פעמים רבות נשאר בקופת משאבי אנוש תקציב לא מנוצל לקראת סוף השנה הקלנדרית או לחלופין חברות מסויימות רוצות להגדיל את ההוצאות בגלל הרווחים (לצורך מס), מעבר לכך – בארגונים רבים נשאר תקציב לקראת סוף השנה בתחומים רבים ואז מתחיל המרוץ אחר הניצול התקציבי.
אך כאשר המירוץ לניצול התקציבי מגיע לידי ביזבוז כבר עדיף לא לנצלו.
ניצול תקציבי נכון לקראת סוף השנה צריך לקחת בחשבון מספר גורמים:
- הקדמת תשלומים עובר מוצרים /שירותים שניתן לצרוך בעתיד.
- תשלום עבור דברים שהיו מתוכננים לצריכה בכל מקרה.
- הקדמת תשלום עבור מוצרים / שירותים שיביאו לחסכון בטווח הארוך, או במחיר מופחת בגלל התשלום המוקדם.
פעמים רבות מדי נבחר הפתרון הקל לניצול תקציבי – קניית ציוד, בעיקר ציוד מחשוב, נבחר כפתרון – אך זהו פתרון שאינו נכון!
הקדמת רכישה של ציוד משרדי או ציוד מחשוב אינה הפתרון הנכון לניצול תקציבי שכן על ציוד זה יש בלאי וערכו יורד עם הזמן. מחשב שניתן לדחות את רכישתו בחצי שנה, מומלץ לעשות זאת שכן מחיר המחשב אז יהיה נמוך ממחירו כעת. החלפת מחשב בשלב מוקדם גם תגרור החלפה עתידית מוקדמת יותר, אפילו אם לא נעשה בו שימוש, בגלל ה"התישנות" ביכולת וביצועים.
לעומת זאת ניתן להקדים תשלומים עבור שירותים שונים, כגון ביצוע הדרכה, ואף לקבל הנחה כנגד ריכוז והקדמה – כך שלמעשה הארגון מרוויח פעמים: גם ערך ההוצאה אינו נשחק לאורך זמן וגם הדבר מביא לחסכון מיידי על פני תשלום עתידי.
כדוגמה ראשונה ניתן לקחת את השירותים שאנו מציעים ממש פה ב- HRus לרכישה של כרטיסים פתוחים לכנסים עתידיים. רכישה מקדימה יכולה לחסוך 25-50% מערך הרכישה העתידית, תוך יכולת ניצול גמישה שאינה מוגבלת בזמן של ניצול הכרטיסים בכנסים עתידיים (לפרטים נוספים ניתן לפנות ל – sales@hrus.co.il).
ובכלל, נותני שירותים רבים ישמחו להקדמת תשלומים והבטחת רכישה, תוך שיפור תנאים ונתינת הנחות משמעותיות לארגון הרוכש. כל הצדדים יוצאים נשכרים מהדבר: הארגון חוסך כסף על מול שירותים שהיה צורך בכל מקרה בעתיד, העובדים נהנים משירותים אלו שכבר הובטחו ושולמו מראש, כך שתהליך הבירוקרטיה נחסך, כמו גם אי הוודאות לגבי תקצוב עתידי של אותם שירותים (ברגע שיש סל שירותים ברור, ניתן לתכנן אותו בצורה טובה לאורך השנה), ונותני השירותים נהנים – הן מתשלום מוקדם והן מידיעה כי המכירה כבר בוצעה.
אם נתמקד בדוגמה הקודמת, בתחום ההדרכה, למנהלי משאבי אנוש יש יתרונות נוספים בהקדמת תשלומים וניצול תקציבי עבור ביצוע הדרכה: רכישת סל הדרכה מוגדר מאפשר תכנון נכון יותר של ההדרכות, כמו כן תכנון תוכנית ההדרכה הארגונית קלה יותר כאשר ההדרכות כבר נרכשו ולא צריך להילחם על ההוצאה של כל עובד להדרכה פעם אחר פעם. מעבר לכך, בגלל שה"מכירה" לארגון קלה יותר – שכן הדבר יכול להביא לחסכון כספי והערך של השירותים אינו נשחק, זוהי צורה טובה להבטיח את תקציב ההדרכה לשנה הבאה, תוך ויתור על תקציב עתידי שאולי לא היינו מקבלים בסופו של דבר.
כלומר, אם בארגונכם נותר תקציב שאינו במחלקת משאבי האנוש, ניתן לפנות למחלקה שלה יש תקציב ובעזרת ההנלה לנתב תקציב עבור פעילויות ההדרכה (או כל פעילות משאבי אנוש אחרת) מתקציב קיים אחר לקראת סוף השנה, תוך העברת תקציב מהשנה העוקבת ממחלקת משאבי אנוש למחלקה המדוברת. כך גם הבטחנו את תקציב משאבי האנוש, גם עזרנו לארגון לחסוך כסף, וגם שיפרנו את התקציב של המחלקה השנייה בכך שאיפשרנו לה לגרור תקציב משנה אחת לשנייה (בהנחה שאין מנגנון מסודר בארגון לשם כך).
ניהול תקציבי של תוכנית ההדרכה
ניתן ללמוד עוד על הניהול התקציבי של תוכנית ההדרכה הארגונית בכנס ההדרכה השנתי – לפרטים נוספים לחץ כאן!
