המדיה החברתית יכולה להזיק לארגונים – היא עלולה לגרום לעובדים לבזבז זמן, לפגוע בשמו הטוב של הארגון ושל המנהלים בו, להפיץ מידע חסוי ועוד ועוד. אבל מחקר של מכון Ethics Resource Center ( או בקיצור ERC) מווירג'יניה, שפורסם ביולי השנה, מלמד שאם רותמים את העובדים המאופיינים כ-tech-savvy (מומחי טכנולוגיה ואינטרנט, לאו דווקא מוסמכים רשמית) בצורה הנכונה אפשר להפוך את המדיה החברתית לכלי יעיל ובה בעת לצמצם את הנזק. המוטו הוא "אם אתם לא יכולים לנצח אותם, מנפו אותם".
לדברי החוקרים, העובדים שיש להם את הפוטנציאל לחולל נזק או תועלת באמצעות המדיה החברתית, הם כאלה שנוטים להיות בעלי עניין רב בתרבות הארגונית ולהגיב לשימוש של הארגון ברשתות החברתיות לצרכיי פנייה לתרבות הארגונית ולנושאים שמעניינים את העובדים. הרשתות החברתיות יכולות להועיל למנהלים, אנשי משאבי אנוש ומומחי אתיקה לשפר את התרבות הארגונית, אבל לשם כך נדרשת קודם כל מדיניות ברורה שמבהירה מהי ההתנהגות הקבילה ברשתות.
מה עושות חיות הרשת?
פעילי רשת כבדים (כאלה שמבלים 30% לפחות מהיום אונליין) מוציאים את הכביסה של הארגון החוצה. 60% מפעילי רשת אמרו בסקר שידברו על החברה שלהם באתריהם האישיים אם היא תהיה בחדשות. 53% חולקים מידע על פרויקטים בעבודה לפחות אחת לשבוע. יותר משליש מהנשאלים כותבים באתריהם האישיים לעיתים קרובות על מנהלים, חברים לעבודה ואפילו לקוחות. עוד כמה נתונים מעניינים שעלו במחקר:
- 72% מפעילי הרשת מעבירים לפחות חלק מיום העבודה ברשתות חברתיות. 285 אמרו שמדובר בשעה או יותר. 28% הודו ששום פעילות רשת שהם מבצעים אינה קשורה לעבודה.
- לא רק צעירים מבלים ברשתות החברתיות. 47% מהפעילים הם בני פחות מ-30, אבל 40% הן בני 30 עד 44.
- 77% מפעילי הרשת הכבדים נוטים יותר מאחרים לדווח על פרסומים לא נאותים ברשתות החברתיות והם גם מצויים בסיכון רב יותר לחוות נקמה על פעולתם זו.
החוקרים מ-ERC ממליצים לקבוע מדיניות רשתות חברתיות ברורה והכשרת עובדים לשימוש בה באופן שיועיל לארגון. הנוסחה היא CPR (ראשי התיבות ל: Communicate, Prepare and Respond) – לתקשר, להתכונן, להגיב.
לתקשר – ליצור מדיניות ברורה וכתובה. העובדים צריכים לדעת אם זה בסדר לפרסם את הלוגו של החברה בפייסבוק או אם מותר להם לספר על צמצומים בחברה.
להתכונן – אמנו וחנכו את העובדים. אי אפשר לנזוף, לכעוס או להתאכזב מפעילותם ברשת לפני שניתנו להם הכלים לעשות את זה נכון. גם אם החברה לא החליטה להשתמש במדיה החברתית באופן רשמי, צריך להדריך את העובדים בכל מה שקשור לפרטיות ושמירת זכויות יוצרים.
להגיב – השתמשו בסקרים או באמצעי ניתור כדי לבדוק האם המדיניות שניסחתם עובדת. האם מידע לא הולם או רגיש פורסם אונליין? שקלו להראות דוגמאות שבהן עובדים פוטרו בגלל שהתעלמו מפרוטוקול השימוש במדיה החברתית.
מלבד מינוף השימוש הרגיל במדיה החברתית חברות יכולות גם:
- לארח קבוצות שיחה ברשת – מומחי משמעת יכולים לפרסם תכנים וסיפורים בפורמט שמאפשר לעובדים להגיב.
- העלאת פודקאסטים בווידיאו כדי לחלוק סיפורים חיוביים – הארגון יכול להזמין עובדים ושותפים עסקיים לספר על אנשים שהתנהגותם ופעולותיהם מייצגות רמה גבוהה של יושרה.
- יצירת בלוג של החברה. במקום להגיב לחדשות צרו אותם, במקום לתת יד חופשית לעובדים מנפו את פעילותם בערוץ רשמי (ואולי גם מפוקח). אפשר גם להוסיף לפורטל האירגוני אזור שממנו מנהלים יכולים להוריד חומרים שיעזרו להם להנחות את העובדים בענייני משמעת ואתיקה.
- אירוח וויבנרים – אלה יאפשרו לעובדים לשאול בכירים בארגון שאלות הקשורות לאתיקה, למשל. בנוסף, אם כבר מדברים אליכם, למה שלא תהיו חלק מהשיחה ותוכלו להגיב, הזמינו אליכם והגיעו אל אלו שיוצרים את השיח על הארגון ברשת.
- השתמשו באתרים כמו פייסבוק ויוטיוב כדי לחלוק סיפורים חיוביים עם הכלל – ארגונים גדולים רבים משתמשים בכלים האלה באופן קבוע כדי לעודד התנהגות חיובית ולחזק את המחויבות לאתיקה. אנשים מבחוץ יחלקו פי 7 יותר את הדברים הרעים וההתנסויות השליליות עם הארגון ברשת, אזנו אותם ע"י נתינת פלטפורמה ועידוד של שיתוף ההתנסויות החיוביות שהארגון יצר / לוקח חלק.
החוקרים הוסיפו שלצד החלת משמעת, רצוי כן לאפשר לעובדים לעשות שימוש אישי ברשתות חברתיות ושזה למעשה תורם למעורבותם וגורם למדיניות השימוש ברשת להיראות ריאליסטית יותר – איסור מוחלט הוא פשוט בלתי אפשרי בימינו. אולם, יש לנטר את הפעילות הזאת, רצוי לאחר התייעצות משפטית. שימוש אישי סביר ברשתות החברתיות אינו אמור לפגוע במשרות ובתפוקה של העובדים, אמרו החוקרים. כמו כל דבר אחר גם כאן יש קו דק שמפריד בין תקין למוגזם ועליו צריך לשמור.
עוד על שימוש ברשת האינטרנט בעבודה ניתן ללמוד בחלקה השני של הרצאתה של עו"ד מוריה תם-הרשושנים מכנס דיני עבודה 2013: דיני עבודה בעידן הדיגיטלי.
