מערכות לגיוס עובדים
ליאה וידר, מנהלת השיווק בחברת נילוסופט, מסבירה על מערכות גיוס – למי הן נועדו ואילו שימושים ניתן לבצע בהם כדי לחסוך זמן רב ועלויות ניכרות בתהליכי הגיוס.
מלבד העלויות היקרות של תהליך הגיוס, גם אם משקיעים כספים, זמן ומשאבים ניכרים, לא תמיד ניתן להגיע לכל הכישרונות הפוטנציאליים.
אנשי הגיוס לעתים קרובות "מבזבזים" זמן בפרסום משרות במיקומים לא אפקטיביים, בסריקת אותם קורות חיים שוב ושוב, ובחיפוש כישרונות במאגרים קטנים ולא מעודכנים.
לכל האתגרים הללו ולפתרון בעיות רבות נוספות, מערכות הגיוס מספקות פתרונות יעילים, חדשניים ואפקטיביים ואולי החשוב ביותר: אוטומטיים, כך שאנשי הגיוס יוכלו להתפנות ולעסוק בעבודה המשמעותית של יצירת אסטרטגיות חדשות ומודלים עדכניים לגיוס, במקום לעשות את העבודה המשרדית המונוטונית.
"מערכות הגיוס מייעלות את תהליכי הגיוס ומוזילות אותם באופן משמעותי". אומרת ליאה וידר, מנהלת השיווק של חברת נילוסופט.
"המערכת מזהה פערים וכשלים בתהליכי הגיוס, מרכיבה ומארגנת את מאגר הגיוס שלכם במערכת שיתופית אחת, ממיינת את המועמדים הטובים ביותר לכל תפקיד ומשרה, מפיקה דו"חות לניתוחים אנליטיים של תהליכי הגיוס בחברה לצורך שיפורם וחוסכת בעלויות ניכרות בכל נדבך אפשרי בתהליכי הגיוס. בנוסף, המערכת מבטיחה חווית מועמד חיובית מקסימלית ומשפרת משמעותית את מותג המעסיק".
לאילו חברות ועסקים מתאימה מערכת גיוס?
"המערכת מתאימה לכל חברה ועסק, החל מעסקים קטנים ומשפחתיים וסטארט אפים ועד לארגוני ענק במשק כגון: חברות ביטחוניות, פיננסיות, הייטק, בנקים וכן הלאה. לכל בית עסק או חברה מותאמת מערכת גיוס שונה בחליפה אישית, שתספק פתרונות בהתאם לגודל וצרכי החברה".
מהי בעצם מערכת גיוס?
"מערכת גיוס, או יותר נכון "מערכת ניהול הגיוס" היא מערכת של כלים טכנולוגים מאוגדים בתוכנה אחת שנועדו לנהל את תהליך הגיוס. המערכת הזו היא הליבה והחלק החשוב ביותר במחלקת משאבי אנוש. בעוד שהגיוס כיום הוא סופר תחרותי, במיוחד אצל חברות עם דרישה למיומנויות גבוהות, ועם המעבר של המועמדים והמגייסים לדיגיטל, נדרשת מערכת גיוס חכמה ודיגיטלית שתתאים לעולם המתקדם. מערכות הגיוס נועדו לשפר את היעילות של המגייסים, כמו גם של מחפשי העבודה.
למערכות ניהול הגיוס יש מגוון של פונקציות. הן כוללות יצירת מאגר מועמדים ועדכונים חכמים שלו, מעקב אחר תהליכי הגיוס והתקדמות המועמדים בתהליך, שליחת הודעות אוטומטיות ליצירת קשר וחיבור עם המועמדים. רבות ממשימות אלו הן אוטומטיות, בעיקר המשימות השוטפות כגון: תזמון שיחות טלפון וראיונות פנים אל פנים, ועדכון המועמדים בתהליך וכן טכנולוגיות מתקדמות המשמשות לדירוג המועמדים והתאמתם על פי דרישות המשרה.
כיצד המערכות הללו פועלות?
"מערכות הדירוג משתמשות באלגוריתמים חכמים כדי לנתח את כוח העבודה של המעסיק. הטכנולוגיה יכולה לבחון את ביצועי המועמדים הקיימים, לסרוק קורות חיים ורשומות אחרות כדי לזהות את המאפיינים של המועמדים המוצלחים ביותר שהגישו מועמדות. טכנולוגיות אלה מחפשות תבניות בנתונים אלה, שהיא טכניקת למידה של מכונה. כך המערכת מסננת מתוך המאגר את המועמדים הטובים והמתאימים ביותר ומעדכנת את המגייסים כדי שראיינו את המועמדים הללו".
כיצד המערכת מייעלת את תהליכי הגיוס וחוסכת זמן ועלויות?
"המערכת מאגדת בתוכה את כל קורות החיים שהחברה מקבלת לתוך מאגר מועמדים. היא פותחת עבור כל רזומה "תיק מועמד" ויודעת לזהות כפילויות ברמה של 97%. לכל חברה יש "סטוקרים" ששולחים קורות חיים שוב ושוב, ובמקום שהמגייס יקרא בכל פעם מחדש את קורות החיים החוזרים, המערכת מכניסה אותם למאגר פעם אחת בלבד. עבור כל מועמד נפתח כאמור תיק מועמד, והמערכת יודעת לזהות לאילו משרות המועמד הגיש קורות חיים ומאיזה מקור גיוס הוא הגיע.
