מדיניות "הדלת הפתוחה" היא מודל ניהול פתוח, קשוב ומאפשר. מנהלים העושים שימוש במדיניות זו מאפשרים לעובדיהם לגשת אליהם כמעט בכל עת. העובדים מוזמנים להתייעץ עם המנהלים, להעלות רעיונות, להביע חששות ולקבל תמיכה בעת הצורך.
כל המנהלים רוצים להאמין שאצלם הדלת פתוחה תמיד, אולם בפועל אין זה תמיד כך. פעמים רבות העובדים לא חשים נוח להיכנס למשדרו של המנהל עם שאלה או בקשה, ולעיתים המנהלים לא מצליחים להעביר היטב את המסר, כי העובדים אכן מוזמנים לפנות אליהם.
מדיניות הדלת הפתוחה אינה מתבטאת רק בדלת פיזית פתוחה במשרד. היא באה לידי ביטוי בפתיחות מנטלית, הקשבה, קבלה ואמפתיה. היא מצריכה מהמנהלים מידה רבה של אצילות וכישורי מנהיגות, ואף יכולת לקבל ביקורת שאינה מובנית מאיליה.
שוחחנו עם סמנכ"ליות משאבי אנוש שסיפרו לנו על חשיבות מדיניות הדלת הפתוחה, וכיצד הן מטמיעות אותה בארגון.
קרן הלפרין, סמנכ"לית משאבי אנוש בחברת Feedvisor
Feedvisor היא החברה הראשונה בעולם בתחום האלגו-קומרס (Algo-Commerce), הדיסיפלינה הראשונה המשלבת שימוש בביג דאטה ביחד עם תוכנה שמבצעת החלטות מבוססות אלגוריתמים לתמחור לעסקים בעולם האון ליין.
קרן הלפרין, הינה מומחית בבניית תשתיות HR והובלה של תהליכי צמיחה מואצים בחברות הייטק.
ב-2012 הקימה הלפרין חברת יעוץ וליווי לסטארטאפים בשלבי צמיחה, חברת Feedvisor הייתה לקוח של הלפרין, הלפרין ליוותה וייעצה ליזם החברה, ויקטור רוזנמן, שהחל בבניית החברה במו ידיו, והמשיכה עמו לבניית תשתית חטיבת ה- HR, בניית הצוותים והכנת תשתיות ארגוניות לאפשר צמיחה. בשנת 2014, חברה הלפרין ל- Feedvisor ועברה לעבוד בחברה בתפקיד סמנכ"לית משאבי האנוש, VP HR.
במסגרת תפקידה אחראית קרן על תשתית הארגונית, כולל האתרים הבינלאומיים שהוקמו השנה בארה"ב. היא אחראית לבניית התשתיות לצורך הגיוס ובניית הצוותים ושותפה בגיוס כל עובדיי החברה, המונה כיום כ- 90 עובדים.
קרן הלפרין אומרת: "ראשית, אני לא מתחברת למושג "מדיניות הדלת הפתוחה", כי בעצם העובדה שיש דלת ושיש מי שמחליט אם היא פתוחה או שלא כבר מעידה על חוסר שוויוניות וזה נוגד לחלוטין את האג'נדה שלי ושל Feedvisor , אני מאמינה בתרבות שיתופית בה לכל אחד יש קול ולכל קול מקשיבים.
התפישה של Feedvisor כארגון יזמי, חלחלה לכל הרבדים של הארגון מההנהלה ועד לשאר העובדים וחזרה, אופן קבלת ההחלטות בארגון נעשה בהשתתפות אנשי הצוות, בתקשורת שיתופית. הדעה של כל עובד נחשבת, אפילו אם יש בה ביקורת ואיננה הולמת את התפישה המקובלת. Feedvisor היא חברה ששמה לה למטרה לגייס טאלנטים, וכחלק מתפישה זו חשוב לנו לתת מקום לכל עובד ואנו רואים בכך רווח גדול. יש לנו לא מעט עובדים שהתקדמו בארגון וצומחים יחד עם החברה. זה תוצר של חשיבה לטווח ארוך שמתחיל בגיוס וממשיך בניהול תהליכי שימור ופיתוח עובדים.
העובדים היום מחפשים משמעות בעבודה שלהם, מחפשים להשפיע על הארגון, ואז בעצם שני הצדדים יוצאים נשכרים. אצלנו מהיום הראשון העובדים מביעים את דעתם בכל מה שהם מאמינים.
