וכיו"ב. דאגו לעדכן את מדיניות העבודה לפחות אחת לרבעון, כך תוודאו שאתם נותנים מענה לכל עובד, בכל מחלקה ובכל תפקיד, על פי צרכי החברה ובהתאם, כאמור, לכלל חוקי העבודה בארץ.