כך למעשה, ניתן להתחיל לתעד את כל תהליכי הגיוס בכרטיס המועמד ולשתף אותו עם כל הגורמים המוסמכים לך בחברה: באיזה שלב המועמד נמצא בתהליך הגיוס (האם הוא עבר ראיון ראשון/ראיון שני/נמצא בדיוני שכר, וכד'). על פי החוק החדש, חובה לעדכן מועמדים בתהליך הגיוס. כאשר המגייס פוסל מועמד ומעדכן זאת
במערכת, נשלחת הודעה אוטומטית למועמד עם מכתב ייעודי שמסביר לו כי לא נמצא מתאים למשרה כך שהוא מעודכן. במערכת מתועדת פסילת המועמד, מדוע לא התאים ועד לאן התקדם בתהליך הגיוס- כך שאם יימצא תפקיד מתאים יותר עבורו בחברה, ניתן יהיה לראיין אותו שוב.
מאחר ומועמדים שראיינו בעבר גם כן מתועדים במערכת כולל השלבים אליהם הגיעו, בפעם הבאה שתיפתח משרה לא נצטרך לבצע את כל התהליך עם המועמדים מחדש, אלא נוכל להמשיך מהיכן שהפסקנו – מה שחוסך כמובן זמן ועלויות.
אחד הדברים שחוסכים הרבה זמן זה סריקת קורות החיים ע"י המערכת, הכנסתם לתיק המועמד והתאמתם למשרות על פי דרישות התפקיד".
אילו חיתוכים חכמים המערכת יודעת לעשות?
"אם לדוגמה אני מחפשת מנהל מכירות או מתכנת עם דרישות לכישורים ספציפיים, אני יכולה לכתוב מילות מפתח של אותם כישורים והמערכת תציג לי את כל המועמדים במאגר שלהם ישנם הכישורים המתאימים. ניתן לבצע חיפוש לפי ניסיון מקצועי, שנות השכלה, שפות תכנות וכד', ואף לפי מילות מפתח כלליות יותר כגון: אנגלית שפת אם. המערכת תציג לי מתי נקלטו המועמדים במערכת, מהיכן הגיעו והאם הם מועמדים חדשים או וותיקים.
כל חיפוש כזה מלבד זה שהוא מאתר לי מועמדים רלוונטיים אני יכולה להפוך לצייד אוטומטי. כך, בכל פעם שייכנס מועמד חדש למערכת שיתאים לחיפוש שעשיתי, אקבל התראה בתוך המערכת וזה מה שמאפשר למערכת לעבוד בשבילי למעשה.
בנוסף, אפשר לבקש מהמערכת לשלוח מייל שנפתחה משרה לכל אותם מועמדים מתאימים שהציגה, ובכך לחסוך עלויות על פרסום מודעת דרושים חדשה. המועמדים שייקבלו את המייל יפנו אליי, במידה וירצו להגיש מועמדות".
בקרה ושליטה על תהליכי הגיוס באמצעות דו"חות
"המערכת מבצעת בקרה ושליטה על תהליכי הגיוס ע"י כך שמפיקה דו"חות חכמים וניתוח אנליטי. אפשר להתאים לכל חברה את הדוחות שמתאימים לה ולבצע בקרה: להבין מי הם מקורות הגיוס הכי אפקטיביים (לא בהכרח מהיכן הגיעו הכי הרבה קורות חיים אלא בסופו של דבר מהיכן גייסתי הכי הרבה מועמדים). אפשר להפיק דו"ח שיראה לא רק את מקור גיוס אלא לאיזה סוג משרה מתאים מקור הגיוס הטוב ביותר.
כך אני יכולה לדעת היכן להשקיע את תקציב הגיוס שלי ואיך לחלק אותו בצורה מיטבית.
אפשר להוציא דוחות על תהליכי גיוס: משפך גיוס. גם שם ניתן לראות היכן התהליכים נתקעים. לדוגמה: ייתכן ואני מעבירה קורות חיים פוטנציאליים רבים למנהל גיוס ואצלו מועמדים רבים נפסלים, כך שאדע שישנה בעיה וצריך לבדוק אותו. או לדוגמה להפיק דו"ח תפוקת מגייסים כדי למדוד את העבודה שלהם- כמה הם מגייסים והאם הגיוסים שלהם מוצלחים"
כיצד המערכת משתלבת ברשתות החברתיות?
"המערכת מאפשרת לאתר מועמדים ברשת ע"י חיפושים ברשתות החברתיות.
בפורומים ייעודיים למתכנים ברשת: stack over flow ו- github בהם ניתן לבצע חיפושים אחר מועמדים למשרות, ניתן באמצעות מערכת Niloosoft לבצע סורסינג ולאתר מועמדים מוכשרים ולהוסיף אותם משם למערכת הגיוס של החברות המגייסות ולשלוח פניות.
חיפוש מועמדים מוכשרים בלינקדאין ניתן לביצוע ישירות מתוך מערכת Niloosoft מבלי להיכנס אפילו ללינקדאין ומבלי ההכרח לרכוש מנוי פרמיום בתשלום. דרך מערכת הגיוס אין הגבלה בזמן החיפוש כיוון שבשלב החיפוש אינכם מקושרים ליוזר הלינקדאין של המחפש, ורק כשתרצו לשלוח הודעה למועמד פוטנציאלי בלינקדאין, תצטרכו להיכנס דרך היוזר. ניתן לבצע Sourcing בלינקדאין דרך מערכת Niloosoft ולאתר מועמדים לפי תפקיד, חברה, ידע, השכלה וכד'. את הפרופילים של המועמדים הרלוונטיים בלינקדאין תוכלו להוריד ישירות לתוך מערכת Niloosoft וכל פרטיהם ישמרו במערכת".