אני מאמינה שהגישה הזו עוזרת לנו ההנהלה לפתור בעיות, ללמוד ולהשתפר. אנו עוצרים, לומדים ומתקנים וממשיכים הלאה. הרבה פעמים יש דילמות קשות לארגון בצמיחה והתנגשויות באינטרסים של חלקי הארגון השונים – למשל תגבור המכירות ומנגד יצירת תשתית עבודה יציבה. כדי לפתור את הבעיות היומיומיות הללו, אנו מעודדים תקשורת שיתופית ומקשיבים לכל אנשי צוותי החשיבה ולומדים מכל העובדים."
נאוה קליין, סמנכ"לית משאבי אנוש בחברת HP-Indigo
HP-Indigo הוא ארגון שנוסד ב- 1977 ומאז ועד היום מוביל את עולם הדפוס הטכנולוגי. בבסיס אמונתנו, הכוח המוביל אותנו להצלחה, מפתח, מקדם ומשפר הוא ההון האנושי שלנו- העובדים.
נאוה קליין אומרת: "מדיניות הדלת הפתוחה בחברת HP אינדיגו היא נדבך חשוב ומרכזי בתרבות האירגונית שלנו. מדיניות זו מבטאת הרבה מעבר לזמינות פיזית והצהרת כוונות. ללא ספק קל יותר להטמיע מדיניות כזו באירגון קטן בו רמות ההיררכיה אינן מורכבות וישנה היכרות רבה שאינה פורמלית, אך ערכה של מדיניות הדלת הפתוחה עולה בעשרות מונים כאשר מדובר באירגון גדול, מורכב ורב ממשקים והמאמצים להטמיע ולשמור על מדיניות זו גוברים בהתאם.
ערך הדלת פתוחה היא בראש ובראשונה יצירת פתיחות ונכונות לגלות מעורבות, להקשיב ולפתור בעיות. זו יכולת מוכחת לפנות למנהל בכל עת או צורך כדי לקבל מענה ויותר מכך, יכולת לפנות גם למנהלים שאינם ישירים לקבלת ייעוץ, תמיכה ושיתוף.
באירגון טכנולוגי עתיר ידע, אשר מנוהל באופן מטריציוני ובלקיחת סיכונים הצרכים של שיתוף הידע, יכולת קבלת החלטות מהירה ופתרון בעיות אפקטיבי נדרשים להשגת המטרות העיסקיות של האירגון ומדיניות הדלת הפתוחה תורמת רבות ומביאה ערך מוסף גבוה התנהלות אירגונית.
"דלת פתוחה" במשרד המנהל אינה ערובה לכך שעובדים יראו אותה ככזו. פעמים רבות הדלת פתוחה, אך רק לחלק קטן מהמנהלים והעובדים שמרגישים קרובים. זאת, בעוד החלק הגדול של העובדים כלל לא מכיר באפשרות, ובוודאי שלא חש בביטחון או נוחות לפנות למנהל.
איך בעצם מתורגמת מדיניות דלת פתוחה הלכה למעשה? עיקרון זה צריך לחלחל מרמת ההנהלה מטה באלמנטים שונים עד למצב שבו תחושת הביטחון שכל עובד מרגיש ביכולת שלו ללכת ולדבר עם המנהל הישיר או העקיף או אחר גבוהה וזו אינה תחושה מוזרה וייחודית אלא חלק מנוף סביבת העבודה באירגון.
ישנם ערוצים שונים באירגון שעוזרים ובונים את תחושת הביטחון המדוברת. נתחיל בכך שהמנכ"ל וחברי ההנהלה זמינים ונכונים תמיד לשמוע ולהיפגש עם העובדים. המזכירות האישיות יודעות שיש לתת עדיפות בקיום ישיבות כאשר עובדים מבקשים ולהכניסם ללוח הישיבות המתואם. נמשיך בדוגמא נוספת של שולחנות עגולים הנעשים באופן שוטף בין חברי ההנהלה והעובדים. שולחנות עגולים אלו מתקיימים אחת לחודש ואז מתקיים דיון פתוח שבו עובדים שואלים שאלות, מעלים רעיונות ועוד. נציגת HR מנהלת את הפעילות הזו ומסכמת פעולות לביצוע ומדווחת להנהלה על התקדמותם. נוסיף עוד סיורים שוטפים של חברי ההנהלה בין היחידות השונות ויצירת דיונים לא פורמליים עם העובדים שלא דרך חדרי ישיבות- אוירה אשר מטמיעה ומחדירה את מדיניות הדלת הפתוחה.
לסיכום, בשבילנו מדיניות דלת פתוחה הוא אלמנט תרבותי חזק שעוזר לאירגון להשיג את יעדיו העיסקיים ונותן משנה תוקף למחוברות העובדים ולשימורם באירגון. מכאן המאמצים הרבים שלנו, כ-HR העובד עם הנהלת החברה לשמור ולהטמיע זאת באירגון כחלק מהנוף התרבותי בHP אינדיגו."
